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BIT 07-2015

Geschäftsprozesse Digitaler Wandel 28 | BIT 7–2015 Digitalisierungsschritte planen und durchführen Hindernisse und Erfolgsfaktoren Papier beherrscht in den meisten Unternehmen noch die Arbeitsabläufe, zumindest jedoch die Archive. Dies obwohl die meisten Dokumente heute elektronisch eintreffen, man denke nur an die E-Mail-Flut. Es gilt jedoch als sicher, dass eine Umstellung auf digitale Prozesse für Unternehmen jeglicher Größe und Branche überlebensnotwendig sein wird. Das Megathema „Digitale Transformation“ kann daher nicht von der Galerie aus betrachtet werden, sondern erfordert von jedem Unternehmen, weitere Schritte einzuleiten. Bernhard Zöller vom Beratungsunternehmen Zöller & Partner, zeigt im Gespräch mit BIT, wo Unternehmen die wichtigsten Ansätze für den digitalen Wandel finden können. BIT Herr Zöller, wie steht es heute noch um das größte Hindernis für digitale Abläufe, das Papier? Bernhard Zöller Papier ist häufig nur noch ein lästiges Überbleibsel aus alten Zeiten und die größte Bremse im Getriebe von Geschäftsprozessen. Alle „neuen“ geschäftlich relevanten Unterlagen werden bereits digital geboren, alle wesentlichen Prozesse laufen fast ausnahmslos in IT-gestützen Anwendungen. Daher muss das verbleibende Papier in die IT-Prozesse integriert werden, was nur durch Digitalisierung möglich ist. Ebenso muss das Neuerzeugen von Papier von vorneherein vermieden werden, wenn man es nachher nicht wieder aufwendig digitalisieren möchte. BIT Aber viele Abläufe basieren noch auf Papierdokumenten. Zöller Deshalb muss auch das papierbehaftete Gegenzeichnen, Unterzeichnen, Vorkontieren und Annotieren ersetzt werden durch papierlose elektronische Vorgänge. Dazu müssen sich die Menschen aber auch umgewöhnen und verstehen, dass eine Unterschrift nur eine Willenserklärung ist, deren Verfasse verlässlich bestimmt werden kann und das lässt sich bereits mit Software-gestützter Authentifizierung erreichen, wie sie seit Jahrzehnten in jeder normalen IT-Anwendung mit Benutzername, Passwort und Logging solcher Buchungs-, Genehmigungsund Freigabeaktivitäten üblich ist. BIT Als neuralgischer Punkt werden immer noch die Authentifizierung und die Datei-Integrität bei geschäftlichen Vorgängen ange - sehen. Wie steht es heute um die Rechtssicherheit über elektronische Signatur? Zöller Bisher hatten wir über 18 Jahren nur national geltende Signaturgesetze, die wegen ihrer Komplexität aber von den meisten Unternehmen aber auch Bürgern und Konsumenten ignoriert wurden. Letztendlich war das auch ein wesentlicher Bremsklotz für vollständig digitale Prozesse. Mit der eIDAS-Verordnung wird es endlich ab 2016 eine wesentliche Erleichterung bei der gerichtsbelastbaren Willenserklärung geben. eIDAS steht für elektronische Authentifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im EU-Binnenmarkt. Sie regelt künftig europaweit einheitlich und wesentlich einfacher die Authentifizierung von Personen, Unternehmen und Websites. Hiervon profitieren geschäftliche Anwender ebenso wie Konsumenten oder Bürger. Diese können dann z. B. auch mit Smartphones oder über Cloud-Services rechtlich belastbare Willenserklärungen für Anträge oder Verträge abgeben ohne die hohen Kosten der bisher zertifizierten Komponenten und Dienste. BIT Was hat der Gesetzgeber als Antreiber und Regulator bei der digitalen Transformation bisher versäumt und wo sehen Sie Nachholbedarf? Zöller Was in Deutschland mit den Anforderungen an eine digitale Transformation nicht Schritt gehalten hat, ist der Ausbau der digitalen Infrastrukturen: dazu gehören Bandbreite und moderne schlanke behördliche Dienste in den Regionen. Wir haben seit 18 Jahren ein Signaturgesetz und wir müssen feststellen, dass überbordende Bürokratie und Komplexität, nicht funktionierende oder nicht vorhandene attraktive Anwendungen dieses Thema haben scheitern lassen. Das gleiche Schicksal wird unsere festen Überzeugung nach De-Mail erleiden. Wir kennen niemanden, der es nutzt, unsere Behördenkunden beklagen sich über hohe Investitionen bei ein bis drei Mails pro Woche, die meisten sind Testmails. Verfolgt man die Nutzerzahlen und die Bernhard Zöller, Zöller & Partner: „Deshalb muss auch das papier - behaftete Gegenzeichnen, Unterzeichnen, Vorkontieren und Annotieren ersetzt werden durch papierlose elektronische Vorgänge.“ „Mit der eIDAS-Verordnung wird es endlich ab 2016 eine wesentliche Erleichterung bei der gerichtsbelastbaren Willenserklärung geben.“


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