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BIT 07-2015

BIT 7–2015 | 29 Diskussionen, dann ist De-Mail gescheitert BIT Und wo sehen Sie in den Unternehmen noch Nachholbedarf? Zöller Aus Sicht der Unternehmen erscheint mir das größte Problem das Beharren auf alten Abläufen weil man die Handlungsoptionen durch neue Technologien nicht ausreichend kennt. Diese neuen Gestaltungsmöglichkeiten von ECM-Lösungen erlauben ein komplettes Überdenken, ob denn die bisherigen Prozessketten so überhaupt noch sinnvoll sind. Warum Rechnungsprüfung immer sequentiell durchführen, wenn man parallelisieren kann? Warum Antragsformulare immer in Papierform, die dann den aufwendigen Prozess des Scannen und Erkennen durchlaufen müssen? Man kann elektronische Antragsportale mit intelligenten Formularen nutzen und damit das teure und fehlerbehaftete Scannen und Erkennen komplett einzusparen. BIT Wie steht es um interne Abläufe, die rechtlich abgesichert sein sollten? Zöller Intern geltende Willenserklärungen, wie Paraphierungen, Abzeichnungen, Freigaben, Gegenzeichnungen etc. werden allzu oft immer noch mit Stift und Papier vorgenommen. Eine systemgestützte Authentifizierung für Verbindlichkeit im Innenverhältnis und für die Mehrzahl der sonstigen rechtlich relevanten Erklärungen würde vollkommen ausreichen. Damit würde sich das Problem der unbeliebten qualifizierten Signatur bei nicht signierbaren Aktionen – z. B. dem Freigeben eines Vorgangs – automatisch erledigen. Aber dazu müsste man sich näher mit den Gestaltungsmöglichkeiten dieser neuen Technologien beschäftigen. Es wäre unsinnig, die bisherigen papierbehafteten und analogen Verfahren etwa durch 1:1-Digitalisierung zu ersetzen. BIT Geschäftsprozesse überschreiten häufig nahtlos die Unternehmensgrenzen, wenn z. B. der Kunde durch eine Bestellung oder Anfrage via Internet den digitalen Prozess auslöst. Nicht alle Unternehmen sind dafür gewappnet. Zöller Im normalen Alltag haben wir uns daran gewöhnt, dass wir auch ohne Papier Kunde werden, die Bestellhistorie einsehen können, per EMail, Forum oder Chat-Funktion mit unseren Lieferanten kommunizieren, Abos kündigen, etc. Es ist den heutigen Anwendern – erst Recht nicht den zukünftigen- nicht mehr vermittelbar, wieso wir bei einem Internet-Versender Produkte im Wert von mehreren Tausend Euro papierlos bestellen oder stornieren können, der Antrag auf die größere Mülltonne muss aber papierbehaftet erfolgen. Es geht nicht nur um die Frage des Komforts, sondern auch um Kosten und damit um Wirtschaftlichkeit: Die alten papierbasierten Prozesse sind durch den hohen Anteil manueller Tätigkeiten zu aufwendig, und zwar für beide Seiten – den Antragsteller und den Prozessdurchführer. BIT Nehmen wir an, ein Unter - nehmen möchte sich eine digitale Agenda erarbeiten. Was wäre der erste Schritt? Zöller Zunächst sollte eine Koordinierungsstelle für ECM, unternehmensweites elektronisches Content-Management, geschaffen werden. Derzeit ist es fast immer so, dass sich die Projektteams eher zufällig aus den betroffenen Bereichen zusammenstellen. Häufig die IT als Betreiber der technischen Lösung, manchmal direkt die Fachbereiche als Anforderer oder die Orga als Vermittler zwischen Fachbereich und IT. Es gibt erst sehr selten eine ECMKoordinierungsstelle, die im Sinne des Gesamtunternehmens dafür sorgt, dass prozess- oder bereichsübergreifende Lösungen geschaffen werden. Die Vielfalt der Insellösungen darf nicht zunehmen. Es sollte eine ECM-Zielarchitektur erarbeitet werden, die vorhandene Produktstandards integriert. Hierfür müssen nicht notwendigerweise neue Leute eingestellt werden: es ist eher die Übertragung der Richtlinienkompetenz zum Thema ECM an ein Team, das sich typischerweise sowohl aus der Orga als auch aus der IT rekrutiert. BIT Worauf sollte man bei der Neukonzeption oder ECM-Einführung zudem achten? Zöller Bei der Neukonzeption der Prozesse sollte geprüft werden, welche Gestaltungsoptionen neue Technologien erlauben. Entscheidend für den Erfolg eines ECM-Projektes – ob nun im Rahmen einer Neueinführung oder Konsolidierung – ist, neben Funktionalität, Architektur und Kosten, vor allem die Anwenderfreundlichkeit. Viele Projekte leiden unter mangelnder Nutzerakzeptanz, weil bei Systemauswahl und Lösungskonzeption die End- User nicht berücksichtigt wurden. Die häufigsten Sünden hier sind schlechte Ergonomie und Überforderung der Anwender. BIT Und der nächste Schritt heißt, neue Nutzenpotenziale erschließen? Zöller Genau. Man sollte sich z. B. die Fragen stellen: Wie können Wikis, Blogs, Chaträume, semantische Suchen, E-Formular-Anwendungen, virtuelle Projekträume etc. Probleme lösen oder wenigstens die vorhandene Arbeit erleichtern? Hierzu genügt es manchmal zu verstehen, was andere Anwender mit solchen Technologien getan haben, man muss ja nicht immer Pionierarbeit leisten. BIT Was sollte man vor allem noch bedenken bzw. hinterfragen? Zöller Alte und neue Technologien sollte man kritisch auf ihre betriebswirtschaftliche Sinnhaftigkeit im vorgesehenen Umfeld überprüfen. Man kann vieles automatisieren, aber nicht jedes Projekt rechnet sich. Frühes Scannen, Scannen und Erkennen, statische Aktenmodelle sind Beispiele, wo sich ein Nutzen nur durch hohe Repetition einstellt. Ist der nicht gegeben, kann fast immer eine andere Variante für die Digitalisierung gewählt werden. BIT Vielen Dank für das Gespräch Herr Zöller. „Unsere Behördenkunden beklagen sich über hohe Investitionen in De-Mail bei ein bis drei De-Mails pro Woche, die meisten sind Testmails. Verfolgt man die Nutzerzahlen und die Diskussionen, dann ist De-Mail gescheitert.“ „Prozessautomation und Prozessbeschleunigung, Fehlerreduktion, Nachvollziehbarkeit und Compliance, diese für die ECM-/DMSAnwendungen schon immer geltenden Motive sind auch heute noch die Primärgründe, warum man trotz eines mittlerweile hohen Digitalisierungsgrades auch die verbleibenden Inseln analoger Papierprozesse digitalisieren möchte.“


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