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BIT 02-2016

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 72 | BIT 2–2016 Wie Digitalisierung das Output-Management verändert Schneller und individueller Die zunehmende Digitalisierung der Unternehmensprozesse und der Kundenkommunikation stellt auch das Output- Management vor neue Herausforderungen. Der vernetzte Kunde wird Teil der Wertschöpfungskette, seine Service - ansprüche wachsen, Kundenkommunikation erfolgt auf allen verfügbaren Kanälen und der Kunde erwartet Informationen on Demand. Welche Folgen diese Entwicklung für das Output-Management hat, darüber sprach BIT mit SETGeschäftsführer Dr. Bernd Huber. BIT Herr Dr. Huber, zentraler Aspekt des Output-Managements ist die direkte Kommunikation mit dem Kunden als Empfänger von Rechnungen, Mahnungen, Versicherungsunterlagen, Bescheiden u.v.m. Diese erhält er auf postalischen und elektronischen Wegen. Was ändert sich daran mit der zunehmenden Digitalisierung? Dr. Bernd Huber Sehr viele unserer Kunden begreifen die Digitalisierung als große Chance um andere Kosten - niveaus je Dokument zu erreichen. Aber auch und immer mehr als die Chance, die bisher ja sequentiell strukturierten Prozessstufen Dokumentenerstellung, Produktion und Versand neu zu denken und zu gestalten, als das was es sein wird: Ein komplexes Kommunikationsnetzwerk, durch das der Nutzen für die Empfänger steigt und dessen Qualität ein Wettbewerbsfaktor sein wird. Also die möglichst beste Lösung für den zukünftigen Bedarf der Kunden: myDocument@ anyplace@ anytime. BIT Digitalisierung im Output- Management ist also weit mehr als Multichannel-Kommunikation und die damit verbundenen technischen Anforderungen. Was alles betrifft Digitalisierung im Output-Management? Dr. Huber Versteht man Digitalisierung nur als Möglichkeit, nun zusätzlich auch elektronische Zustellwege nutzen zu können, dann werden die Digitalisierungspotenziale in vorgelagerten Prozessen und an der Schnittstelle von Out- und Input-Management außer Acht gelassen. Digitalisierung ist auch die intelligente Integration der Möglichkeiten des Farbdrucks und der Erkenntnisse aus dem Industrie 4.0- Konzept in die Dokumenten- und Briefproduktion. So werden hierdurch neue Versandoptimierungskonzepte möglich, sei es eine Optimierung von alternativen Postdienstleistern je nach SLA- oder Preis-Strukturen in den relevanten Zustellbereichen oder das empfängernahe Drucken von Dokumenten. Damit lassen sich Zustellzeiten sowie -kosten signifikant reduzieren und – nicht ganz unwichtig – die Umweltkosten der Logistik minimieren. BIT Was bedeutet dies für die Zukunft des Output-Managements? Interview Im Kern werden wir zukünftig komplexe Dokumentennetzwerke steuern und optimieren müssen. Mit allen Konsequenzen hinsichtlich des Handling der entstehenden Datenmengen, der Abrechnung der Dokumente, des Monitoring des Prozesses, des Closed-Loop über unterschiedlichste Zustellwege und -Zeitpunkte. Und einen positiven Effekt haben diese Änderungen und Herausforderungen in den Unternehmen: Plötzlich sitzen alle Glieder der gesamten Prozesskette an einem Tisch und planen „Output- Management“ als Kommunikationsnetzwerk. BIT Auf dem POSY-Output-Forum im November letzten Jahres gaben Sie sich überzeugt, dass Output- Management durch den digitalen Wandel sowohl von der wachsenden Vielfalt wie auch vom steigenden Volumen des Outputs profitieren wird. Dr. Huber Ja definitiv wird dem so sein. Alleine die deutlich geringeren Kosten pro Dokument und die Möglichkeit das Dokument „real time“ und an jedem Ort, also über jedes Medium, zur Verfügung zu stellen, werden das Volumen an Output signifikant erhöhen. Viele Dokumente werden zumindest in einer längeren Übergangsphase physisch und elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die Digitalisierung verändert die Geschäftsmodelle der Unternehmen grundlegend bzw. generiert neue. So werden Versicherungen immer mehr Schäden nicht mehr nur versichern, sondern ihre Geschäftsmodelle beispielsweise auf die Vermeidung oder Minimierung von Schäden ausweiten. Dies ist übrigens im Krankenversiche- Dr. Bernd Huber, Geschäfsführer der SET GmbH: „Im Kern werden wir zukünftig komplexe Dokumentennetzwerke steuern und optimieren müssen.“ „Digitalisierung ist auch die intelligente Integration der Möglichkeiten des Farbdrucks und der Erkenntnisse aus dem Industrie 4.0-Konzept in die Dokumenten- und Briefproduktion.“


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