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BIT 06-2015

Abbildung 3: Darstellung des Dokumentenverarbeitungsprozesses. BIT 6–2015 | 49 folgt die Zusammenstellung aller benötigten Informationen. In Batch-Abläufen werden die Adressen der beteiligten Personen und die bevorzugten Versandkanäle aus den Partnersystemen ermittelt. Bestandsführungssysteme und Business-Rules-Management- Systeme liefern Dokumenteninhalte und Geschäftsregeln. In der interaktiven Dokumentenerstellung werden sowohl Daten (analog den Batch- Abläufen) ermittelt als auch interaktiv durch den Sachbearbeiter ergänzt. Dabei kann der Sachbearbeiter sowohl standardisierte Textbausteine auswählen als auch individuelle Texte und Daten eingeben. Das eigentliche Schriftstück wird im nächsten Teilprozess in den beiden Unterprozessen Dokumentenerstellung (Composition) und Formatierung erzeugt. Composition bezeichnet die Anordnung einzelner Elemente (Briefkopf, Absender, Tabellen) auf Blättern und Seiten, während die Formatierung die Erstellung des eigentlichen Formats (AFP oder PDF) bezeichnet. Neben der Erstellung des Dokuments wird in diesem Teilprozess oftmals noch auf Geschäftsregeln aus den Business- Rules-Management-Systemen zurückgegriffen, um beispielsweise Kopien und/oder Duplikate von Dokumenten zu erzeugen. Die bislang erwähnten Teilprozesse werden fast immer in der Verantwortung des Document-Owners, in dort angesiedelten Batch-Abläufen oder von Sachbearbeitern aus den Fachbereichen durchgeführt. Die fertig erstellten Dokumente werden für die nächsten Teilprozesse an den internen oder externen Verarbeitungsdienst - leister übergeben. Der erste Teilprozess zur Vorbereitung des Dokumentenversands beim Ver - arbeitungsdienstleister ist die „Optimierung“, die wiederum in mehrere Unterprozesse geteilt wird. Zuerst erfolgt der Dateneingang (z. B. per SFTP, auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk oder in einem eigenen Portal) der optional auf Vollständigkeit überprüft werden kann. Im nächsten Unterprozess werden Formate an - gepasst (z. B. für ein einheit liches Ressourcen-Handling) und Metadaten für die weitere Optimierung vereinheitlicht. Nach einer optionalen Bündelung werden die Dokumente entweder für den physischen Versand optimiert oder für die elektronische Zustellung vorbereitet. Die hierfür erforderlichen Aktivitäten sind u. a. DV-Frankierung, Aufbringung von Steuerzeichen, Erstellung von Deckblättern, Generierung von Textkörpern für E-Mails und Konvertierungen. Der nächste Teilprozess beim Verarbeitungsdienstleister ist die „Herstellung“. Diese umfasst im Falle der physischen Zustellung die Produktion der Sendungen und damit Unterprozesse Abbildung 2: Beispiel eines Angebotsprozesses. wie Druck und Kuvertierung, manuelle Verpackungsvorgänge (für Pakete oder große Sendungen), aber auch optionale Schritte wie eine manuelle Qualitätssicherung. Im Falle der elektronischen Zustellung werden je nach gewählten Versandkanälen (E-Mail, gesicherte Secure-Mail, Portale, etc.) die erforderlichen elektronischen Dateistrukturen erstellt. Der letzte Teilprozess beim Versanddienstleister ist der „Versand“. Der Versand von physischen Sendungen wird von den verschiedenen Postgesellschaften durchgeführt. Für den elektronischen Versand werden die Leistungen von Providern in Anspruch genommen. Mit der Zustellung des Dokumentes beim Empfänger ist der Dokumentenverarbeitungsprozess zunächst beendet. Was folgt ist je nach Art des Dokumentes die endgültige Ablage beim Empfänger oder die Initialisierung eines neuen Geschäftsvorfalles durch ein Antwortschreiben. Hendrik Leder, Technical Consultant SET: „Die Optimierung von Geschäftsprozessen bietet hohe Potenziale zur Steigerung bzw. zukunftsorientierten Anpassung der Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation.“


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