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BIT 07-2015

50 Geschäftsprozesse Mobiles Arbeiten | BIT 7–2015 BCT Deutschland: Das Büro der Zukunft Smart Worker Die Digitalisierung umfasst inzwischen alle Lebens bereiche des modernen Menschen. Für das Büro 2025 bedeutet dies: neue Arbeitskonzepte und veränderte Qualifikationen der Mitarbeiter. Sie werden zu ‚Smart Workern‘. Thomas Kuckelkorn von BCT Deutschland berichtet über die Bedeutung gegenwärtiger und zukünftiger IT-Lösungen. Intelligente Soft- und Hardware, die miteinander kommuniziert und die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe unterstützt – was nach ferner Zukunftsvision klingt, ist in der Industrie bereits Realität. Aber auch in Büros werden IT-Lösungen zum Einsatz kommen, die den Eingang eines Dokuments erkennen, den Status verknüpfter Aufgaben prüfen und vollautomatisch die nächsten Bearbeitungsphasen einleiten, bis der Prozess abgeschlossen ist. Mit Enterprise-Content-Management (ECM) und Enterprise-Information Management-Systemen (EIM) bieten IT-Dienstleister bereits vielschichtige technologische Möglichkeiten an, deren Vorzüge von vielen Unternehmen allerdings noch nicht ganzheitlich erfasst werden. So nutzt laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom zwar jeder dritte Mittelständler ein ECM, bislang jedoch nur für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. Auf diese Weise geht jedoch ein wesentlicher Ansatz des Systems verloren. Ein ECM dient dazu, interne Workflows zu optimieren und Arbeitsabläufe zu erleichtern. Folglich wird auch das unternehmenseigene Informationspotenzial besser ausgeschöpft. Anwendungsflut bündeln Es gilt, das in Ablagefächern, E-Mail- Posteingängen und den Köpfen der Mitarbeiter enthaltene Wissen zusammenzufügen. Branchenspezifische wie -übergreifende Softwarelösungen helfen den Nutzern, möglichst einfach und schnell aus der Fülle an mitarbeiter und projektbezogenen Dokumenten die benötigten Informationen zu erhalten. Sie bündeln die Anwendungsflut und damit auch die Vielzahl von Informationsquellen. In Zukunft wird dies noch viel stärker der Fall sein, um eine optimale Arbeit mit Dokumenten leisten zu können. Z. B. werden ECM-Lösungen keine statischen, unflexiblen Systeme mehr sein, die auf einem firmeneigenen Server installiert sind. Stattdessen nimmt die Nutzung von Lösungen via Cloud- Computing zu. Ein Trend, dem gegenwärtig bereits viele Unternehmen folgen – aber noch lange nicht die Mehrheit. Dabei ist der Mehrwert eindeutig: Bei dem ganzheitlichen Informationsmanagement der Zukunft müssen Benutzer für sie relevante Angaben nicht mehr in vielen verschiedenen Systemen suchen, sondern können sie über ein Interface aus allen vorhandenen Quellen ‚abgreifen‘. Es wird ein Ordnungssystem geschaffen, in dem Mitarbeiter die Dokumente – und das Wissen – ihrer Kollegen auch noch Jahre später einfach wiederfinden und nutzen können. Bei der Umsetzung eines derart effizienten Managementsystems sind Mobility und Usability wichtige Kriterien. Apps der Zukunft Nach der Devise ‚Bring Your Own Devices‘ (BYOD) werden Smartphones, Laptops und Tablets zunehmend über den privaten Gebrauch hinaus genutzt. Auf beruflicher Ebene bringt diese Mobilität eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger Unabhängigkeit des Einzelnen mit sich. Zukunftsorientiertes Arbeiten ist eine Frage der Einstellung, kein Ort: Tätigkeiten sind immer seltener lokal festdefiniert; sie verteilen sich auf verschiedene Orte und Zeiten und verlagern sich eventuell sogar direkt hin zum Kunden, Partner oder Lieferanten. Somit stößt das klassische 9-bis-17-Uhr-Arbeitsmodell genauso an seine Grenzen wie die traditionelle Büroarchitektur. Stattdessen können Dokumente über die Cloud jederzeit und von überall abgerufen, bearbeitet und weitergeleitet werden. Werden stationäre PC-Systeme durch private Endgeräte ersetzt, ist es wichtig, diese sinnvoll in die IT des Unternehmens zu integrieren. Schließlich muss stets gewährleistet sein, dass Informationen an einem zentralen Ort gesichert sind. Eine Möglichkeit bieten Apps: Eine Umfrage des Bitkom ergab 2012 bereits, dass jeder Smartphone- Besitzer durchschnittlich 23 Apps installiert hat – Tendenz steigend. Es gibt Applikationen für Spiele, Musik und inzwischen auch für das mobile Büro. Dazu zählen die klassischen Pro- Thomas Kuckelkorn, PR & Kommunikation, BCT Deutschland GmbH: „Die Nutzung von Lösungen via Cloud- Computing nimmt zu. Ein Trend, dem bereits viele Unternehmen folgen.“ BYOD: Laptops, Smartphones und Tablets werden zunehmend über den privaten Gebrauch hinaus genutzt. Abb.: nenetus, Fotolia.


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