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BIT 05-2015

BIT 5–2015 | 39 ID-Netsolutions: Für kundenindividuelle Lösungen Optimale Prozesse ID-Netsolutions bietet Unternehmen nachhaltig wirkende IT-gestützte Lösungen zur Verbesserung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. Dabei liegen die Kernkompetenzen auf der Beratung und erfolgreichen Umsetzung von Lösungen zu den Themen EIM, ECM, Rechnungs-, Dokumenten- und Workflow-Management sowie Archivierung. Digitalisierung der Eingangspost genutzt wurde, galt es anschließend, die Eingangsrechnungsverarbeitung durch integrierte Workflows zu steuern. Heute werden bei Cadooz Eingangsrechnungen und -gutschriften digital verarbeitet, Rechnungen zentral gescannt und automatisch in ELO Enterprise importiert. Die buchhalterischen Informationen der Belege werden mit der Belegerkennung ELO DocXtractor Invoice ausgelesen und an den bereits in ELO archivierten Beleg übergeben. Es folgt ein automatisierter Workflow in docufied smartInvoice zur Rechnungseingangsverarbeitung. Sind alle Schritte des Workflows durchlaufen, ist die Bearbeitung des Eingangsbeleges abgeschlossen. Wurde die Rechnung als gültig erkannt, wird sie über Microsoft Dynamics NAV bezahlt. Sollte hingegen die Rechnung sachlich oder buchhalterisch nicht korrekt sein, wird der Beleg als ungültig markiert, der Workflow beendet und es erfolgt eine Vorgangsklärung. Wichtig: Zu den Rechnungen gehörende E-Mails werden als „mit - geltende Dokumente“ in docufied smartInvoice mit dem Beleg verknüpft. Dies erfüllt automatisch die Gesetzesvorgaben an Unternehmen zur Archivierung geschäftsrelevanter Unterlagen. Circa 20000 Dokumente werden bei Cadooz pro Jahr in ELO verwaltet, rund 80 Arbeitsplätze profitieren von dieser Digitalisierung. Sebastian Achenbach, Projektleiter bei Cadooz, zieht ein positives Fazit: „Wir haben unsere Ziele in kürzester Zeit erreicht: den direkten Zugriff auf jetzt schnelle Prozesse und weniger Papiereinsatz. Als nächstes Teilprojekt führen wir zusammen mit ID-Netsolutions die digitale Vertragsakte ein. Die Zusammenarbeit hat sich für uns bewährt.“ Auf die Integration der IT-Lösungen folgen Schulungen vom Admin bis zum Anwender sowie IT-Service und Support. Experten der ID-Netsolutions begleiten die Projekte: Entwickler, Business und Technical Consultants – damit Lösungen nachhaltig wirken. (www.id-netsolutions.de) Adrian Ave, geschäftsführender Gesellschafter der ID-Netsolutions: „Wir betrachten Projekte ganzheitlich und konzipieren kundenindividuelle Lösungen und IT-Produkte.” Kunden der ID-Netsolutions GmbH suchen Lösungen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren. „Wir betrachten Projekte ganzheitlich und konzipieren kundenindividuelle Lösungen und ITProdukte. In unseren Kerngeschäftsfeldern Enterprise-Content-Management (ECM) sowie Dokumenten- und Workflow Management betreuen wir bundesweit eine Vielzahl an Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen auf ihrem Weg in die Digitalisierung“, skizziert Adrian Ave, geschäftsführender Gesellschafter der ID-Netsolutions, den Beratungsansatz. Als ELO Business-Partner setzt ID-Netsolutions das Dokumenten-Management-System (DMS) ELO sowie das unternehmenseigene Produkt docufied smartInvoice ein. Letzteres ermöglicht Unternehmen, ihr Rechnungsmanagement effizienter und transparenter in die Unternehmensabläufe einzubinden. Digitale Verarbeitung Für die Hamburger Cadooz GmbH, einem der führenden Full-Service- Anbieter für Produkt- und Incentive- Lösungen in Deutschland, digitalisierte ID-Netsolutions die Geschäftsprozesse und organisierte diese mit dem DMS ELO Enterprise. Zielsetzung: Vermeidung von Papier bei dokumentenbasierten Arbeitsabläufen. Nachdem ELO zunächst nur für die Die Lösung docufied smart - Invoice bietet eine invididuell anpassbare Benutzer - oberfläche.


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