Page 30

BIT 07-2015

Geschäftsprozesse Digitaler Wandel 30 | BIT 7–2015 Canon: Erfolgreicher Lösungsanbieter im Digitalen Wandel Mehrwerte für Kunden Immer mehr Unternehmen streben eine bessere Kontrolle über ihre Informations- und Geschäftsprozesse an. Mit seiner jahrzehntelangen Erfahrung in der Automatisierung und Absicherung von Dokumenten- und Kommunikationsprozessen unterstützt Canon seine Kunden bei diesem Vorhaben. Auch die Münchner WWK Lebensversicherung profitiert davon. Von der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bis hin zu Analysen, Cloud und Sicherheit – mit der zunehmenden Komplexität an Informationen werden die Grenzen zwischen analoger und digitaler Welt neu definiert. Im Hinblick auf den digitalen Fußabdruck fordern die Menschen daher hoch - in tuitive und „smarte“ Schnittstellen für eine schnelle Kommunikation. Der digitale Wandel schreitet beständig voran. Gleichzeitig steigt die Informationsflut rasant und stellt Unternehmen bei der Bewältigung dieser Entwicklungen vor zunehmende Herausforderungen. Mit seinen umfassenden Kompetenzen und Erfahrungen in der Optimierung von Geschäfts - prozessen greift Canon dieses Thema auf und bietet ein leistungsstarkes Lösungsportfolio im Bereich Information- Management. Als Information-Management definiert das Krefelder Unternehmen: Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung und Kontrolle von Informationen zur Erreichung strategischer Ziele in Organisationen. Workflows abdecken Im Versicherungsgeschäft ist der klassische Schriftverkehr mit Kunden und Partnern auf dem Postweg auch in Zeiten fortschreitender Digitalisierung die Basis des alltäglichen Geschäfts. „Dokumente sind stets geschäftskritisch. Es müssen Fristen eingehalten und jederzeit die richtigen Dokumente an die jeweiligen Empfänger zugestellt werden“, sagt Rudolf Wolf, der als Referent den Druckoutput der WWK mit rund 24 Millionen Seiten jährlich verantwortet. Seit geraumer Zeit hat die WWK die Produktion der Dokumente an einen externen Dienstleister übertragen, der die Datenströme verarbeitet. Die bis dato bestehende Lösung beinhaltete aber nur die Lieferung der Daten durch die WWK. Danach erfolgte die Produktion anhand eines schriftlichen Druckauftrags durch die Mitarbeiter im externen Druckzentrum. „Wir hatten somit keine durchgängigen Statusinformationen aus der Produktion und keine zuverlässigen Fertigmeldungen für unsere Fachabteilungen. Wir mussten also einfach glauben, dass alle Aufträge aufbereitet, gedruckt und im richtigen Kuvert waren” schildert Rudolf Wolf die Situation bis zum Jahr 2009. Es fehlt der „single point of administration“. Steigende rechtliche Anforderungen, u. a. im Bereich des Verbraucherschutzes, und damit einhergehende Dokumentationspflichten sollten daher mit einer automatisierten Steuerung aller dokumentenbasierten Workflows besser abgedeckt werden. „Zudem stehen wir, wie die gesamte Branche, vor der Herausforderung, unsere Prozesse so weit wie möglich zu industrialisieren. Neue Outputformate sollen in einem konzernweit standardisierten Fertigungsprozess integriert werden“, verdeutlicht Wolf. Gleichzeitig muss stets die maximale Produk - tionskapazität im Druckbereich vor - gehalten werden, da es starke Lastschwankungen hinsichtlich der Größe und Anzahl der Druckjobs gibt. „Historisch bedingt existieren bei uns zudem verschiedene Druckdatenströme aus Host- und Client-Server-Applikationen, die wir zusammenführen wollten. Gleichzeitig sollte eine optimal integrierte IT-Lösung uns stets Auskunft über den Status jedes einzelnen Dokuments geben können“, fasst Rudolf Wolf die Anforderungen zusammen. Transparenz schaffen Nach einer intensiven Vergleichs- und Testphase haben sich die Verantwort - lichen der WWK für die Workflow- Engine Océ Cosmos von Canon entschieden. Alle Dokumente wie Policen, Vertragsbedingungen, Rechnungen und mehr, die in unterschiedlichen Applikationen entstehen, werden über definierte Schnittstellen in der Lösung verarbeitet und mit Metadaten, Barcodes und einer Blattnummerierung versehen. „Dabei spielt es keine Rolle mehr, ob die Daten aus einer Hostanwendung stammen oder als PDF-Dokumente ohne jegliche Steuerungsinformationen vorliegen“, sagt Claus Weindl, zuständiger Business Consultant von Canon, der die Lösung für die WWK implementiert hat. Der entstehende Output-Datenstrom, der weiterhin an den externen Druckdienstleister geht, enthält heute neben notwendigen Metadaten wie Adressen und Kuvertiervorschriften nun auch ein digitales Jobticket. „Wir haben damit die reine Spooldatenver - Rudolf Wolf, Referent DMS Service und Druckoutput WWK Lebensver - sicherung a. G.: „Flexibilität, Sicherheit und Zuverlässigkeit kennzeichnen den zentralen Druck- und Dokumentenservice. Mit dieser Lösung von Canon organisieren wir den Druckoutput zukunftssicher.”


BIT 07-2015
To see the actual publication please follow the link above