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BIT 06-2015

Output-Zentrale und Document-Factory Output Management Dr. Bernd Huber, Geschäftsführer SET GmbH: „Für die kontinuierliche Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation ist die Fokussierung auf Kernkompetenzen entscheidend.“ 48 | BIT 6–2015 SET: Dokumentenverarbeitung ganzheitlich steuern und überwachen Dokumentenprozesse optimieren Output-Management wandelt sich immer mehr von einem technischen Vorgang zu einem strategischen Konzept der Kundengewinnung und Kundenbindung. So ändert z. B. die Verlagerung des „customer point of contact and sales“ von der Filiale in das Internetportal für viele Unternehmen die Kommunikationsstruktur mit ihren Kunden. Das Output- Management wird dadurch wichtiger, gerade bei trans - aktionalen Dokumenten. Es wird damit verstärkt zu einer Kernkompetenz. Um für zukünftige Anforderungen gerüstet zu sein, sollte der Dokumentenverarbeitungsprozess optimiert werden. eines solchen Optimierungsprojektes ist die Analyse und Darstellung der Ist-Geschäftsprozesse. In Abbildung 2 wird ein vereinfachter Geschäfts - prozess beispielhaft abgebildet. Eine Möglichkeit Geschäfts - prozesse zu optimieren und somit die Komplexität und die Kosten zu re duzieren, ist die Verschlankung von Prozessen. Im abgebildeten Angebotsprozess könnten z. B. externe Prüfungen und damit Kosten und Prozess - laufzeiten reduziert werden. Im Gegenzug müssten allerdings höhere Risikozuschläge kalkuliert werden. Eine weitere Optimierungs option ist die stärkere Standardisierung und Wiederverwendung von Teilprozessen. Hierbei lohnt es sich, zuerst die Prozesse zu standardisieren, die besonders häufig genutzt werden. Im abgebildeten Angebotsprozess könnten z. B. die Aktivitäten im Bereich Output-Management standardisiert werden. Der Dokumentenverarbeitungsprozess Für die Vereinheitlichung von Aktivi - täten im Output-Management wird im Folgenden der Dokumentenverarbeitungsprozess betrachtet, der Prozess von der Dokumentenerstellung bis zum Empfang der Sendung durch den Empfänger. Dokumentenverarbeitungsprozesse werden von Geschäftsvorfällen ausgelöst. Im ersten Teilprozess „Registrierung“ werden die Aufträge und Schriftstückanforderungen bei Überwachungs und Berichts-Systemen registriert. Damit können übergreifende Berichte und Überwachungen schon ab Prozessbeginn erfolgen. Es wird zusätzlich eine Klammer über alle relevanten Schriftstücke gebildet (ein Kundenauftrag). Dies wird benötigt, da einzelne Schriftstücke im weiteren Prozessverlauf unterschiedlich verarbeitet und (z. B. via Post oder E-Mail) versandt werden können, Reports und Abrechnungen jedoch übergreifend erfolgen sollten. Im Teilprozess „Datenbeschaffung“ er- In Versicherungsunternehmen gibt es mit dem „VBZ - Versicherungsbetrieb der Zukunft“ ein Modell, in welchem das Output-Management einen festen Platz in der IT-Gesamt architektur hat (seihe Abbildung 1). Die Optimierung von Geschäftsprozessen bietet hohe Potenziale zur Steigerung bzw. zukunftsorientierten Anpassung der Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation. Ausgangspunkt Abbildung 1: VBZ - Versicherungsbetrieb der Zukunft.


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