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BIT 05-2015

36 | BIT 5–2015 ECM World Ausblick Hybride Archivierung mit PDF/A-3 Archivtaugliche Variante Thomas Zellmann, Geschäftsführer, PDF Association: „Solange sich ein Dokument noch im Lebenszyklus befindet, ist nicht vorhersehbar, welche Version die finale sein wird.“ Was sind die Besonderheiten des PDF/A-Standards für die Langzeitarchivierung? Wo liegen die Vorteile der hybriden Archivierung? Diese und weitere Fragen sind Gegenstand des Vortrages von Thomas Zellmann von der PDF Association. PDF/A-3 lässt sich sowohl mit digital erzeugten als auch mit gescannten Dokumenten sehr gut verwenden. Bei „Born Digital“-Dokumenten steht die hybride Archivierung als Anwendungsfall an erster Stelle, die durch die Verwendung von PDF/A-3 wesentlich verbessert wird. Solange sich ein Dokument noch im Lebenszyklus befindet, ist nicht vorhersehbar, welche Version die finale sein wird. Um sicherzustellen, dass man zu jeder Zeit eine archivtaugliche Variante hat, wird zu jeder neuen Version eine PDF/A-Datei erstellt. Ergebnis sind zwei Dateien, die eigentlich zusammengehören – die Quelldatei und das PDF/A-Pendant, beide werden archiviert, daher „hybride Archivierung“. So können bei der E-Mail-Archivierung in einer PDF/A-Datei, die Original-E-Mail im MSG-Format sowie Attachments, integriert werden. Der Vorteil: In einer Datei sich die langfristig lesbaren PDF/A-Dokumente und Dateien im nativen Format organisiert und stehen damit zentral im Zugriff. Ein weiteres Beispiel ist der elektronische Rechnungsaustausch auf ZUGFeRD-Basis. Als Übertragungsformat wird das PDF/A-3-Format bevorzugt. In diesen PDF/A-3-Dateien sind dann die visuell erfassbare Rechnung im PDF/A-Format sowie ein maschinell verarbeitbarer XML-Datensatz enthalten. Der Rechnungsempfänger nutzt diesen Datensatz nur einmal, nämlich zur Übergabe an sein Buchhaltungssystem. Danach wird er nicht mehr gebraucht. Hingegen der Archivteil der PDF/ADatei, also das visuelle Abbild, wird langfristig archiviert. Für den Fall, dass der Rechnungsempfänger nicht in der Lage ist, XML-Daten zu ver - arbeiten, ist das Attachment sogar bedeutungslos. Er nutzt dann nur das digitale Image der Rechnung und übergibt die darin enthaltenen Daten an die Buchhaltung. Vortrag: Erfolgsfaktoren bei der hybriden Archivierung mit PDF/A-3, 16. September, 11.50 Uhr, ECM World. Automatisierung vs. kollaborative Arbeitsformen Hin zur digitalen Transformation Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH: „In Zukunft wird es eine Vermischung geben, bei der sowohl automatisierte Prozesse als auch das kollaborative Arbeiten verzahnt erfolgen.“ Karl Heinz Mosbach, ELO-Geschäftsführer und Goldsponsor der ECM World, betrachtet Lösungsstrategien zur Prozess - optimierung. Schwerpunkt ist dabei die Verzahnung von automatisierten Prozessen und kollaborativem Arbeiten. Die Welt wird digital – im Geschäftsalltag ist dies jedoch noch kein Selbstverständnis. Mittlerweile gehören Computer, Tablet-PC und Smartphone zu unseren Standardarbeitswerkzeugen. Doch noch immer dominieren Papier und die manuelle Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten, Rechnungen und Belegen. Diese Rückständigkeit kostet die Wirtschaft gesamtheitlich gesehen Milliarden. Die Antwort lautet: hin zur digitalen Transformation und automatisierten Prozessen. Am liebsten „out-of-the-box“. In diesem Sinne stellt die ECM-Branche Lösungen für das automatisierte Management von Rechnungen, Reisekostenabrechnungen oder Verträgenbereit. Vorgefertigte Musterlösungen lassen sich z. B. innerhalb kürzester Zeit kundenspezifisch anpassen. Dabei geht das volle Nutzenpotenzial weit über das bloße Archivieren und Wiederfinden von Dokumenten hinaus. Den Mehrwert bringen deren intelligente Erfassung und kontextbezogene Verarbeitung. Dazu kommen das mobile Arbeiten, die einfachere Erfüllung von Compliance-Richtlinien, der Aufbau eines Risiko-Managements oder die inhaltliche Auswertung unstrukturierter Daten. Für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb bedarf es heute insbesondere auch der richtigen Kommunikation und Zusammenarbeit. Galt früher eher der Ansatz „Wissen ist Macht“, so hat sich inzwischen eine Kultur des Teilens entwickelt. Maßgeblich dazu beigetragen haben die mobilen Endgeräte sowie Social-Media-Plattformen. Diese Entwicklung ist zwischenzeitlich auch im B2B-Bereich angekommen. Wissenschaftlich gesehen versucht man oftmals, Mitarbeitern Rollen zuzuweisen. In Zukunft wird es eine Vermischung geben, bei der sowohl automatisierte Prozesse als auch das kollaborative Arbeiten verzahnt erfolgen. Vortrag: Automatisiert versus Kollaborativ – Lösungsstrategien zur Prozessoptimierung, 16. September, 12.25 Uhr, ECM World.


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