Enterprise-Content-Management

BIT 06-2015

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management 18 | BIT 6–2015 Docuware: DMS-Lösung bei Mann Energie Ökonomisch und ökologisch Die auf nachhaltige Naturenergie spezialisierte Unternehmensgruppe Mann Energie optimiert ihre Geschäftsprozesse mit Docuware. Wie ein Dokumenten-Management-System (DMS) nicht nur für Effizienz bei Dokumentenprozesse sorgt sondern auch die Ökobilanz verbessert zeigt die Anwenderreportage. Papierberge auf den Schreibtischen gehörten beim Spezialisten für Holzpellets und Ökostrom zum Tagesgeschäft. Diese erstreckten sich von zahlreichen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Angebots- und Auftragsdokumenten über Liefer- sowie Wiegescheine, Verträge, interne Unterlagen bis hin zu Notizzetteln. Das hohe Papieraufkommen sowie die zahlreichen archivierten Dokumente in Aktenordnern widersprachen der Philosophie des Unternehmens. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, räumliche und zeitliche Ressourcen zu sparen und gleichzeitig nachhaltig der Umwelt zuliebe zu agieren, wurde bei Mann Energie mit Sitz in Langenbach Docuware eingeführt. Als Projektziel hatten sich die ITVerantwortlichen gesteckt, alle täglich anfallenden Dokumente und Informationen elektronisch zu verwalten und dadurch die Bearbeitungszeiten vor allem bei papierbasierten Geschäftsprozessen erheblich zu reduzieren. Das ganzheitliche Management – von der Beratung über die Planung und Realisierung bis zur Implementierung des DMS in die IT-Landschaft – übernahm das nahe angesiedelte Systemhaus ikt Gromnitza, das gleichzeitig Docuware- Partner war. Um jährlich die weit über 10000, in der Regel mehrseitigen Dokumente auf einfache Art und Weise zu managen, hat Mann Energie mehrere Firmen innerhalb der Unternehmensgruppe an den zentralen Dokumenten- Pool angebunden. Einzelne Software- Bausteine wurden vom Docuware- Partner sukzessive im laufenden Betrieb implementiert sowie live gesetzt. Enorme Erleichterung Docuware wurde nahtlos in Outlook und das Warenwirtschaftssystem Merkator eingebunden. Alle mit der Business Software erzeugten Ausgangsbelege werden automatisch mit zugehörigen Unterlagen archiviert. Abgelegte Unternehmensbelege sowie der EMail Verkehr können in Dokumenten- Workflow eingebunden werden. So hat etwa die Buchhaltung jederzeit einen Überblick darüber, welcher Beleg welchem Kollegen zur Prüfung vorliegt und ob eine Erinnerung erforderlich ist, um Skontofristen zu wahren. Die Arbeitserleichterung ist enorm: Wo früher zahlreiche Arbeitsschritte erforderlich waren, sind heute sowohl bei der Ablage als auch bei der Recherche wenige Klicks ausreichend. Dank digitalisierter Abläufe können auch Monatsabschlüsse jetzt viel schneller erstellt werden. Ebenso hat sich der Aufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses deutlich reduziert, da der Wirtschaftsprüfer Zugriff auf die digitalisierten Daten erhält. Im Hinblick auf ein papierloses Büro hat sich ein Teil der Lieferanten von Mann Energie dem digitalen Rechnungsversand angeschlossen. Das spart zusätzlich Papier sowie Porto und den Transport der Sendungen. Die Bearbeitungszeiten bei papierbasierten Geschäftsprozessen konnten durch den DMS-Einsatz um bis zu 90 Prozent reduziert werden. (www.docuware.com) Die mit zahlreichen Umwelt- und Innovationspreisen ausgezeichnete Firmengruppe Mann Energie hat ihre Geschäftsprozesse mit Docuware optimiert, was auch den ökologischen Unternehmensansprüchen zu Gute kommt. (Abb.: Mann Energie, Pelletwerk in Langenbach) Prokurist Jörg Thielmann zog bereits wenige Wochen nach dem Rollout eine positive Bilanz: „Durch die professionelle Implementierung der DMS-Lösung agieren wir jetzt ökologisch und ökonomisch am Puls der Zeit.“


BIT 06-2015
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