Multi-Channel-Output

BIT 06-2015

Output-Zentrale und Document-Factory Multi-Channel-Output Beta Systems: Erfolgreich umgesetztes Dokumenten-Management-Projekt Zero Papier – Green IT Noch im Jahr 2012 druckte eine große europäische Bank für den internen und externen Gebrauch rund 7,5 Millionen A4-Seiten auf seinen Mainframe-Druckern – das entspricht einem täglichen Output von 34000 Seiten. Das Druckaufkommen erreichte in Spitzenzeiten 70 Seiten/Minute, die Drucker waren das ganze Jahr über ständig im Einsatz. Die Bank rief ein Dokumenten - management-Projekt ins Leben, um Massenausdrucke von Listendaten im Mainframe-System zu reduzieren, dadurch die Druckkosten zu verringern und gleichzeitig seine Ökobilanz zu verbessern. Das mit der Projektleitung betraute Team entschied sich, die gesetzten Ziele mit Hilfe einer Output- Management-Lösung von Beta Systems umzusetzen. Seitdem dient Beta 93 als Tool für das Output-Management. Das zentrale Archivierungssystem wird auf z/OS betrieben, unterstützt aber auch weitere Betriebssysteme. Die Lösung sammelt die auf den unterschiedlichen Plattformen generierten Dokumente, teilt sie auf bzw. kombiniert sie neu und verteilt sie anschließend. Die Benutzer können alle Dokumente im Webbrowser über den Beta Web Enabler online recherchieren, anzeigen und erneut ausgeben lassen. Der Startschuss für das Projekt fiel in 2013, im Q1 2014 wurde die Lösung produktiv geschaltet. Die vier Kernphasen In der ersten Projektphase galt es, das Gesamtvolumen der Listen zu reduzieren. Alle als obsolet identifizierten Listen wurden aus dem System entfernt. Danach wurden Änderungsmanagement und Kommunikationsprozesse eingeführt, um den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten. Eine interne Kommunikationskampagne wurde lanciert, um die Endbenutzer zu informieren. Dabei ging es darum, das Unternehmensziel – weniger Massendrucke – zu erläutern und die Einzelheiten des Projekts darzulegen. Sämtliche internen Organisationen waren betroffen – insgesamt über 100 Abteilungen und 800 lokale Zweigstellen. Im Rahmen des Projekts erarbeitete das Projektteam Schulungen, verfasste Handbücher und richtete einen Helpdesk ein. Während des Projektes wurde ein Support-Team etabliert, das sich um Sicherheits- und Zugriffsaspekte des Systems kümmerte. Beta 93 wurde erstmalig im April 2013 in Betrieb genommen. Zunächst wurden Ausdrucke via Mainframe fortgeführt, um den Übergang zum papierlosen Betrieb zu erleichtern. Die letzte Projektphase umfasste Konsolidierungsaufgaben. Die Mainframe- Drucker wurden außer Betrieb genommen und eine abschließende Kommunikationskampagne informierte die Belegschaft über den endgültigen Stopp sämtlicher Ausdrucke über das Main frame-System. Zahlen und Fakten In der ersten Phase wurde die Zahl der gedruckten Listen halbiert. Das Volumen sank von 7,5 Millionen (2012) auf 4 Millionen Seiten (2013). Das entspricht einer Reduzierung um 53 Prozent. Jedes nicht gedruckte Blatt Papier wirkt sich auch positiv auf die Ökobilanz des Unternehmens und den CO2-Footprint aus. Die Beta Systems Output-Management-Lösung konnte auf diese Weise sämtliche Anforderungen der Bank erfüllen. Ein Blick auf den jährlichen Verbrauch pro Benutzer und andere Faktoren macht den Nutzen des Projekts deutlich. Im Jahr 2012 druckte jeder Benutzer durchschnittlich 1875 Seiten pro Jahr aus. Heute ersetzt die Beta-Web-Enabler-Schnittstelle die Ausdrucke, indem sie die Online-Anzeige der Daten ermöglicht. Jeder Benutzer sichtet jährlich durchschnittlich 975 Berichte online. Die verantwortliche IT-Abteilung investierte nur ca. 20 Personentage in die Einführung, Dokumentation, Benutzerschulung und den Support. Über die gesamte Projektdauer hinweg blieb die Zahl der an die IT-Abteilung gerichteten Anfragen gering. Weitere interne Organisationen der Bank Erfolgreiches Projekt: Die Ein - sparungen einer großen europäischen Bank, die auf eine Output- Management- Lösung von Beta Systems gesetzt hat, sind beeindruckend. Kosteneinsparungen von über 50 Prozent und eine ver - besserte Ökobilanz durch Reduzierung des Druckvolumens – Eine Bank hat auf die Output-Management-Lösung von Beta Systems gesetzt und wurde vollauf zufriedengestellt. 56 | BIT 6–2015


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