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BIT 07-2015

Geschäftsprozesse Digitaler Wandel Mario Dönnebrink, Vorstand Vertrieb und Marketing bei der Dvelop AG: „Als wesentliches Merkmal kommt Social ECM eine Impulsfunktion für die digitale Transformation zu.“ 34 | BIT 7–2015 Wie Social ECM die digitale Transformation unterstützt Strategien der Vernetzung Softwarehersteller etablieren gerne neue Themen für ihre Lösungen, um sich im Markt besser sichtbar zu machen. So auch der ECM-Anbieter Dvelop mit dem Begriff Social ECM. Damit wird jedoch ein interessanter Trend angesprochen, der die digitale Transformation in den Unternehmen voranbringen könnte. Was versteht Dvelop unter Social ECM, etwa im Vergleich zu dem mittlerweile weit verbreitetem Begriff ECM? Dazu Mario Dönnebrink, Vorstand Vertrieb und Marketing bei Dvelop: „Während das klassische Enterprise-Content-Management seinen Fokus primär auf den unternehmensweit internen Bereich richtet, öffnet die Social-Variante die digitale Kommunikation nach außen und ermöglicht damit zusätzlich Informationsprozesse, die über die Unternehmensgrenzen hinaus gehen.“ Letztendlich geht es also um die Vernetzung von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, etc. und beinhaltet einen kollabortiven Aspekt der Zusammenarbeit. „Allerdings verbirgt sich dahinter keine neue Technologie, die das bisherige Dokumentenmanagement ablösen soll, sondern eine intelligente Integration verschiedener Lösungen“, betont Rainer Hehmann, Leiter Produktmanagement bei Dvelop. Dazu gehören neben dem ECMSystem kollaborative Plattformen wie etwa SharePoint oder Confluence, außerdem stellen sichere Cloud-Archive eine wichtige Komponente dar. Aus strategischer Sicht gilt es eine Architektur zu konfigurieren, die es Unternehmen ermöglicht, vielfältige Anwendungsfelder und Lösungen zum vernetzten und gemeinsamen Austausch von digitalen Informationen entwickeln. So entsteht durch das Cloud-Archiv eine Brücke für durch - gehend digitale Informationsprozesse nach außen und von außen nach innen. Ganz gleich, ob die Speicherung der Daten ausschließlich in der Cloud erfolgt oder das Cloud-Archiv in einem hybriden Modell ergänzend eingesetzt wird. Damit wird ein standortunabhängiger und mobiler Zugriff auf Daten erreicht, zudem lässt sich eine Informationsvernetzung durch den Aufbau von Communities mit Wikis, über Portale oder Activity Streams aufbauen. Insofern gehört zu den Kennzeichen von Social ECM, dass es, mit seiner Brückenfunktion nach außen, eine deutliche Erweiterung des herkömm lichen Dokumentenmanagements darstellt. Damit verbunden entstehen neue Kollaborationsmöglichkeiten, indem etwa ein Document- Sharing und das kooperative Arbeiten sowohl mit Kunden oder Lieferanten als auch intern zum Vorteil einer höheren Arbeitsproduktivität bzw. Arbeitsqualität unterstützt werden. Die kooperative Informationsgenerierung durch gemeinsames Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten gehört ebenso dazu wie der Wissensaustausch weit über die Unternehmensgrenzen hinaus. „Social ECM bedeutet somit eine Kombination von Datenarchivierung und infrastrukturunabhängiger digitaler Kommunikation“, beschreibt Hehmann ein wesentliches Charakteristikum dieser Ausprägung des Dokumentenmanagements. „Als wesentliches Merkmal kommt Social ECM eine Impulsfunktion für die digitale Transformation zu“, ist sich Mario Dönnebrink sicher. Schließlich sind alle Geschäftsprozesse, die sich noch des Mediums Papier bedienen, weder kompatibel mit den modernen Interaktionsformen noch sind sie ausreichend standardisierbar und automatisierbar. „Allein schon Produktivitätsvorteile und die Möglichkeiten der engeren Vernetzung mit Kunden oder anderen Marktteilnehmern sprechen dafür, dass Papier - dokumente sehr viel umfassender und konsequenter als bisher vermieden oder in elektronische Formate umgewandelt werden“, beschreibt Hehmann die logischen Digitalisierungseffekte von Social ECM. (www.d-velop.de) Durch Social ECM können beliebige Devices vom Desktop über den Tablet-PC bis hin zu Smartphones und Thin Clients für das Lesen oder Speichern von Informationen im Cloud-Archiv genutzt werden, was den Anforderungen der zunehmend mobilen Arbeitsprozesse gerecht wird. Abb.: Scanrail, Fotolia


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