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BIT 03-2016

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management Andreas Dorsch, Yaveon Channel Sales: „Die Investition in Yaveon ProE-SCM amortisiert sich schon bei 15 Briefen im ersten Jahr.“ Die Produktivitätsund Sparpotenziale liegen vor allem im Versand von kaufmännischen Dokumenten, die aus dem ERP erzeugt werden. 48 | BIT 3–2016 Yaveon integriert ePost: Intelligent sparen Briefversand direkt aus ERP Brief schreiben, ePost klicken und ab geht die Post. So einfach können heute Briefe versandt werden und dabei der gesamte übliche Aufwand – drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen – umgangen werden. Die Zustellung erfolgt entweder als Brief oder auf sicherem digitalem Weg. Enorme Einsparungen sind in jedem Fall garantiert. Für die Erstellung eines Briefes mit hausinterner Versandfertigmachung liegen die Kosten zwischen drei und neun Euro, je nach Seitenzahl des Briefes. In dieser Summe sind Druck, Papier, Kuvert, Porto und das Handling enthalten. Ganz anders bei der ePost-Lösung der Deutschen Post, die Yaveon, Spezialist für effizientes Geschäftsprozess- Management, in Microsoft Dynamics NAV integrierte hat. Rechnungen, Mahnungen, Auftragsbestätigungen und andere Standarddokumente, die aus dem ERP-System erzeugt werden, verschickt ePost automatisiert an den Adressaten. In diesem Verfahren werden die Dokumente immer im digitalen PDF-Format an die Deutsche Post, die den ePost-Service betreibt, übergeben. Die Deutsche Post prüft nun, ob der Empfänger am elektronischen ePost-Verfahren teilnimmt und damit auch die rechtlichen Voraussetzungen für den Empfang digitaler Formate erfüllt. Ist das nicht der Fall, druckt, kuvertiert, frankiert das Druckzentrum der Deutschen Post den Brief und stellt ihn auf dem herkömmlichen Weg per Postbote zu. Unternehmen, die ihren Geschäftspartnern kaufmännische Belege, wie Rechnungen, Mahnungen, Bestellbestätigungen etc. als PDF-Anhang per E-Mail zusenden, müssen zuvor das Einverständnis des Empfängers einholen. Damit verpflichtet sich der Empfänger die jeweiligen kaufmännischen Belege revisionssicher im empfangenen Format zu archivieren und die Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Bei einer elektronischen Zustellung muss der Empfänger dies sicherstellen. Die von Yaveon in NAV integrierte e-Post ist eine hybride Lösung, die Briefe sowohl ausgedruckt wie auch vollständig elektronisch versendet. Im elektronischen Versand bleiben die Daten auf dem gesamten Kommunikationsweg sicher geschützt und werden authentifiziert zugestellt. Bei besonders sensiblen Inhalte sorgt zusätzlich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für vertrauliche Zustellung. Der elektronische Versand an einen Empfänger mit ePost- Account erfolgt via geschützter E-Mail mit PDF-Anhang. Datensicherheit und die hohen Datenschutzanforderungen werden nach den strengen Vorgaben des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes berücksichtigt. Hohe Einsparpotenziale Hohe Einsparpotenziale ermöglicht das ePost-Verfahren auch bei gedruckten Sendungen. ePost bündelt die Sendungen und führt sie zentral zusammen. Druck und Versand erfolgt zentral über das Rechenzentrum der Deutschen Post. Einsparpotenziale ergeben sich nicht nur durch die zentralisierte Massenverarbeitung sondern auch durch den portooptimierten Versand, vor allem aber durch den Wegfall der Prozesskosten. In der Regel liegt der Spareffekt bei 75 Prozent. Der Einsatz lohnt sich bereits bei einem kleinen täglichen Briefvolumen von 20 Briefen. „Unter Berücksichtigung der Gebühren für die ePostlösung ergibt sich eine Ersparnis von über 10000 Euro pro Jahr, bei 50 Briefen täglich beträgt die Ersparnis über 25000 Euro pro Jahr“, rechnet Andreas H. E. Dorsch von Yaveon vor. Diese Ersparnis bezieht sich auf das gedruckte Briefvolumen. Beim vollständig elektronischen Versand von Absender zu Empfänger liegen die Einsparungen noch deutlich höher. Perfekte Schnittstelle Der auf Microsoft-Plattformen spezialisierte Systemintegrator Yaveon bietet die Lösung unter der Bezeichnung Yaveon ProE-SCM vollintegriert in das ERP System Microsoft Dynamics NAV an. Die aus dieser Applikation stammenden Briefe werden an das Rechenzentrum der Deutschen Post AG übermittelt. Von hier aus erfolgt die Zustellung wahlweise als ausgedruckter oder elektronischer Brief. Selbstverständlich können auch andere Versand-Dienstleister an das System angebunden werden. Auch der Versand per eMail, Fax und EDI ist mit dem System automatisiert möglich. Somit fungiert Yaveon Yaveon ProE-SCM ist die universale Kommunikationsschnittstelle für Dynamics NAV.


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