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BIT 02-2016

BIT 2–2016 | 25 Optimal Systems: Mit enaio hat Ziehm Imaging seine Prozesse im Griff Einfach mal digitalisiert Für den Medizintechnikhersteller Ziehm Imaging sind ITCompliance, revisionssichere Archivierung und standardisierte Arbeitsabläufe besonders wichtig. Deshalb wurde enaio, die ECM-Software von Optimal Systems, eingeführt, um Prozesse zu digitalisieren und in Zukunft optimal gestalten zu können. Compliance-Richtlinien. Die Instal - lation soll in Zukunft validiert werden können, um z. B. auch digitale Geräteund andere -akten sicher für Audits umzusetzen. Eine spezielle Storage - lösung auf Basis von iCAS (iTernity- Compliant Archive Software) rundet das Konzept einer revisionssicheren Archivierung der Daten ab. Software kann auch einfach sein Die Implementierung der ECM-Software von Optimal Systems dauerte vom Kick-off bis zum Go-live nur knapp sechs Monate. Rechnungsarchivierung und Vertragsmanagement waren danach implementiert und auch Bankund Buchungsbelege konnten digital abgelegt werden. In der Finanzabteilung fand eine Schulung statt, im Legal Department wurden Key-User geschult, die ihr Wissen an die Mitarbeiter in den Abteilung weitergeben und der ITAbteilung wurde an nur einem Tag die gesamte Administration des Systems vermittelt. Software kann auch einfach sein, wenn sie so designed wird. enaio hat die Arbeit in der Finanzab - teilung deutlich vereinfacht. Eingangsrechnungen sind nun nicht nur leichter zu finden sondern auch schneller abzulegen. Bankbelege sind im direkten Zugriff. Und auch im Vertragsmanagement besteht mit enaio jederzeit schnellerer Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Bearbeitungswege und Vertragsstatus sind leicht abrufund gut nachvollziehbar. Zusätzlich erleichtern Vertragsvorlagen die Neu - erstellung von Verträgen, denn sie können nun zum Teil auch schon automatisch befüllt werden. „Die installierte ECM-Software ermöglichte durch den Best-Practice- Lösungsansatz einen leichten Einsatz in unserer Unternehmensstruktur“, so Sebastian Koch, Projektmanager IT. „Besonders wichtig ist die sichere Archivierungsmöglichkeit, denn sie hilft uns als Unternehmen uns für die zu erwartende Entwicklung der elektronischen Gerichtskommunikation und Aktenvorlage optimal aufzustellen.“ In Zukunft plant das Unternehmen noch einen weiter reichenden Einsatz mit der Qualitätsmanagement-Lösung von Optimal Systems. Es gibt Pläne, zusätzliche Module für das Change - management und das SOP-Management zu implementieren. Außerdem soll zukünftig auch die elektronische Personalakte genutzt werden. (www.optimal-systems.de) Der Medizintechnikhersteller Ziehm Imaging vertraut bei der Digitali - sierung seiner Prozesse auf die Lösungen von Optimal Systems. Das Medizintechnikunternehmen Ziehm Imaging GmbH steht seit über 40 Jahren für die Entwicklung, Produktion und weltweite Vermarktung mobiler röntgenbasierter Bildgebungssysteme für den intraoperativen Einsatz. Das 1972 gegründete Unternehmen beschäftigt heute mehr als 350 Mitarbeiter und ist anerkannter Innovationssowie Marktführer in Deutschland und weiteren europäischen Ländern. Vor der Digitalisierung hatte das Unternehmen hauptsächlich papier - basiert gearbeitet. Das heißt, abgesehen vom ERP-System, setzte die Firma keine Software zur Verwaltung und Aufbewahrung von Rechnungen und Verträgen ein. Die Aufbewahrung der Akten verursachte zunehmend Platzprobleme und die Suche nach Rechnungen und Verträgen gestaltete sich oft langwierig. Aus diesem Grund entschied sich Ziehm Imaging für die Digitalisierung der Prozesse, zunächst in den Bereichen Rechnungswesen und Vertragsmanagement. Revisionssichere Archivierung Bei der Ausschreibung überzeugte die Lösung von Optimal Systems vor allem durch durchdachte Best-Practice- Module und die standardisierte Vorgehensweise. Besonders wichtig für das Projekt waren die Anbindung an das vorhandene ERP-System (SAP) sowiedie digitale Abbildung der bestehenden Halle 3 Stand J18


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