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BIT 04-2016

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 44 | BIT 4–2016 Output AG: Ein Portal für alle Dokumente Elektronischer Briefkasten Versicherungsunternehmen, Banken, TK-Anbieter Ämter und Behörden versenden jede Menge Briefe an ihre Adressaten. Wie wäre es, wenn alle Absender die Korrespondenz an eine Adresse schicken, an einen elektronischen Briefkasten. Die Adressaten rufen die Briefe elektronisch ab oder lassen sich die Post ausgedruckt zusenden. Großer Vorteil für Absender und Empfänger: ein Portal für alle, verbunden mit riesigen Kosteneinsparungen auf Absenderseite. Ein Verfahren, das sich bereits großer Beliebtheit erfreut. BIT Herr Vorgel, die Lösung, von der im Vorspann die Rede ist, heißt :::(bit)kasten. Inzwischen haben Sie den :::(bit)kasten professionell als digitale Posteingangsstelle am Markt platziert. Was kann das System? Peter Vorgel Die Eingangskanäle für Briefe, Mitteilungen, Nachrichten an die Unternehmen werden immer zahlreicher. Neben dem Postbrief und E-Mails spielen auch Social Media- Plattformen, SMS, Twitter, WhatsApp u.v.m. eine immer größere Rolle. Unser System analysiert, klassifiziert und strukturiert die an das Unternehmen adressierten Inhalte des jewei - ligen Mediums, wobei alle elektronischen Eingangskanäle berücksichtigt werden. Das Empfängerunternehmen erhält somit einen vollständigen und strukturierten Überblick aller Eingangspost. BIT Digitale Posteingangslösungen sind ja nichts Neues. Was ist das Besondere an Ihrem System? Vorgel Nennen Sie mir eine Posteingangslösung, die alle – wirklich alle – Formate erkennt. Der :::(bit)kasten professionell ist eine Generallösung für alle elektronischen Eingangskanäle und er lässt sich ohne Aufwand in die vorhandene IT-Infrastruktur einbinden. Statt auf neue Software umzusteigen optimiert oder ergänzt das System bereits vorhandene Lösungen. BIT Wie steht es um den Prozess- Nutzen? Vorgel Durch die Dunkelverarbeitung der Nachrichten fallen gut 30 Prozent der Arbeitsschritte weg, die früher zur rein manuellen Bearbeitung gehörten. Dazu zählen die Klassifizierung und Zuordnung zu einem Fall oder Sach - bearbeiter, die Extraktion wichtiger Daten, die Konvertierung in ein kompatibles Zielformat, die Kompression der Dateigröße, die rechtssichere Signatur, gesetzeskonforme Archivierung und schlussendlich auch der Versand einer personalisierten Antwort. Ca. 75 Prozent aller Geschäftsprozesse und ca. 80 Prozent aller beteiligten Kunden werden erkannt. BIT Vor drei Jahren haben Sie mit dem :::(bit)kasten eine kleine Post- Revolution ausgerufen. Dabei handelt es sich um das oben erwähnte Portal für eine Vielzahl von Absendern und Adressaten. Wie funktioniert diese smarte Lösung? Vorgel Der Absender, in der Regel Unternehmen oder Organisationen mit hohem Output-Volumen, schicken ihren Datenstrom an die Output AG, die sie auf ihren Servern in Hochsicherheitszentren zum Download bereitstellt. Für den Abruf identifiziert sich der Empfänger mit seinem neuen Personalausweis (nPA), den er durch das Kartenlesegerät zieht oder einfach hinter sein NFC fähiges Smartphone hält. Anschließend bekommt er das Dokument über ein gesichertes Verfahren übertragen oder bei Bedarf ausgedruckt zugesandt. Versicherungs - policen, Kontoauszüge, Rechnungen, jegliche Geschäftspost kann der Kunde bzw. Adressat in seinem :::(bit)kasten abrufen, er muss nicht in zig verschiedenen Portalen seine Dokumente „einsammeln“. Und die Absender haben ebenfalls nur ein Zielportal und müssen sich nicht um die Zustellung – ob elektronisch oder als gedruckte Post – kümmern. Das übernimmt die Output AG. BIT Außerdem bieten Sie mit Die :::brieffabrik einen Korrespondenzservice an. Wie funktioniert der Service? Vorgel Der Geschäfts-Anwender verfasst einen Brief, übermittelt die Druckdatei, zusammen mit den Adressdaten an uns. Der gesamte Datenaustausch findet natürlich gesichert und verschlüsselt statt. Die Output AG optimiert die Daten und sorgt für Druck und Versand. Der gesamte Prozess reduziert sich somit auf einen einzigen Klick. (www.output.ag) Peter Vorgel, Vorstandsvorsitzender der Output AG: „Uns geht es um nichts Geringeres als die revolutionäre Vereinheit - lichung fast aller Kommunikationskanäle in einer zentralen Lösung.“ „Das Empfängerunternehmen erhält somit einen vollständigen und strukturierten Überblick aller Eingangspost.“


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