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BIT 02-2016

Tilman Schlemmer ist Senior Berater bei Pentadoc Consulting, mit Schwerpunkt Analyse und Konzeption von Kundenkommunikationslösungen, Systemauswahl, Einführung und Umsetzung. BIT 2–2016 | 71 Pentadoc: Output-Management im digitalen Wandel Was moderne Systeme leisten Kunden möchten zunehmend auf elektronischen Kanälen kommunizieren. Sie nutzen E-Mail, Internet-Portale, SMS, Whats App, Social-Media-Plattformen und Twitter für die private aber auch geschäftliche Kommunikation. Außerdem erwarten sie möglichst schnelle Antworten auf ihre Anfragen. Tilman Schlemmer von Pentadoc Consulting erläutert, wie moderne Output-Systeme den gestiegenen Anforderungen entsprechen sollten. Hersteller von Systemen für Output- Management haben in den vergangenen Jahren ihre Lösungen auf die neuen Kundenanforderungen ausgerichtet und ermöglichen heutzutage Unternehmen flexibel mit ihren Kunden über alle Kanäle zu kommunizieren. Standen bisher die klassischen „Druckausgabekanäle“ im Vordergrund, so rücken heute moderne Kommunikationskanäle unterstützt durch Technologien wie HTML5 und einem Responsive Layout in den Fokus der Produktentwicklung, um z. B. interaktive Formulare auf verschiedensten Endgeräten dem Kunden bereitstellen zu können. Dabei generiert die Output-Management Lösung kundenindividuelle Inhalte die dann beispielsweise über ein Portal oder eine entsprechende App dem Kunden zur Verfügung stehen. Das „klassische Dokument“ wird dabei in der elektronischen Variante um interaktive Information wie z. B. eine Karte angereichert, die dem Kunden auf Basis seines aktuellen Standortes den Weg zur nächsten Unternehmensfiliale weist. Auch intelligente Formularfelder, die den Anwender ein direktes Feedback beim Ausfüllen direkt aus dem Dokument heraus ermöglichen, sind ein Bestandteil moderner individueller Kundenkommunikation. Breites Lösungsspektrum Output-Management-Lösungen im Zeitalter des digitalen Wandels müssen umfassende Unternehmenslösungen sein, die neben der klassischen Dokumentenproduktion mit Dokumentenausgabe auf dem dezentralen Drucker oder beim Druckdienstleister, auch den Versand von Informationen auf verschiedensten Kanälen ermöglichen (z. B. Portalanwendungen, E-Mail, Nachrichtendienste, spezielle Apps etc.). Der Markt für Output-Management bietet mittlerweile ein breites Spektrum an Lösungen dafür an. Nun ist es an den Anwenderunternehmen ihre Kundenkommunikation auf die Bedürfnisse der Anwender anzupassen und somit für neue Kanäle zu öffnen, die entsprechenden Prozesse zunehmend zu digitalisieren und somit mit einer flexiblen, individuellen und schnellen Kommunikation näher an den Kunden zu rücken. Der digitale Wandel schreitet auch mit der Weiterentwicklung bestehender und der Einführung neuer Technologien für Output-Management innerhalb der Unternehmen fort. Bisher mussten die Vorlagen- und Formular- Entwickler die Anforderungen aus unterschiedlichen Fachbereichen umsetzen und abstimmen. Folge sind zeitraubende Abstimmungsprozesse, insbesondere bei Textänderungen oder Layout- Anpassungen in Vorlagen, die eine schnelle Reaktion schwierig gestalten. Fachabteilung im Fokus Möglichkeiten einer workflowgestützte Layoutentwicklung bringt den digitalen Wandel in die Kreativprozesse der Fachbereiche und verlagert die Administration in diesem Bereich schrittweise in Richtung Fachbereich. Rückfragen und Änderungswünsche können direkt auf dem Dokument markiert, Kommentare eingefügt oder die Dokumentenvorlage freigeben werden. Die Umstellung erfolgt im Anschluss regelbasiert und automatisiert. Ebenso trägt eine dezentrale Textbausteinverwaltung entscheidend zum digitalen Wandel in den Prozessen bei und versetzt Fachbereiche in die Lage, ihre Anforderungen schnell und einfach selbst umzusetzen. In modernen und übersichtlich gestalteten Oberflächen wird der Anwender durch die neuen Aufgaben geführt. Der Anwender sitzt nicht mehr vor einer klassischen Entwicklerumgebung mit einer Vielzahl von Knöpfen, sondern ihm werden intuitive und auf seine Anforderungen ausgerichtete Benutzeroberflächen geboten. Output-Management Radar Das Output-Management Radar informiert kompakt über führende Lösungsanbieter in diesem Bereich. Die Analysten von Pentadoc Radar bewerten die Hersteller anhand der Kriterien Marktposition, Produktreife, Innovationskraft und Kundenzufriedenheit. Damit berücksichtigt die Studie auch die Umsetzung innovativer Ansätze zur Realisierung des digitalen Wandels mit Hilfe führender Output-Management-Lösungen. Erhältlich unter www.pentadoc.radar.com/shop


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