Output-Management

BIT 05-2015

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 54 | BIT 5–2015 Beta Systems: digital, personalisiert, zentralisiert Mehr drucken ja – aber digital Der Papierverbrauch großer Organisationen wie Banken, Versicherungen oder Rechenzentren ist für den Normalbürger heute gar nicht mehr vorstellbar: Knapp 10 Mio. A4-Seiten werden jährlich im Host-Massendruck erstellt. Tages volumina von 40.000 Seiten sind dort übliche Mengen, was nicht gerade vorteilhaft für die Ökobilanz ist. Und der Druckbedarf nimmt stetig zu. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, weiterhin Output zu produzieren und den eigenen CO²-Fußabdruck dabei sogar noch zu verkleinern – mit modernen Output- Management-Systemen, die den Druckoutput grundsätzlich anders aufbereiten: digital, personalisiert und zentralisiert. Kaum ein Geschäftsprozess kommt ohne Dokumente aus. Prozesse gehen heute in der Regel über einzelne Abteilungen und Systeme hinaus und laufen unternehmensweit ab. Deshalb müssen auch Dokumente ganzheitlich über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg betrachtet werden. In großen Unternehmen mit umfangreichen Druckdatenströmen kann auf dem Weg von der erzeugenden Anwendung bis hin zur Ausgabestelle so einiges verloren gehen. Da reicht es schon, wenn ein Ausdruck fehlt oder der Papierschacht leer ist – schon sind mitunter komplette Produktionsläufe zu wiederholen. Dies zu verhindern ist die Aufgabe von Output-Management-Systemen (OMS). Sie bereiten komplexe Datenströme aus Fachanwendungen benutzerfreundlich auf und sorgen dafür, dass sie zielgenau ihren Weg finden. Dabei koordinieren OMS den Weg zwischen Anwendungs-Output, Druck, Speichermedium und Endanwender und gewährleisten eine unterbrechungslose Abnahme und Sicherung von Druckdaten. Diese bleiben permanent vorhanden und können nachgedruckt werden – wichtig insbesondere bei zeitkritischen Dokumenten oder nicht wiederholbaren Produktionsläufen. Output-Management ist deshalb Voraussetzung für optimierte Prozesse und ist eng mit den Kernprozessen und zentralen IT-Anwendungen im Unternehmen zu verknüpfen. Listen, Kundenbriefe, Kontoauszüge oder sonstige Output-Daten erzeugen beispielweise Banken heute nach wie vor im Mainframe-Umfeld. Das heißt, die Drucksachen stammen hauptsächlich aus Batch-Verarbeitungsläufen. Dort, beim Massendruck im Hostbereich, ist AFP das Standardformat. Weil es auf dem Host keine Möglichkeit gibt, AFP-Datenströme WYSIWYG (what you see is what you get) darzustellen, sind riesige Mengen an Papieroutput nötig. Features wie das flexible Einmischen von Bilddateien oder variablen Textbestandteilen in den Druckoutput lassen sich unter AFP zudem nur unter verhältnismäßig großem Aufwand realisieren. Bündelung aller Quellen in einem System Mit PDF bzw. PDF/A steht heute ein modernes Outputformat für die flexible Gestaltung formulargestützter Ausdrucke zur Verfügung. Diese lassen sich darüber weit flexibler und personalisierter gestalten als mit herkömmlichen AFP-Mitteln. Moderne Druck - lösungen unterstützen daher ebenso PDF/A wie PCL, PostScript und AFP Bernhard Prüger, Manager Product Marketing DCI, Beta Systems Software AG: „Output-Management Systemen bereiten komplexe Datenströme aus Fachanwendungen benutzerfreundlich auf und sorgen dafür, dass sie zielgenau ihren Weg finden.“ Jedes nicht gedruckte Blatt Papier wirkt sich positiv auf die Ökobilanz eines Unternehmens und den CO²-Fußabdruck aus. Abb.: XiXinXing, istockphoto.


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