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BIT 06-2015

BIT 6–2015 | 19 BCT Software: Automatisierte Postbearbeitung in der Cloud Service spürbar verbessert Ein digitales Büro bedeutet mehr als das Verschwinden von Papier: Daten sollen aus Dokumenten extrahiert und in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden können. Besonders effektiv ist dies mit einem Input-Management-System möglich – vor allem, wenn Unternehmen dieses als Capture- Plattform in der Cloud nutzen. Wie sicher und effizient dieser Vorgang abläuft und welcher Nutzen er stiftet, erläutert Sander Peters, Manager Business Line Data Management bei BCT. Die Automatisierung der Postbearbeitung erfolgt in drei Schritten. 1. Erfassung der digitalen und Papierdokumente: Sofern die zu klassifizierenden Dokumente noch nicht digital vorliegen, müssen sie manuell gescannt werden. Je nach Aufkommen geschieht dies zentral, beispielsweise in einer Poststelle und mit speziellen Scannern oder dezentral mit vorhandenen Multifunktionsgeräten. Gespeichert werden die digitalisierten Dateien und E-Mail-Anhänge auf einem festgelegten Rechner oder auf dem allgemeinen Unternehmensserver. 2. Extraktion der Dokumenteninhalte in der Capture-Plattform: Es erfolgt die Einbindung in die Capture Plattform in der Cloud, um die digitalisierten und digitalen Dokumente zu verarbeiten: Zunächst richtet die Software sie automatisch aus und optimiert die Bildqualität. Anschließend werden die Inhalte ausgelesen, identifiziert und klassifiziert. Hierzu prüft das System das Dokument anhand charakteristischer Merkmale und Wörter, die vom Anwender frei definiert werden können, und vergleicht es mit bereits bekannten Dokumentenarten: Sind Elemente wie Absenderadresse, Rechnungsnummer oder Kontodaten zu finden? Gibt es Keywords, die Rückschlüsse auf den Inhalt zulassen? Zusätzlich wird zwischen strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Dokumenten unterschieden. Der Grad der Strukturierung hängt davon ab, ob es sich um ein standardisiertes Formular, ein ‚typisches‘ Schriftstück wie eine Rechnung oder ein formloses Anschreiben handelt. Auf diese Weise lernt die Software mit jeder Auslesung dazu, die Identifizierung wird demnach kontinuierlich verbessert, und es entsteht eine trainierbare Wissensdatenbank. 3. Export in nachgelagerte Systeme: Konnte das Dokument einer bereits definierten Dokumentenart zugeordnet werden, wird es als durchsuchbare PDF-, PDF/A-, oder TIFDatei und die erkannten, extrahierten Inhalte als XML- oder CSV-Datei exportiert. In dieser Form werden sie wieder an den eigentlichen Speicherort zurückgeschickt. Die Dateien bleiben also nur für den Zeitraum der Identifizierung, Klassifizierung und Extraktion in der Cloud. Anschließend erfolgt die Einbindung in die internen Workflows, indem das erfasste Dokument und dessen extrahierte Inhalte beispielsweise an eine bestehende DMS-, FiBu- oder ERP-Lösung weitergeleitet werden. Durch die einheitliche Verarbeitung aller eingehenden Dokumente ergibt sich eine merkliche Zeit- und Kostenersparnis. Dokumente durchlaufen im Unternehmen die verschiedenen, nun weitestgehend standardisierten Arbeitsschritte deutlich schneller, sodass die Produktivität gesteigert wird. Bittet z. B. ein Kunde schriftlich, seine hinterlegte Anschrift zu erneuern, wird dieses Anliegen binnen Sekunden in der Cloud erkannt. Das Dokument wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der die Kontaktdaten anschließend im System ändert. (www.bctsoftware.de) Die lernfähige Software eines Input- Management-Systems identifiziert und klassifiziert eingehende Papierdokumente und E-Mail-Anhänge hinsichtlich ihrer prozessrelevanten Inhalte. Anschließend werden diese extrahiert und automatisch zur Bearbeitung an die zuständige Abteilung weitergeleitet.


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