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BIT 02-2016

Output-Zentrale und Document-Factory Mailroom-Management Josef Gumplinger, Strategic Sales Executive, Swiss Post Solutions (SPS): „Der Prozess der Stammdaten - änderungen kann durch den Einsatz unserer Intelligent- Automation-Lösungen nahezu voll - automatisch durch - geführt werden.“ 76 | BIT 2–2016 Swiss Post Solutions: Mailroom-Management in der digitalen Warteschleife Big Data ist Chefsache Industrie 4.0 ist in den meisten großen Konzernen inzwischen Chefsache. Die Folge: viele Unternehmensabteilungen befinden sich in der Warteschleife und warten darauf bis die neuen Konzepte, Strukturen und Prozesse greifen. Betroffen davon ist auch das Mailroom-Management der Zukunft. Einer der größten Mailroom-Betreiber Europas, Swiss Post Solutions (SPS), hat bereits jetzt einsatzbereite Konzepte für die Digitale Transformation des Mailroom-Managements entwickelt. „Big Data ist Chefsache“, sagt Josef Gumplinger, Strategic Sales Executive bei SPS. Das Aufgabenspektrum des Mailroom-Managements wird durch die Digitale Transformation deutlich erweitert. Die Frage ist nur, welche neuen Prozesse künftig zusätzlich von der Poststelle übernommen werden.“ Entscheidend hierfür sind einerseits die neuen Unternehmensstrukturen und andererseits das Kosten-Nutzen- Verhältnis. „Die Investition in Intelligent Automation lohnt auf jeden Fall. Und wenn auch noch vor- und nach - gelagerte Prozesse integriert werden, bei denen so genannte Intelligent- Automation-Lösungen ihre Stärken ausspielen können, rechnet es sich umso mehr“, sagt Gumplinger. Intelligent Automation Jährlich ändern sich in Deutschland etwa acht Millionen Adressen durch Umzüge und 840000 durch Sterbefälle. Hinzu kommt, dass viele der 370000 Hochzeiten und 190000 Scheidungen zu Namensänderungen führen. Diese so genannten Stammdatenänderungen können künftig direkt in der Poststelle vorgenommen werden. Nach dem Scannen, Klassifizieren und Indexieren werden die Adressen mit Hilfe automatisierter Prozesse bereinigt. „Der Prozess der Stamm - daten änderungen kann durch den Einsatz unserer Intelligent-Automation- Lösungen nahezu vollautomatisch durchgeführt werden – wir sind startklar“, so Josef Gumplinger. Kosteneinsparungen von 20 Prozent und mehr Der Einsatz von Intelligent Automation ermöglicht sogar die Verarbeitung von Dokumenten mit unstrukturierten Daten. Unabhängig davon, ob z. B. Vertragsdaten per E-Mail, Fax oder Brief eingehen – im ersten Schritt werden die physischen Dokumente inklusive aller Anhänge digitalisiert und die kompletten Daten im Mailroom strukturiert. Anschließend erfolgt die Weiterleitung der Daten, und sie können z. B. basierend auf Preis, Laufzeit, Adresse und Ansprechpartner weiterverarbeitet werden. „An dieser Schnittstelle ist enormes IT-Know-how gefragt“, sagt Johannes Stadlmayr, Leiter des Bereichs Mailroom-Management bei SPS. Denn die „intelligente Lösung“ muss nicht nur automatisch erkennen, an wen die Dokumente zur weiteren Bearbeitung distribuiert werden sollen, sondern auch welche Abteilungen und CRM-Systeme zusätzlich involviert werden müssen. „Voraussetzung für den Einsatz von Intelligent Automation ist, dass für die einzelnen Prozesse digitalisierte Daten zur Verfügung stehen. Dann sind Kosteneinsparungen von 20 Prozent und mehr ohne weiteres realisierbar“, so der Mailroom-Experte. Die Einsparungen werden z. B. dadurch erzielt indem die Prozesse 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche automatisch ablaufen und schnellere Durchlaufzeiten haben. Die bedeutend höhere Kapazität ermöglicht in den meisten Fällen die taggleiche Bearbeitung und führt so zu einer deutlich höheren Kundenzufriedenheit. (www.swisspostsolutions.de) Johannes Stadlmayr, Leiter des Bereichs Mailroom Management bei Swiss Post Solutions (SPS): „Voraussetzung für den Einsatz von Intelligent Automation ist, dass für die einzelnen Prozesse digitalisierte Daten zur Verfügung stehen.“ Swiss Post Solutions (SPS) hat einsatzbereite Konzepte für die Digitale Transformation des Mailroom Managements entwickelt.


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