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BIT 03-2016

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management 22 | BIT 3–2016 ELO Digital Office: Standard- oder Individualsoftware? Der richtige Mix macht’s Standardsoftware lässt sich in der Regel schnell und kostengünstig implementieren, hat aber den Nachteil, dass indi - vi duelle Kundenanforderungen zu wenig berücksichtigt werden. Der individuelle Ansatz gleicht dieses Manko aus, geht aber mit einem sehr hohen Aufwand einher. Wie sich beide Ansätze ideal kombinieren lassen, zeigt ELO Digital Office mit der Version 10 seiner Suite für Enterprise-Content- Management (ECM) und den ELO Business Solutions. Die ECM-Suite umfasst sowohl die Mittelstandslösung ELOprofessional als auch das mandantenfähige High-End- System ELOenterprise. Beide zeigen sich in einem neuen aufgeräumten Design. Dieses ist an Microsoft Windows 10 und Microsoft Office 2016 angelehnt und verwendet in der Navigation das Konzept der Kachelansicht. Zur individuellen Gestaltung der Oberfläche lassen sich häufig benötigte Funktionen und Informationen bedarfsgerecht zusammenstellen und sind so mit einem Klick verfügbar. Zudem können Nutzer über die neu geschaffene Kachelsammlung für die ELO Dropzone eigene Kacheln definieren und diese ihren Bedürfnissen entsprechend konfigurieren. Die Dropzone ermöglicht eine schnellere und komfortablere Ablage im Arbeitsablauf. Informationszentrale Im Bereich Collaboration hat der Stuttgarter ECM-Hersteller den Feed weiter ausgebaut. So können Anwender Dokumente direkt in ihren Kommentaren verlinken. Außerdem können sie Hash- Tags setzen, um zusammengehörende Feed-Beiträge zu sammeln oder andere Nutzer über neue Beiträge zu einem Thema oder Dokument zu benachrichtigen. Des Weiteren zeigt sich der Bereich „Mein ELO“ nun als Informationszentrale, in der alle persönlich relevanten Feed-Beiträge zusammenlaufen. Von dort aus lassen sich alle wichtigen Informationsbereiche direkt erreichen. Mit Hilfe der so genannten Sub- Workflows können die Workflows nun noch flexibler gestaltet werden. Sie lassen sich an einen bestehenden Basis- Workflow-Knoten anbinden – und können darüber einfach bestehende Workflows erweitern. Ziel ist die komfortable Steuerung von Hintergrund- oder Sekundäraktivitäten. Die Sub-Workflows können über einen modularen Funktions-Baukasten erstellt und in beliebigen Workflows wiederverwendet werden. In seine ECM-Suite integriert hat ELO zudem eine neue Version des Abbyy FineReaders. Damit ist die Texterkennung noch leistungsfähiger und deckt auch das Linux-Umfeld ab. Plattformunabhängiges Arbeiten erleichtert dagegen der Native-Client für die Apple Mac OS X-Anwender. Nahtlos erweitern lässt sich die individuell anpassbare ECM-Suite mit den neuen ELO Business Solutions. Die standardisierten Lösungen setzen auf die ELO-Kernkomponenten sowie etablierte, ausgefeilte Konzepte bzw. Best-Practice-Ansätze aus diversen Projekten auf. Sie ermöglichen so eine einfache und rasche Anwendung. Des Weiteren basieren sie auf der bewährten Multi-Client-Strategie, d. h. sie können auch über mobile Endgeräte genutzt oder über Cloud-Services bereitgestellt werden. Benutzererlebnis Das Spektrum der Lösungen reicht vom Rechnungs- über das Besucherund Vertragsmanagement bis hin zur elektronischen Aktenverwaltung mithilfe der so genannten E-Akte. Die Business Solutions beschreiben hierfür Best-Practice-Ansätze, die aufzeigen, wie die jeweiligen Prozesse im Unternehmen modelliert werden können. Im Kern profitieren die Anwender damit von Projekterfahrungen sowie aktuellsten Forschungsergebnissen. Daraus resultiert eine Lösung, die das Benutzererlebnis in den Fokus rückt und den unterschiedlichsten Kundenanforderungen gerecht wird. So läuft die Bearbeitung eingehender Rechnungen meist nach einem Standardprozess ab: Rechnungseingang, automatische Datenextraktion, formelle Prüfung, fachliche Freigabe, „Mein ELO“ fungiert als Informa - tionszentrale, in der alle persönlich relevanten Feed- Beiträge zusammenlaufen.


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