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BIT 03-2016

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 44 | BIT 3–2016 SET sieht sich für Digitalisierung bestens gerüstet Die Komplexität beherrschen BIT Schnellere Kundenkommunikation, mehr Geschäftsvorfälle, vielfältige Dokumente, individuelle Vorgänge erzeugen auch im Output-Management mehr Daten. Spüren Sie das schon bei Ihren Kunden? Dr. Bernd Huber In den letzten Jahren haben wir festgestellt, dass die Menge an Daten bei unseren Kunden erheblich zunimmt. Diese Entwicklung kam allerdings nicht überraschend. Durch die wachsende Anzahl an Dokumenten, an Kommunikations - kanälen und an Metadaten die über den Prozess anfallen wird die Datenmenge in den nächsten Jahren auch noch viel stärker steigen. Diese Datenmengen müssen permanent aktualisiert werden sowie performant und sicher zur Verfügung stehen. BIT Was bedeutet Big-Data für das Output-Management? Dr. Huber Eine moderne Output- Management-Software muss solch eine anwachsende Datenmenge einfach verarbeiten können. Dies ist durch neue Technologien wie Big-Data möglich, erzeugt aber auch neue Anforderungen, die Daten den Anwendern möglichst einfach darstellen zu können. BIT Wenn Fachabteilungen stärker in das Output-Management integriert werden, bedeutet das auch mehr Beteiligte im Gesamtprozess. Wie stellt sich das in der Praxis dar? Dr. Huber Genau diesen Trend beobachten wir. Während es klassisch einen Dokumentenerzeuger und manchmal einen Dienstleister im Output-Management Prozess gab, so sehen wir in unseren aktuellen Projekten, dass bei unseren Kunden verschiedene Fach - abteilungen viel stärker in die Output- Management-Prozesse involviert sind. Darüber hinaus gibt es bei einigen Kunden mehrere Dienstleister (für Spezialgeschäfte) und Backup-Dienstleister. Es gibt Modelle, bei denen der eine Druck-Dienstleister Dokumente an einen Sub-Dienstleister weitergibt. Es gibt also immer mehr Beteiligte im Output-Management-Prozess. BIT Und was folgt daraus? Dr. Huber Alle Beteiligten benötigen einen automatisierten Austausch der Daten sowie einen jederzeit möglichen Steuerungszugriff. So muss der Absender z. B. einen Wechsel des Versand - kanals initiieren können, wenn der Endkunde dies fordert – auch wenn das Dokument bereits bei einen Sub-Dienstleister in der physischen Produktion ist. Das gelingt nur, wenn an jedem einzelnen Prozessschritt eine transparente Statuserfassung erfolgt. BIT Alle Beteiligte müssen integriert werden und sämtliche Daten allen zur Verfügung stehen. Output-Management wird damit komplexer. Dr. Huber Ja, in jedem Fall. Ein Schlüssel für die Bewältigung dieser Herausforderung ist die Standardisierung. Grade wenn die Komplexität in Prozessen steigt, ist es wichtig die Anforderungen von diversen Kunden in einem System umzusetzen. Dabei muss von Einzel-Anforderungen abstrahiert werden und eine Lösung nicht nur für die einzelne Anforderung, sondern auch führ ähnliche Anforderungen geschaffen werden. BIT Dadurch nimmt aber auch der Funktionsumfang der Output-Plattform zu. Wie sorgen Sie dafür, dass das System handhabbar bleibt? Dr. Huber Im Kern durch unser Prinzip, Standardsoftware zu entwickeln und zwar für die E2E-Prozesse im Output Management. Denn nur Standards sorgen für hohe Qualität, sowohl geringste Fehlerraten im Betrieb als auch schnellste Fehleridentifizierung und Behebung. Und je komplexer die Systeme und damit die zentrale Softwareplattform werden, umso wichtiger wird dieses Prinzip. Standardisierung heißt bei uns z. B. Verarbeitungsabläufe möglichst gleich zu halten, um die Handhabung zu vereinfachen. Unser Bausteinkonzept kombiniert Variabilität und Wiederverwendbarkeit von gleichartigen Prozessteilen in unterschiedlichen Verarbeitungsabläufen. Dieses Konzept setzen wir konsequent um. So sind wir bei allen Funktionen bestrebt, soweit möglich, den gemein- Dr. Bernd Huber, Geschäftsführer SET GmbH: „Wir halten bewusst ein sehr großes Team vor, damit wir unsere Kunden z. B. bei erforderlichen Erweiterungen ihrer Installation oder natürlich auch im Problemfall umgehend, und hier meine ich sofort, unterstützen können.“ Mit der digitalen Transformation in Gesellschaft und Unternehmen nimmt die Dynamik im Output-Management zu. Der Trend zur Individualisierung muss technisch bewältigt werden, ebenso das Datenwachstum. Wie Unternehmen sich darauf vorbereiten können, welche Hilfestellung und strategische Unterstützung für Output-Anwender-Unternehmen sinnvoll sind, darüber sprach BIT mit SET-Geschäftsführer Dr. Bernd Huber. „Alle Beteiligten benötigen einen automatisierten Austausch der Daten sowie einen jederzeit möglichen Steuerungszugriff.“


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