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BIT 06-2015

rungen in Höhe von 75000 Euro. Das größte Einsparpotenzial ergab sich im Bereich Zustellungskosten für die externe Verteilung von Printmedien. Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass 90 Prozent der gedruckten Seiten für die externe Verteilung vor - gesehen sind, also an Endkunden oder lokale Zweigstellen gehen. Zwar verfügt die Bank über einen internen Transportdienst, der Dokumente von der Zentrale an die 936 Niederlassungen ausliefert, aber an Kunden adressierte Dokumente werden frankiert und per Post verschickt. Die resultierenden Einsparungen an Versandkosten betrugen alleine im Jahr 2012 945000 Euro. Reduzierte Transportkosten schlugen mit weiteren 220000 Euro Einsparungen zu Buche. Außerdem profitiert das Unternehmen von einer vereinfachten Arbeits - organisation und damit einhergehenden Effizienzgewinnen. Die Dokumentensuche ist erheblich einfacher und schneller geworden und die Benutzer- Services wurden ebenfalls aufgewertet. Die ortsunabhängige Dokumenten - anzeige erlaubt flexibleres Arbeiten, beispielsweise durch die Erleichterung von Home-Office Szenarien. Als zusätzlichen Vorteil kann man die erhöhte Datensicherheit werten, da papiergebundene Dokumente wesentlich gefährdeter sind: Diebstahl am Drucker, Verlust, ungesicherter Zugriff usw. Ein benutzerspezifisch geregelter Online-Zugriff, wie ihn der Beta Web Enabler gewährt, wertet die Sicherheit bedeutend auf. Die Vertraulichkeit von Daten bleibt dank sicheren Zugriffs (via Berechtigungskontrolle über RACF und LDAP) gewahrt. wendeten ca. 50 Personentage für das Projekt auf, hauptsächlich für Kommunikation und Schulungen während der zweiten Phase. Hinzu kommen Betriebskosten, die sich aus der elektronischen Dokumentarchivierung ergeben; in diesem Fall wurde beispielsweise der Plattenspeicherplatz aufgestockt, was entsprechende Betriebsund Instandhaltungskosten bedingt. Vorteile der Lösung Kosteneinsparungen für Drucker - instandhaltung und Verbrauchsgüter (Tinte und Papier) beliefen sich bei 7,5 Millionen Ausdrucken im Jahr 2012 auf bis zu 112000 Euro. Zusätzlich konnten die Aufwendungen für Main frame-Drucker im Zuge des Projekts ebenfalls stark reduziert werden. Davon ausgehend, dass jede ausgedruckte Seite sieben Mal seinen Standort ändert, belief sich das 2012 bewegte Papiervolumen auf 276000 Tonnen. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen körperlichen Belastungsgrenzen pro Person an einem Arbeitstag erforderte die Bewältigung dieses Volumens 447 Personenarbeitstage. Es ergeben sich jährliche Einsparungen in Höhe von 49000 Euro. Dank der Lösung müssen Listen nicht mehr physisch gelagert werden – das System archiviert alle Dokumente je nach Erfordernis bis zu 10 Jahre lang revisionssicher in elektronischem Format. Dies bewirkt diverse Spar - effekte, so z. B. in Bezug auf die benötigte Nutzfläche, Lagerkapazitäten und den Zeitaufwand für das Sortieren und Entsorgen von Dokumenten. Daraus ergeben sich weitere jährliche Einspa- Grüner Arbeiten In Summe konnte die Bank durch das Dokumentenmanagement-Projekt seine Betriebskosten erheblich redu zieren und seine Flexibilität im Umgang mit Dokumenten erhöhen. Unterm Strich werden die personellen Aufwände und Kosten für Lizenzen sowie Instandhaltung und potenzielle Mehrkosten, die durch zusätzlichen digitalen Speicherplatz entstehen, durch die hohen Einsparungen ein Vielfaches aufgewogen. Somit steht der finanzielle Gewinn außer Frage – jedoch bietet das Projekt mehr als nur wirtschaftliche Vorteile: Gemeint sind die zahlreichen umweltbezogenen Vorteile, die zudem einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Umsetzung der Nachhaltigkeits - philosophie des Finanzdienstleisters darstellen. Zuvor wurden die auf den Main - frame-Druckern produzierten Dokumente per Frachtdienst an die einzelnen Standorte verteilt. Mittlerweile sind alle Berichte über den Beta Web Enabler online einsehbar. Das spart große Mengen an Treibstoff und trägt ebenfalls zu einem deutlich verminderten CO2-Ausstoß bei. Hinzu kommt der reduzierte Papierverbrauch in Höhe von mehreren Millionen Seiten im Jahr, der die Umwelt weiter entlastet. Im Jahr 2013 belief sich die Einsparung auf 18000 Seiten – tagtäglich. Papierlose Prozesse sind ein fester Bestandteil der Green-IT-Unternehmensphilosophie. Mit Hilfe der Beta Systems-Lösung ist die Bank diesem Ziel einen großen Schritt näher gekommen. (www.betasystems-dci.de) Dank der Lösung von Beta Systems müssen Listen nicht mehr physisch ge - lagert werden – das System archiviert alle Dokumente je nach Erfordernis bis zu 10 Jahre lang revisionssicher in elektronischem Format. BIT 6–2015 | 57


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