E-Rechnungen/ZUGFeRD

BIT 06-2015

Stefan Luther, Projektmanager bei Alos Solution: „Mit der technischen Umsetzung von ZUGFeRD und einer begleitenden Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD besteht nun Zukunftssicherheit um in das digitale Zeitalter der Rechnungsverarbeitung zu starten.“ rechnungen einen der Prozesse, in dem sie durch Automatisierung und durchgängige Digitalisierung unver - züglich Kosten sparen. Die IT-Verantwortlichen und ihre Berater rechnen dem Management einen selbst für IT-Projekte extrem schnellen Returnon Investment vor. Umstellung auf digitale Rechnungsstellung Typischerweise amortisieren sich innerhalb von weniger als einem Jahr die Kosten. Vor allem deshalb, weil Server und elektronische Archive die personalintensiven Prozesse wie Dateneingabe, Rechnungsprüfungen, Archivierung und Recherche über - nehmen. Denn in den Datenspeichern sind sämtliche Auftrags- und Rechnungsdaten vorhanden. Aber nicht nur die Kostenbetrachtung führt zum BIT 6–2015 | 35 Alos: XML-Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument Zwei-in-Eins Die deutsche Gesetzgebung machte es nicht allen leicht, die digitale Rechnung einzuführen. Doch seit 2014 treibt die ZUGFeRD-Initiative die Umstellung voran. Stefan Luther, Projektmanager bei Alos Solution, erläutert warum immer mehr Unternehmen auf elektronische Rechnungen umsteigen. Bislang sind die IT-Abteilungen damit beschäftigt strukturierte ERP-Daten zur Rechnungserstellung mit Hilfe von Output-Systemen in Dokumentenformate zu gießen, sie auf Papier zu drucken oder in andere elektronische Formate zu speichern, um sie schließlich per Post oder Mail zu verschicken. Auf der Empfängerseite machen die IT- und Accounting-Abteilungen diese Formatierung mit hohem Aufwand wieder rückgängig. Sie digitalisieren Papierrechnungen mit Hilfe von Scannern, extrahieren oder tippen aus den PDFs die Rechnungsdaten und speichern diese im ERP-System. Näherung auf der Kostenseite Auf den ersten Blick wird klar, dass dieser gesamte Input- und Output- Prozess unnötig ist, wenn sich Lieferant und Kunde auf den Austausch von strukturierten und standardisierten Daten verständigen. Dies ist nun möglich, da mit ZUGFeRD gleich zwei Anforderungen erfüllt werden. Die PDF Datei erfüllt die Anforderungen an die visuelle Prüfung der Belege, wie sie die Deutsche Steuergesetzgebung vorschreibt. Eine eingebunde XML-Datei macht die elektronische Verarbeitung bis auf Positionsebene möglich. Viele Verantwortliche nähern sich dem Thema von der Kostenseite. Sie sehen in der Bearbeitung der Eingangs- Umdenken. Durch die GoBD-Verordnung (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die seit Anfang 2015 gültig ist, kommen weitere Herausforderungen auf Unternehmen zu. Die GoBD beschreibt die Rechte und Pflichten im Umgang mit Daten bei der digitalen Buchführung. Mit der technischen Umsetzung von ZUGFeRD und einer begleitenden Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD besteht nun Zukunftssicherheit, um in das digitale Zeitalter der Rechnungsverarbeitung zu starten. Aus diesem Grund haben in Deutschland in den vergangenen Jahren immer mehr Unternehmen damit begonnen, ihre Systeme auf digitale Rechnungsstellung und -empfang umzustellen. Die Rechnungsdaten laufen als Datenstrom in den Server oder erreichen das Unternehmen als PDFDatei im Anhang einer E-Mail. Die Systeme lesen die Rechnungspositionen maschinell, sortieren sie automatisch, gleichen die Positionen mit den Bestellungen ab und routen sie unverzüglich zur Freigabe an die verantwortlichen Mitarbeiter. Am Ende des Prozesses überweist das System den fälligen Betrag an die Lieferanten. (www.alos.de) Das ZUGFeRD-Format Die Idee des ZUGFeRD-Formates ist es, in einen PDF-Beleg standardisierte XML-Rechnungs - daten zu integrieren. Somit verbindet der ZUGFeRD-Standard den Buchungssatz mit dem Beleg und erfüllt die Vorgaben der Finanzverwaltung, die zu jeder Rechnung einen Beleg fordern. Und auch technisch gibt es keinen Grund, an digital archivierten Belegen zu zweifeln. Denn ZUGFeRD basiert mit PDF und XML auf zwei der wichtigsten Standards in der Informationstechnologie.


BIT 06-2015
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