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BIT 05-2015

Leading ECM Technology Cloud On Premise docuware.com BIT 5–2015 | 37 Fragen und Missverständnisse zur GoBD Praxisnah erläutert Eine moderierte Fragen & Antwort Session zur GoBD gibt es in diesem Jahr auf der ECM World mit Dirk-Peter Kuballa, vom Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein und Mitautor der GoBD, der hier als freiberuflich Vortragender tätig ist, sowie Bernhard Zöller von Zöller & Partner. Manchmal wundert man sich ein wenig. Wir haben in Deutschland seit 1995 eine schriftliche Erlaubnis des BMF zur Implementierung papierloser Prozesse inkl. der Erlaubnis, die gescannten Originale zu vernichten (GoBS1 vom 7.11.1995). Nun ist ein diese DMS-freundliche Haltung bestä - tigende Neuauflage erschienen (GoBD2 vom 14.11.2014) und eine Welle der Diskussionen erweckt den Anschein, als sei etwas Schlimmer passiert. Der Reihe nach: Seit 1995 gab es mit der GoBS eine vom Bundesminister der Finanzen öffentlichelegitimierte Anleitung, wie man elektronische Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt. Diese Anleitung war mit 17 Seiten übersichtlich, der Text nicht sonderlich kompliziert und damit auch les- und verstehbar. Was häufig übersehen wird: mit der GoBS erteilte das BMF auch die schriftliche Erlaubnis für das so genannte ersetzende Scannen, was nach unserem Kenntnisstand in Europa einmalig war und den Anwendern erlaubte, die alten Papierprozesse konsequent abzulösen. Im Laufe der Jahre war klar, dass eine Renovierung der Texte notwendig ist, auch weil es seit 2002 mit der GDPdU3 eine weitere Verwaltungsanweisung gab, die zwar eine andere Zielsetzung hatte (maschinell auswertbare Daten) aber mit der GoBS in Teilen doch überlappend war. Im November 2014 wurde dann das Nachfolgedokument, die GoBD veröffentlicht. Nach Sichtung ist klar: das BMF setzt die bisher angewandte Technologie-freundliche Haltung fort und vereinfacht vielen Anwendern die Umsetzung der Anforderungen zur ordnungsgemäßen Ablage elektronischer Unterlagen, wie beispielweise in einem DMS. Die GoBD sind mit 37 Seiten etwas umfangreicher, ersetzen aber nicht nur die 17 Seiten GoBS sondern auch die seit 2002 geltenden GDPdU und die bisher zu berücksichtigenden Fragen & Antwort-Dokumente des BMF zur GDPdU, weil sie auch einige Beispiele aus der Praxis zur Erläuterung beinhalten. Mit anderen Worten: Umfang und Inhalt lassen sich einfach erschließen und das BMF bestätigt seine DMS-freundliche Grundhaltung. Trotzdem kommt es nach unserer Wahrnehmung zu vielen Diskussionen zu Detailaspekten aus den 184 Randziffern der GoBD wie beispielsweise: Ist ersetzendes Scannen trotz der TR Resiscan des BSI unter den gleichen Bedingungen erlaubt wie bisher? Darf man E-Mail-Formate konvertieren? Wann muss man das OCR-Ergebnis der Dokumentenklassifikation aufbewahren? Muss man ein DMS verwenden oder darf man auch im File-System ablegen? Darf man ZUGFeRD-Rechnungen in Tiff konvertieren? Ist Farbscanning jetzt Pflicht? Darf man Excel-Dokumente in PDF konvertieren? Darf man eingehende Tiff-Dokumente in PDF wandeln? Diese Liste lässt sich beliebig erweitern. Auf der diesjährigen ECM World wird eine Art moderierte FAQ zu den häufigsten Fragen und Missverständnissen zur GoBD stattfinden. Interessenten können im Vorfeld unter info@zoeller.de Fragen an die beiden Moderatoren senden. Vortrag: Die häufigsten Fragen zu den GoBD aus der Praxis, 15. September, 16.50 Uhr. Moderatoren der Fragen & Antwort Session sind Dirk- Peter Kuballa (oben), vom Finanzministerium Schleswig Holstein, sowie Bernhard Zöller, Geschäfts führer der Zöller & Partner GmbH. Fußnoten: 1 Grundsätze ordnungsmäßiger IT-gestützter Buchführungssysteme. Die GoBS wurden von der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung erarbeitet und mit einem BMF-Begleitschreiben am 7. November 1995 veröffentlicht (IV A 8 – S 0316 – 52/95- BStBl 1995 I S. 738). 2 Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Veröffentlicht am 14. November 2014 (GZ IV A 4 – S 0316/13/10003, DOK 2014/0353090). 3 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Verwaltungsanweisung, die mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 17. Juli 2001 veröffentlicht wurde mit Wirkung zum 1.1.2002. Im Herbst 2012 aktualisiert wegen des Wegfalls der Signaturpflicht bei vorsteuerabzugsfähigen, elektronischen Eingangsrechnungen.


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