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BIT 01-2016

50 Jahre BIT Jubiläums-Special „Output-Management wurde neben ECM und digitalen, vernetzten Büro - systemen die dritte starke Themensäule von BIT.“ 38 | BIT 1–2016 Initiativen wie PDF/A oder MoReq, drehten und wendeten Meilensteine, wie Capturing, Datenklassifikation und Datenextraktion, elektronische Signatur, elektronischer Rechnungsversand, den Sharepoint-Portal-Server und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) – was uns mit einer Flut von Leserbriefen überschwemmte. Ein Jahrzehnt war die elektronische Organisation von Dokumenten und Informationen und die damit verbundenen digitalen Geschäftsprozesse das Leitthema der BIT. Allmählich gewann aber auch ein weiteres wichtiges Thema an Konturen: Output-Management. Dass es sich dabei nicht um eine Nischendisziplin handelt, sondern Unternehmen aller Größenordnungen ganz erhebliche Nutzenvorteile verspach, wird mit einem Blick auf die so unterschiedlichen Aspekte von Output- Management deutlich. Immer dann, wenn ein Dokument von einem Absender zu einem Empfänger geschickt wird, sei es per Brief, Fax oder über elektronische Kanäle, oder ein Drucker oder Multifunktionsgeräte betätigt wird, ist Output-Management im Spiel. Bei all diesen Vorgängen wird Soft- und Hardware gebraucht, damit diese Prozesse ablaufen, gesteuert und verwaltet werden können. Starke Themensäule Output-Management wurde neben ECM und digitalen, vernetzten Bürosystemen die dritte starke Themensäule von BIT. Dazu begleiteten wir den Doxnet-Verband, der sich dem thema Output-Management im Hochvolumenbereich verschrieben hat, seit seiner Gründung mit einer jährlichen Sonderausgabe anlässlich des großen Kongresses in Baden- Baden. Dem immer komplexer werdenden Thema Output-Management räumten wir ab 2012 einen eigenen Fachbereich ein. Denn elektronische Kanäle verdrängten in der Kundenkommunikation immer stärker den Postversand. Mit Facebook und anderen Social- Media-Plattformen oder Internet- Portalen kamen nun neuen Kanäle hinzu, die für die Kundenkommuni - kation genutzt werden können. Gleichzeitig gewinnen mobile Systeme wie Smartphones und Tablets für die geschäftliche Interaktion und die Präsentation von Dokumenten an Bedeutung. Output-Management wurde damit zur zentralen Drehscheibe der Kundenkommunikation. Paradigmenwechsel Aus dem Gründungsjahr der BIT 1965, besteht großzügig gerechnet noch ein halbes Dutzend Unternehmen, über die BIT damals schon berichtet hat, darunter IBM und Siemens. Von zahlreichen Unternehmen der Bürotechnik ist heute allenfalls noch der Markenname bekannt. Das Durchschnittsalter der Anbieter, über die BIT heute berichtet, beträgt ca. 20 Jahre. Die Digitalisierung und immer schnellere Umbrüche bedrohen heute noch mehr als die Jahre zuvor die etablierten Unternehmen. Die früher gültige Erkenntnis, dass die Großen die Kleinen fressen und die Schnellen die Langsamen, ist passé. Überleben werden die Unternehmen, die sich am besten dem Wandel anpassen können. Mit der digitalen Transformation in Unternehmen und der Wirtschaft insgesamt, angetrieben durch mobile Kommunikation, Big Data, adaptive Algorithmen, Sensoren und dem Internet of Everything tritt die BIT nun in eine neue Phase der Themen - gestaltung. Im Mittelpunkt wird die Frage stehen, wie sich die Unternehmen für die rasant zunehmende Digitalisierung wappnen können. Hilfreiche Antworten darauf zu finden, wird die zukünftige Aufgabe der BIT sein. Jacques Ziegler Erinnerung 2003 Wirbel um GDPdU-Checkliste Auszug aus dem BIT-Editorial 3-2003: „Den ersten Anruf erhielten wir noch vor dem offiziellen Erscheinungstermin der vorherigen BIT-Ausgabe. (Unser Vertrieb hatte uns mit vorzeitigem BIT-Versand überrascht.) Entsprechend unvorbereitet traf uns dann auch die erste kritische Reaktion von Bernhard Zöller, Geschäftsführer Zöller & Partner sowie Mitglied des VOI-Vorstands. Wie wir denn dazu kämen, eine Checkliste zur GDPdU zu veröffentlichen, die eindeutige Falschaussagen enthalte. Das Thema begleitete uns auf der CeBIT und die Tage darauf mit einer Fülle von Stimmen und Stimmungen, telefonisch, schriftlich und in persönlichen Gesprächen. Die Reaktionen reichten von grundsätzlicher Zustimmung bis zu empörenden Äußerungen … Die von BIT veröffentlichte Checkliste, die unter Mitwirkung eines Mitarbeiters des Bundesfinanzministeriums zustande kam, enthielt einige Punkte, die in der Fachwelt jedoch auf heftigen Widerspruch stoßen. Vor allem geht es dabei um die Interpretation des Punktes „Revisionssicherheit“. Die Checkliste hebt besonders hervor, dass die Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Daten unveränderbar zu speichern. Der Streit entzündete sich hier an der Frage des dafür geeigneten Datenträgers ...“ In den folgenden BITAusgaben wurde das Thema ausgiebig diskutiert und die Checkliste vom Bundesfinanzministerium in den beanstandeten Punkten überarbeitet. Die von BIT veröffentlichte Checkliste, die unter Mitwirkung eines Mitarbeiters des Bundesfinanzministeriums zustande kam, enthielt einige Punkte, die in der Fachwelt auf heftigen Widerspruch stießen. „Fortan machte sich BIT daran, den Dschungel von Funktionalitäten und Akronymen rund um Dokumenten Management zu lichten.“


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