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BIT 05-2015

BIT 5–2015 | 35 Papier war und ist der größte Hemmschuh ECM treibt Digitalisierung voran Jürgen Biffar, Geschäftsführer der Docuware GmbH: „Das Scannen von Papierdokumenten hat mit dem Smart - phone einen Reifegrad erreicht, der den produktiven Business-Einsatz erlaubt.“ Wie der elektronische Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD und das Smartphone-Scannen den Siegeszug des ECM in den Unternehmen vorantreibt, verdeutlicht Jürgen Biffar, Geschäftsführer der Docuware-Gruppe und Sponsor der ECM World. Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet voran – in ihren administrativen Prozessen spielt Enterprise-Content Management (ECM) die Schlüsselrolle. Einerseits bietet ECM mit Dokumenten Management, Workflow und Archivierung schon seit Jahren alle Elemente zur effizienten digitalen Abbildung betrieblicher Strukturen und Prozesse. Andererseits war und ist immer noch das Papier der größte Hemmschuh. Zwei wesentliche Technologien zur Beseitigung der Papierwirtschaft sind der elektronische Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD und das Smartphone-Scannen. Immer mehr ERP-Hersteller unterstützen mittlerweile das ZUGFeRD-Format für Rechnungsversand und -verarbeitung. Zusätzlich bieten die ECMHersteller so genannte End-to-End-Lösungen, mit denen nicht nur der ZUGFeRD Rechnungseingang automatisiert verarbeitet wird, sondern auch Lieferanten die Möglichkeit erhalten, mit geringem Aufwand und kostengünstig- ZUGFeRD-Rechnungen zu versenden. So steigen Unternehmen jeder Größe sehr einfach vom papiergebundenen auf den elektronischen Rechnungsaustausch um. Die Rechnung als einer der Haupt-Papiererzeuger entfällt. Als zweite sehr interessante Technologie hat das Scannen von Papierdokumenten mit dem Smartphone einen Reifegrad erreicht, der den produktiven Business-Einsatz erlaubt. Natürlich ersetzt ein Smartphone keinen leistungsfähigen Einzugsscanner oder Multifunktionskopierer. Aber es kann nun problemlos für das gelegentliche Scannen am Arbeitsplatz, zu Hause oder unterwegs verwendet werden – der Papieranfall wird damit bereits an der Quelle beseitigt. Heute sind die besten Scan-Apps genauso einfach zu bedienen wie man das von einer Smartphone-App gewohnt ist. Sie integrieren sich gleichermaßen in On-Premise und Cloud-ECM-Lösungen und liefern sehr gute Scanergebnisse. Diese können einfach mit OCR bearbeitet und automatisiert den ECM-Prozessen zugeführt werden. Social ECM: Herzstück der Digitalen Transformation Willkommen im Wandel Mario Dönnebrink Vorstand Vertrieb & Marketing, CMO, Dvelop AG: „Social ECM bildet das Rückgrat moderner, flexibler Abläufe.“ Social ECM beschreibt die logische und konsequente Weiterentwicklung des klassischen ECM-Ansatzes. Davon ist Mario Dönnebrink von der Dvelop AG überzeugt. Das Unternehmen ist Silbersponsor der diesjährigen ECM World. Trends wie Cloud-Computing, soziale Netzwerke oder mobiles Arbeiten verändern Bedürfnisse und schaffen neue Herausforderungen – laufend. Darum ist Wandlungsfähigkeit ausschlaggebend für den zukünftigen Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art. Voraussetzung dafür ist die konsequente Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Fachverfahren. Social ECM sorgt dafür, dass das gesamte fachliche, organisatorische und soziale Wissen einer Organisation jederzeit und überall in einer einfachen Art und Weise zugänglich ist – und in vielfältiger Form nutzbar. Der Begriff beschreibt die logische und konsequente Weiterentwicklung des klassischen ECM-Ansatzes. Social ECM kombiniert klassisches Dokumentenmanagement mit dem unmittelbaren Informationsaustausch und Kollaboration in dynamischen Arbeitsgruppen und einem sicheren Cloud- Speicher für individuelles Teilen von Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg. Vom digitalen Archiv über spezifische Workflows bis zu hoch-integrierten Unternehmensprozessen bildet Social ECM das Rückgrat moderner, flexibler Abläufe. Dabei stehen Anwenderfreundlichkeit, Skalierbarkeit sowie ein Höchstmaß an Sicherheit und Mobilität im Fokus. Denn der Social-Trend verändert auch Arbeitsweisen und den Umgang mit Informationen grundlegend. Social ECM stellt sicher, dass Mitarbeiter jederzeit innerhalb des Unternehmens oder sogar über Organisationsgrenzen hinaus in Arbeitsgruppen zusammen - arbeiten können. Dabei entsteht der Bedarf, Informationen und Dokumente aus gesicherten digitalen Unternehmensprozessen mit externen Beteiligten und sogar privaten Empfängern zu teilen. Darum beinhaltet durchdachtes Social ECM auch sichere Cloud-Services. Vortrag: Social ECM als Antwort auf den digitalen Wandel, 15. September, 12.55 Uhr, ECM World.


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