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BIT 06-2015

Output-Zentrale und Document-Factory Output Management Dokumentenprozesse in der Praxis Einen detaillierten Blick auf Optimierungen aus der Praxis erhalten Interessenten auf dem POSY-Output Forum, das am 4. und 5. November 2015 in Hannover im Novotel stattfindet. Anwenderunternehmen informieren, wie sie mit SET-Produkten ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse Die Veranstaltung bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, sich mit anderen Gästen und den Mitarbeitern der SET auszutauschen. 50 | BIT 6–2015 und eine insgesamt erhöhte Prozesskomplexität erzeugt. 2. Verarbeitung von Dokumenten auch auf Einzeldokument- Ebene: Heutzutage werden möglichst große und einheitliche Batches von Dokumenten gebündelt und gemeinsam durch die Dokumentenverarbeitungsprozesse verarbeitet. Dies führt zu geringeren Startup und Shutdown- Zeiten. Während eine Bündelung für etliche Anwendungen sinnvoll ist, werden für andere Anwendungen damit un nötige Barrieren aufgebaut. Sobald Dokumente elektronisch zugestellt werden, erwarten Kunden eine Zu stellung in wenigen Minuten. Die Verwendung von Batches führt heut - zutage jedoch dazu, dass die Verarbeitung durch einen Dokumentenverarbeitungsprozess oftmals mehrere Stunden benötigt. 3. Nutzung von kontextabhängiger Steuerung in Fehlersituationen: Damit Dokumente garantiert beim Empfänger ankommen, haben sich Closed-Loop-Systeme etabliert, welche die Produktion überwachen und nach einem Fehler die Erstellung für den gleichen oder einen alternativen Versandweg wiederholen bis das Dokument auch wirklich versandt wurde. Ein vollständig automatisierter Kreislauf ist in einigen Fehlerfällen beim elektronischen Versand allerdings nicht sinnvoll. So soll z. B. bei einem Versand mit einer falschen Fax-Nummer nicht automatisch der Versand über einen anderen Kanal erfolgen. Ein Sachbearbeiter soll überprüfen, ob ein Zahlendreher in der Fax-Nummer enthalten ist. Ist dies der Fall, sollte eine Korrektur der Fax-Nummer im Partnersystem erfolgen und der Versand mit der neuen Fax-Nummer gestartet werden. Dies verbessert die Datenqualität, reduziert Folgekosten durch die nun mögliche Nutzung vom Fax-Kanal und erhöht die Kundenzufriedenheit, indem der gewünschte Kanal bedient werden kann. Ein solcher Prozess ist in Abbildung 4 dargestellt. 4. Anbindung heterogener An wendungslandschaften über direkte Schnittstellen: Es ist Standard, dass Kernprozesse von Systemen abgebildet werden, die entweder in Eigenentwicklung entstanden sind oder durch Customizing von Standardsoftware sehr individuell ausgerichtet werden. Zu solchen Systemen zählen z. B. Bestandsführungssysteme, Buchungssysteme oder Partnersysteme. Diese Systeme müssen Daten für Dokumente im Dokumentenverarbeitungsprozess im Teilprozess der Datenbeschaffung liefern. Eine Anpassung dieser Systeme zur Lieferung der Daten ist oft nur mit sehr hohen Aufwänden möglich und mit entsprechenden Kosten verbunden. Daher sind für moderne Systeme zur Steuerung von Dokumentenverarbeitungsprozessen direkte Schnittstellen mit optional individuellen Adaptern entscheidend. Diese Adapter binden beispielsweise eigenentwickelte Portale und/oder Archiv-Systeme an gestalten und optimieren. Optimierung des Verarbeitungsprozesses In der Praxis sind viele Dokumentenverarbeitungsprozesse nicht oder nur unzureichend optimiert. Im Folgenden werden einige Optimierungspotenziale beschrieben, die mit modernen Systemen ausgenutzt werden können: 1. Standardisierte Überwachung und Steuerung von Dokumentenverarbeitungsprozessen: Die meisten Organisationen haben kein übergreifendes System für die Überwachung und Steuerung des gesamten Dokumentenverarbeitungsprozesses, insbesondere wenn Dienstleister für Teilprozesse genutzt werden. Dadurch geht Transparenz über den Dokumentenverarbeitungsprozess verloren und Schwächen wie z. B. Engpässe können nicht aufgedeckt werden. Durch die Nutzung von verschiedenen Systemen werden auch weitere Probleme wie Inkompatibilität von Anwendungen, unnötige Adapter Abbildung 4: standardisierter Multichannel Versand.


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