Postbearbeitung

BIT 06-2015

Output-Zentrale und Document-Factory Postbearbeitung 68 | BIT 6–2015 Swiss Post Solutions: Document-Processing spart Kosten im Personalwesen Gratwanderung für Finanzdienstleister Die klassischen Finanzdienstleister stehen nach wie vor unter Druck. Die Herausforderung alte Lebensversicherungsverträge zu erfüllen und die hohen Kosten für Filialnetze zwingen sie, ihr Document-Processing zu optimieren. Dabei nutzen sie zunehmend die professionelle Unterstützung und Erfahrung von Swiss Post Solutions (SPS). Der Grat auf dem sich Banken und Versicherungen derzeit beim Outsourcing bewegen ist schmal. Insbesondere die Personalabteilungen würden wichtige und oftmals sensible Bereiche im Document-Processing weiterhin gerne selbst betreuen, andererseits bindet die Digitalisierung enorme Ressourcen und der Kostendruck steigt. Die meisten Unternehmen entscheiden sich deshalb für einen Mittelweg: das Teiloutsourcing. Dort wo die Sparpotenziale am höchsten sind, vergeben sie Aufträge an Dritte. So führt das effiziente und standardisierte Document-Processing von SPS insbesondere bei der Digitalisierung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Reisekosten - abrechnungen zu deutlichen Kosteneinsparungen und Skaleneffekten. Reisekosten abrechnen Bei der Übersetzung des Wortes ‚Reisekostenabrechnung‘ ins vietnamesische hilft Google noch weiter. Wenn es aber darum geht, Reisekosten in mehr als 30 verschiedenen Sprachen und fünf unterschiedlichen Alphabeten für alle Standorte weltweit zu bearbeiten, scheitern selbst große international aufgestellte Finanzdienstleister. Z. B. wendet ein Unternehmen in Konzerngröße für die Bearbeitung von 200000 bis 300000 Reisekostenabrechnungen pro Jahr alleine 50000 bis 70000 Stunden auf. Oft fehlen Belege, sind falsch ausgefüllt oder der Antrag entspricht nicht den steuerlichen Voraussetzungen. Die Folge: Das Kerngeschäft leidet. Digitale Personalakte Ein weiteres Beispiel für effizientes Outsourcing ist die durchgängige elektronische Erfassung der HR-Dokumente für die digitale Personalakte. Allerdings unterschätzen Unternehmen den Aufwand für die Digitalisierung oftmals. Scannen, klassifizieren und indizieren sowie ein weitgehend automatisiertes Lifecycle-Management erfordern professionelles Know-how. SPS digitalisiert papierbasierte Personaldokumente und übernimmt die Ver waltung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und der termingerechten Löschung. Zudem ermöglichen Schnittstellen zu ERP-Systemen jederzeit den direkten und mobilen Zugriff auf die digitale Personalakte. Liegt die Personalakte in digitaler Form vor, ist es konsequent die gesamte Mitarbeiterkommunikation elektronisch zu führen und da wo es möglich ist zu automatisieren, z. B. bei Urlaubsanträgen, Lohn- und Gehalts - abrechnungen. So lassen sich Medienbrüche vermeiden, die Effizienz steigt und die Secure-Mail-Lösung, IncaMail, von der Schweizerischen Post, bietet international eine sichere Kommunikationslösung per Mail. Insbesondere Finanzdienstleister profitieren dabei von den hohen Sicherheitsstandards bei SPS, die eine vertrauliche Geschäftsabwicklung ermöglichen. So ist SPS im Qualitätsmanagement nach ISO 9001, in der Softwareentwicklung nach CMMI Stufe 3 und für die Informationssicherheit nach ISO 27001 (ISMS) zertifiziert. Im sensiblen Bereich der Debitund Kreditkarten erfüllt SPS die Standards von Visa und Master Card und ist nach TÜV IT TU4 V2.0, Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und SAS 70 geprüft. (www.swisspostsolutions.de) Stefan Vaskovics, Leiter des Unternehmensbereichs Document-Processing bei Swiss Post Solutions (SPS) Deutschland: „Scannen, klassifizieren und indizieren sowie ein weitgehend automa - tisiertes Lifecycle- Management erfordern professionelles Know-how.“ Das effiziente Document Processing von SPS führt insbesondere bei der Digitalisierung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Reisekosten - abrechnungen zu deutlichen Kosteneinsparungen.


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