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BIT 06-2015

BIT 6–2015 | 51 aber auch CRM-Systeme für Adress- Aktualisierungen. Optimierung mit POSYDocumentWorkflow Die SET GmbH hat für die optimale Unterstützung von Dokumentenverarbeitungsprozessen ein flexibles, dokumentenbasiertes Workflowmanagement System entwickelt, den POSYDocumentWorkflow. Dieser läuft bei Kunden aus dem Versicherungsumfeld bereits seit 2014 produktiv und wird aktuell in verschiedenen Behörden, Banken und weiteren Versicherungen implementiert. Der POSY-Document- Workflow kann die beschriebenen Optimierungspotenziale in Dokumentenverarbeitungsprozessen realisieren: 1. Standardisierte Überwachung und Steuerung von Dokumentenver - arbeitungsprozessen: Der POSY-DocumentWorkflow steuert und überwacht den gesamten Dokumentenverarbeitungsprozess. ‘ Im Gegensatz zu einem Jobsteuerungssystem wie dem POSY-Workflow, ist der POSY-DocumentWorkflow auf die individuellen Verarbeitungsprozesse einzelner Dokumente fokussiert und nicht auf Jobs. Durch die Sicht auf Dokumente und die Sicht auf die Durchlaufzeiten können deutlich einfacher Engpässe in den Prozessen identifiziert werden. 2. Verarbeitung von Dokumenten auch auf Einzeldokument-Ebene: Mit dem POSY-DocumentWorkflow besteht die Möglichkeit, Dokumente einzeln zu verarbeiten, um sie z. B. elektronisch zu versenden oder sie im Fehlerfall individuell zu korrigieren. Wenn es sinnvoll ist, größere Mengen von Dokumenten im Dokumenten - verarbeitungsprozess gemeinsam zu behandeln, können mit Bulk-Verarbeitungen Startup- und Shutdown- Zeiten deutlich reduziert werden. Damit können z. B. Dokumente gemeinsam formatiert oder ins Archiv geladen werden. Die individuelle Verarbeitung einer hohen Anzahl an Einzeldokumenten war in der Vergangenheit aus Performancegründen nicht sinnvoll. Dies verändert sich durch den Einsatz moderner Techno - logien wie der Datenhaltung der POSY-OutputFactory ohne relationale Datenbanken. 3. Nutzung von kontextabhängiger Steuerung in Fehlersituationen: Im POSY-DocumentWorkflow können die Prozesse mit verschiedenen Akti - vitäten grafisch konfiguriert werden. In Fehlersituationen werden mit dem POSY-DocumentWorkflow standardisierte Folgeprozesse definiert und Mitarbeiter über den POSY-Fehlerpool integriert. Dies kann insbesondere in der elektronischen Kommunikation Kosten reduzieren wenn z. B. ein Dokument in das Portal eingestellt wird und der Versand einer dazu gehörenden Informations-E-Mail fehlschlägt. 4. Anbindung heterogener An wendungslandschaften über direkte Schnittstellen: Durch Aktivitäten, denen eine individuelle Java-Implementierung als Plug-in zu Grunde Abbildung 5: Integration von Drittsystemen. liegt, kann der POSY-DocumentWorkflow ohne große Hindernisse in beliebige Anwendungslandschaften integriert werden. Dabei bilden standardisierte Schnittstellen den Übergang vom POSY-DocumentWorkflow zu kundenindividuellen Plug-ins. Durch die Plugins ist z. B. ein kundenindividueller Versand durch eigene Systeme möglich, ohne die Vorteile einer komplett standardisierten Überwachung durch die POSY-OutputFactory zu verlieren. In Abbildung 5 ist eine Architektur dargestellt, in der der POSY-DocumentWorkflow über verschiedene Schnittstellen kunden - individuelle Systeme anspricht. Der POSY-DocumentWorkflow hat u. a. Schnittstellen zum POSYDocumentPool, dem zentralen Eingangstor in der POSY-OutputFactory. Über diese Schnittstellen können zum einen Dokumente aus dem POSYDocumentPool geladen und über den POSY-DocumentWorkflow in elektronischen Kanälen verarbeitet und zugestellt werden. Zum anderen können auch Dokumente zurück in den POSYDocumentPool gestellt werden, wenn diese beispielsweise nach einem fehlerhaften Versand doch mit anderen Dokumenten gemeinsam gedruckt oder anderweitig verarbeitet werden sollen. Autoren: Dr. Bernd Huber, Geschäftsführer, und Hendrik Leder, Technical Consultant, bei SET GmbH.


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