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BIT 02-2016

Die Landesbank Baden-Württemberg Die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) hat eine Bilanzsumme von ca. 266 Mrd. Euro sowie rund 11100 Mitarbeiter. Ihre Hauptsitze sind Stuttgart, Karlsruhe, Mannheim und Mainz. Zusammen mit ihren drei Kundenbanken BW-Bank, Rheinland-Pfalz Bank und Sachsen Bank bietet sie in bundesweit rund 200 Filialen sowie Stützpunkten das komplette Produkt- und Dienstleistungsangebot einer modernen Universalbank. BIT 2–2016 | 51 Unterlagen können dagegen durchaus auch erst nach Tagen archiviert werden. Demzufolge hat die LBBW ein Ampelsystem eingeführt, mit dem sie sicherstellt, dass die zur Dokumentenart hinterlegte zeitliche Vorgabe ein - gehalten wird. Die Ampel zeigt dabei nicht nur mit „rot“ und „grün“ an, ob Servicevereinbarungen erfüllt werden – durch den Status „gelb“ wird auch die drohende Gefahr von Verzögerungen signalisiert. „Bei der Digitalisierung von Dokumenten gibt es natürlich einige Besonderheiten, wie Ösungen oder Siegel“, sagt Olaf Gerken. „Hier müssen wir natürlich besonders sorgfältig arbeiten, denn Dokumente gehen teilweise an den Kunden zurück und müssen dabei unbeschädigt sein.“ Nach dem Scannen werden mit der OCR-Lösung Input- Accel von EMC Captiva geschäftsrelevante Daten ausgelesen. Dazu gehören die Kunden-, Konto-, Lieferanten- bzw. Rechnungsnummer, Datum oder Beträge. Stichprobenartig erfolgt eine visuelle Qualitätskontrolle. Mit diesen Informationen werden die Dokumente indiziert und an das Do - kumenten-Management-System IBM Content Manager (CM) übergeben. Sämtliche Unterlagen werden sechs Wochen in Papierform aufbewahrt, um so bei Rückfragen ggf. noch einmal darauf zugreifen zu können. Anschließend werden sie von einem Dienstleister datenschutzgerecht vernichtet. Volle Punktzahl Neben den Dokumenten digitalisiert die LBBW auch Schecks und Überweisungsträger, die trotz der zunehmenden Nutzung des Online-Bankings im Tagesgeschäft nach wie vor anfallen. „Die Menge ist zwar rückläufig, aber durchaus weiter vorhanden“, sagt Olaf Gerken. Stand heute sind es täglich über 35000 Schecks und Überweisungsträger. Damit sich der Tag der Wertstellung nicht verschiebt, müssen sie auch am selben Tag verarbeitet werden. Bei den Zahlungsverkehrsbelegen digitalisiert die Software AllScan von K7 die Belege. Und übergibt diese an das IT-System für beleghaften Zahlungsverkehr der FinanzInformatik. In diesem System werden dann buchungsrelevante Daten ausgelesen, interpretiert und verarbeitet. Damit ist die Voraussetzung erbracht, dass Sparkassen, die an das Rechenzentrum der FinanzInformatik angeschlossen sind, ebenfalls Xino-Scanner nutzen können. Neben dem Tagesgeschäft ist das Team von Olaf Gerken damit beschäftigt, sukzessiv Altaktenbestände aufzulösen, was noch einmal mit etwa 6,5 Millionen Blatt p. a. zu Buche schlägt. „Sind die zeitkritischen Tagesbelege und Dokumente digitalisiert, machen wir mit den Altakten weiter“, so der Prokurist. „Es entstehen quasi keine Leerzeiten.“ Olaf Gerken ist nicht nur mit den Xino-Geräten zufrieden, sondern auch mit dem Hersteller: „Janich & Klass ist ein kundenorientiertes, flexibles Unternehmen. Die Mitarbeiter kümmern sich bei Problemen und haben dann sehr schnell eine praktikable Lösung parat. Deshalb gebe ich bei der Lieferantenbewertung im Rahmen der regelmäßigen Neuauflage unserer ISO-9001-Zertifizierung dem Unternehmen die volle Punktzahl.“ (www.janichklass.com) Der Xino S700 verfügt über zahlreiche Eigenschaften, die ihn zu einer zuverlässigen und leistungsstarken Basis für moderne Dokumenten - digitalisierung macht. Bei der LBBW in Stuttgart digitalisiert die Gruppe „Dokumentenmanagement“ sämtliche Dokumente aus dem Schriftverkehr. Halle 3 Stand J30


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