Output-Management

BIT 02-2016

BIT 2–2016 | 67 Neue Ansprüche an Output- Management: Nicht nur das Output-Management verändert sich, sondern die Dokumentenverarbeitung insgesamt. Sie muss zur Drehscheibe in der Kundenkommunikation werden und sich von A4 als Standard lösen. Das Seitenformat ist denkbar ungeeignet für die neue Welt der Kommuni - kation, denn ein an A4 orientiertes Dokument bedeutet im Web ein Medienbruch und lässt sich auf mobilen Endgeräten schlecht darstellen. Daher kommt es künftig auf die seitenund geräteunabhängige Anzeige und Ausgabe von Dokumenten an. Mit anderen Worten: Die Trennung von Inhalt und Layout ist unumgänglich, um Dokumente auf allen physikalischen und elektronischen Kanälen transportieren zu können. Weniger Batch, mehr Individual- Kommunikation. Auswirkungen: Die Dokumentenverarbeitung ist immer noch sehr stark batch-orientiert. Hier haben sich die Abläufe über Jahrzehnte bewährt und werden von der IT auch ganz gut abgedeckt. Gleichzeitig nimmt das Volumen an transaktionalen Prozessen durch die Digitalisierung zu. Das Problem ist, dass sich die bestehenden Batchsysteme nicht für die Transaktionsverarbeitung eignen, dazu sind die Performance-Anforderungen viel zu unterschiedlich. Beide haben aber ihre Existenzberechtigung und werden auf alle Fälle in den nächsten Dekaden nebeneinander existieren. Man braucht daher völlig neue Architekturen und Plattformen, um sowohl Batch- als auch Individualkommuni - kation zu garantieren – Stichwort serviceorientierte Architekturen, um die Entwicklung von „Parallelwelten“ zu verhindern. Man muss also zwei Bereiche zusammenbringen und dafür sorgen, dass für beide dieselben Mechanismen und Quellen verwendet werden. In diesem Zusammenhang geht es um die konsequente Anwendung von Geschäftslogik, also um das Ermitteln und die Abbildung von Kausalitäten. Und diese Definition muss logischerweise in der Fachab - teilung erfolgen. Sicherheit im Spannungsfeld der Digitalisierung: Die Sicherheit der Prozesse, der Daten und des Datenzugriffs steht ganz klar im Vordergrund. Konkret heißt das: Wenn ich ein sensibles Schreiben an den falschen Empfänger schicke, kann ich ins Gefängnis kommen. Wenn ein Versorger Menschen mit Behinderung beim Tarifwechsel ausgrenzt, kann es mit teuren Klagen konfrontiert werden. Wenn ein Unternehmen Unterlagen mit veralteten Inhalten verschickt, bleibt ein Imageschaden meistens nicht aus. Das sind nur einige Beispiele, die den Sicherheitsaspekt im Output-Management deutlich machen. Wenn ich also sichergehen möchte, dass die Dokumente, die das Haus verlassen, den Anforderungen an Compliance und Datenschutz hundertprozentig gerecht werden, tue ich gut daran, die gesamte Korrespondenz durch eine ‘hohle Gasse’ zu schleusen. Harald Grumser, Compart Trennung von Inhalt und Layout Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender der Compart AG: „Man braucht völlig neue Architekturen und Plattformen, um sowohl Batch- als auch Individualkommunikation zu garantieren – Stichwort: serviceorientierte Architekturen.“ Neue Ansprüche an Output- Management: Natürlich erzeugt die digitale Kundenkommunikation neue Anforderungen wie sichere Zustellung bzw. Bereitstellung auch barrierefreier Dokumente, Darstellung auf mobilen Endgeräten, neue Formate wie ZUGFeRD, digitaler Rückkanal für durchgängige Input-Output-Prozesse etc. Für das Output-Management erfüllt unsere Produktsuite Serie M/ dazu vollständig alle softwaretechnischen Voraussetzungen. Weniger Batch, mehr Individual- Kommunikation. Mehr Individual- Kommunikation bedeutet nicht notwendig weniger automatisierte Verarbeitung oder gar mehr Arbeit für die Fachabteilung. Im Gegenteil, ein OMS verbessert die Qualität der Kundenkommunikation bereits bei der Dokumentenerstellung und entlastet gleichzeitig die Fachabteilungen. Dafür muss das System perfekt in die IT-Landschaft integriert sein und alle verfügbaren Daten für den Gesamtprozess des Output-Managements nutzen können – von der Gestaltung von Inhalt und Layout bis hin zur Wahl des kunden - individuellen Ausgabekanals. Sicherheit im Spannungsfeld der Digitalisierung: Die digitale Kundenkommunikation wirft grundsätzlich neue Sicherheitsfragen auf, etwa bei der Bereitstellung der Dokumente, bei der rechtsgültigen digitalen Unterschrift etc. Sie lassen sich durchweg auf organisatorisch- technischer Ebene lösen (Kundenportal, sicherer E-Mail Versand, Signatur-Lösung etc.). Das OMS selbst ist davon nur indirekt betroffen, da es für die internen Prozesse weitgehend unerheblich ist, ob am Ende ein physischer oder digitaler Kanal bedient wird. Vielmehr muss das OMS entsprechende Lösungen integrieren können, um auch die Compliance-Anforderungen der digitalen Welt zu erfüllen. Klaus Ganter, Kühn & Weyh Entlastung für die Fachabteilung Klaus Ganter, Geschäftsführer Kühn & Weyh Software GmbH: „Mehr Individual- Kommunikation bedeutet nicht notwendig weniger automatisierte Verarbeitung.“


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