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BIT 04-2016

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management 20 | BIT 4–2016 Denkwerk: Interview mit Eva-Maria Kaisch zum Thema ZUGFeRD Investition in Innovation Digitalisierte Geschäftsprozesse beschleunigen herkömmliche papierbasierte Arbeitsabläufe enorm. Welche Potenziale sich eröffnen, wenn Unternehmen und Kunden die elektronische Rechnungserstellung und -bearbeitung aufeinander abstimmen, erklärt Eva-Maria Kaisch, Leiterin Finanzbuchhaltung bei der Digitalagentur Denkwerk, im Interview. Docuware Frau Kaisch, seit April 2015 haben Sie in der Finanzbuchhaltung Docuware im Einsatz. Was hat Sie dazu animiert, ein digitales DMS zu implementieren? Eva-Maria Kaisch Ausschlaggebend war letztendlich der Wunsch eines unserer Key Accounts, des weltweit tätigen Süßwarenherstellers Storck, an ihn adressierte Ausgangsrechnungen künftig in elektronischer Form nach dem ZUGFeRD-Standard zu versenden. Die auf den ersten Blick logische Konsequenz, unser ERP-System um ein entsprechendes ZUGFeRDModul zu erweitern, erwies sich als technisch aufwändig und kostenintensiv. Auf der Suche nach Alternativen, stießen wir auf Docuware. Im Rahmen meiner beruflichen Entwicklung hatte ich bereits in der Vergangenheit Gelegenheit, mich von der Funktionalität des DMS zu überzeugen. Ausgestattet mit einem entsprechenden ZUGFeRD-Modul bot Docuware nicht nur die Voraus - setzung, dem Wunsch unseres Kunden zu entsprechen, sondern gleichzeitig die Möglichkeit, einen Grundstein für die durchgängige Digitalisierung aller buchhalterischen Geschäftsprozesse zu legen. Eine Produktpräsen - tation durch den lokalen Docuware- Partner bestätigte, dass die Software nicht nur über die funktionalen Voraussetzungen verfügte, sondern darüber hinaus auch unter Kostengesichtspunkten eine attraktive Lösung darstellte. Docuware Welche Kriterien sprechen aus Empfängersicht für die Einführung von ZUGFeRDkonformen Eingangsrechnungen? Kaisch Mit ZUGFeRD steht Anwendern ein Datenformat zur Verfügung, in dem Rechnungsdaten so enthalten sind, dass sie sowohl als PDF-Datei lesbar als auch elektronisch weiterzuverarbeiten sind. Empfänger können damit Rechnungen automatisch oder teilautomatisch buchen und archivieren. Inhalte müssen nicht mehr von Hand oder mit komplizierter Formularlesesoftware übertragen werden, Er - fassungsfehler entfallen. Unternehmen aller Branchen, aber auch öffentliche Verwaltungen arbeiten mit strukturierten Rechnungsdaten, verschlanken dadurch ihre Prozesse und reduzieren deutlich ihre Kosten. Docuware Wie hat sich die Nutzung von ZUGFeRD im konkreten Fall Ihres Key Account entwickelt? Kaisch Auch wir profitieren von der Umstellung, insbesondere dann, wenn sie – wie in unserem Fall – mit der Nutzung eines Dokumentenmanagement Systems kombiniert wird. Dadurch, dass wir auf das Ausdrucken und Versenden per Briefpost verzichten, sparen wir nicht nur personelle, sondern auch ökologische Ressourcen. Die strukturierte, revisionssichere Ablage in einem zentralen Dokumenten- Pool bietet uns zudem eine Vielzahl an Suchoptionen, sodass wir per Tastendruck auf Dokumente zugreifen können. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht darüber hinaus unsere Auskunftsfähigkeit und verbessert damit unseren Kundenservice. Eine Tatsache, die uns beispielsweise bei Jahresabschlussprüfungen zugutekommt. Docuware Und was hat der Rechnungsversender davon, auf den ZUGFeRD-Standard umzusteigen? Kaisch Unsere Docuware-Lösung wurde vom lokalen Docuware-Partner maßgeschneidert auf die Anforderungen unseres Kunden angepasst. Dank der Flexibilität von ZUGFeRD und der damit verbundenen Möglichkeit, Rechnungen mit Ländercodes zu kennzeichnen, versenden wir heute Ausgangsrechnungen nicht nur an die deutsche Zentrale dieses Kunden, sondern auch an europäische Niederlassungen in Polen, Österreich und Rumänien und sogar in die USA. (www.denkwerk.com www.docuware.com) Da der Süßwarenherstellers Storck an ihn adressierte Ausgangsrechnungen künftig in elektronischer Form nach dem ZUGFeRD-Standard versenden möchte, hat Denkwerk mit Docuware ein digitales DMS implementiert. Abb.: Docuware/Storck.


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