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BIT 07-2015

BIT 7–2015 | 35 CIB Software: Digitale Dokumentverarbeitung im Wandel Medienbrüche vermeiden Bei der Betrachtung des eigenen Dokumentworkflows stellt man oft fest: Es könnte eigentlich besser gehen. Es gibt genug Ecken und Kanten – oder noch schlimmer Medienbrüche – die vermeidbar sind. Bei CIB Software weiß man, worauf es ankommt. Die dynamische Dokumentenerstellung hat man seit vielen Jahren fest im Griff. Was gestern noch State of the Art war, kann heute schon überholt sein. Technische Probleme, die Medien - brüche verursacht haben, können längst überwunden sein. Es gibt viele Prozesse, die noch nicht optimal laufen, bei denen es sich lohnt, sie zu hinterfragen. Der klassische Weg Wer kennt das nicht? Ein Antrag wird gestellt, Formulare werden ausgedruckt, ausgefüllt und unterschrieben. Natürlich in mehrfacher Ausführung. Im Unternehmen müssen die Daten für eine automatische Verarbeitung wieder digitalisiert werden. Und welcher Kunde kennt nicht die Frage: Wohin mit dem ganzen Papierkram? Die Aktenordner in den Regalen sprechen Bände. Es kann so einfach sein Es ist kein Problem, Formulare und Verträge automatisiert zu erstellen und je nach Antrag und Situation kundenspezifisch aufzubereiten. CIB Software hat mit seiner Lösung „CIB coSys“ seit vielen Jahren die dynamische Dokumentenerstellung fest im Griff. Aus einmal entworfenen Vorlagen werden individualisierte Formulare oder Angebote dynamisch und mit hohem Durchsatz erzeugt. Aber selbst heute ist es immer noch üblich, Formulare auszudrucken, weiter auszufüllen, zu unterschreiben um sie danach wieder einzuscannen und digital weiterzuverarbeiten. Dies ist zeit- und kostenintensiv, fehler anfällig und kann bei schlechter Scanqualität zu einer mangelnden Beweiskraft einer Unterschrift führen. Zahlreiche Lösungen Der Kundenberater vor Ort erfasst auf dem Laptop oder mit dem Tablet die Daten des Kunden und dessen Bedarf. Das System im Hintergrund verarbeitet die Daten und erzeugt das individuelle Formular. Statt mehrerer Ausdrucke kann nun ein beschreibbares PDF/A erzeugt und dem Kundenberater in Bruchteilen einer Sekunde zur Verfügung gestellt werden. Die Unterschrift erfolgt digital mit biometrischen Merkmalen auf dem mobilen Gerät, hier gibt es zahlreiche Lösungen, wie Unterschriftenpads oder Pen Pads. Das so erzeugte Dokument muss nicht mehr ausgedruckt, nicht erneut aufwendig digitalisiert werden: Es steht jederzeit digital zur Verfügung. Digital auch für Kunden Mit einer geeigneten Lösung kann auch dem Kunden das Dokument digital zur Verfügung gestellt werden: Ob mobil mit einer passenden App oder am PC. CIB hat hier beispielsweise mit „doXisafe“ eine solche Lösung parat, über die dem Kunden Unterlagen jederzeit digital und sicher zur Verfügung gestellt werden können. Die digitale Evolution Digitale Prozesse müssen immer wieder auf den Prüfstein. Neue Techniken entstehen und bieten die Möglichkeit, das Vorhandene zu verbessern. Ziel muss es sein, noch kundenfreundlicher, schneller und günstiger zu werden. Wer heute noch Medienbrüche hat, sollte genau hinsehen oder von einem vertrauensvollen Partner hinsehen lassen, was möglich ist, um sich besser aufzustellen und letztlich Zeit und Kosten für sich und seine Kunden sparen zu können. (www.cib.de) Ulrich Brandner ist geschäftsführender Gesellschafter der CIB Unternehmensgruppe, seit über 25 Jahren Hersteller von Softwarelösungen im Bereich Document Lifecycle Management: „Es kann ganz einfach sein: Kundenfreund - licher, schneller und günstiger.“ CIB hat mit „doXisafe“ eine Lösung parat, über die dem Kunden Unter - lagen jederzeit digital und sicher zur Verfügung gestellt werden können.


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