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BIT 05-2015

BIT 5–2015 | 25 Wichtiger Wettbewerbsfaktor Die Digitalisierung ist in der Arbeitswelt angekommen. Performance- Vorteile erzielen Unternehmen daher mittlerweile durch die Optimierung der digitalen Prozesse. Hier gilt es, die Geschwindigkeit und den Durchsatz bei der Prozessbearbeitung zu verbessern. So benötigen Prozessarbeiter jederzeit Zugriff auf alle relevanten Geschäftsinformationen. Darüber hinaus sind sie von Routinetätigkeiten zu entlasten und sollten bei der Bewältigung der stetig wachsenden digitalen Informationsflut auf „smarte“ Weise unterstützt werden. Dabei ist jedoch stets zu gewährleisten, dass wichtige Geschäftsinformationen nachweisbar und unveränderbar aufbewahrt und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Die Unternehmensrealität spiegelt dieses Szenario in der Regel jedoch noch nicht wider. In vielen Organisationen ist der Alltag noch immer von einer Vielzahl nicht-digitaler Informationen und Prozesse geprägt. Die digitale Welt wird also (noch) nicht ganzheitlich abge - bildet, so dass an so mancher Stelle zusätzlicher, zum Teil sogar doppelter Aufwand entsteht. Selbst bei der vollständig digitalisierten Geschäftskommunikation über E-Mail oder Web gibt es nach wie vor Bruchstellen im Prozess und bei der Verknüpfung der Informationen mit den jeweiligen Geschäftsvorgängen. Hier besteht für viele Unternehmen dringender Handlungsbedarf. Als wichtigen Treiber für Veränderungen auf Unternehmensebene hat der Branchen-Insider Dr. Olaf Holst, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement bei Optimal Systems, die „smarte“ Mobilisierung der Arbeitskräfte identifiziert: „Mit jedem Smartphone im Betrieb steigt das Anspruchsdenken der Mitarbeiter, sowohl in Bezug auf eine rasche Informationsbereitstellung als auch eine unkomplizierte Teilhabe an Prozessen. Hier haben wir eine kritische Masse erreicht, welche die Unternehmen zum Umdenken zwingt, insbesondere wenn deren Organisation auf mobilen Kundenbetreuungskräften basiert. Höhere Sicherheitsanforderungen für die Unternehmen sind eine weitere Folge.“1 Den Anschluss nicht verlieren Bisher konnten sich die Firmen auf die Ungenauigkeiten in den Bestimmungen über die digitalen Dokumentationspflichten berufen. Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 14. November 2014 hat der Gesetzgeber jedoch eine neue Grundlage für die Ordnungs - mäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung geschaffen. Diese bringen wichtige Änderungen und Verbesserungen mit sich. Des Weiteren haben sich Standards etabliert, wie z. B. im letzten Jahr das einheitliche Rechnungsdatenformat ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es sorgt für eine nahtlose digitale Geschäftskommunikation jenseits von EDI, so dass sich Medienbrüche künftig vermeiden lassen. Unternehmen tun also gut daran, auch ihre Beleg- und Schriftgut-Dokumentation schnellstens vollständig zu digitalisieren. Denn nur teilweise digitalisierte Informations - prozesse stellen mittlerweile klare Wettbewerbsnachteile dar. Fehlt eine ganzheitliche Sicht auf Unternehmensinformationen, sprich findet die Belegund Schriftgut-Archivierung getrennt von der ERP- und Geschäftsprozesswelt statt, so birgt dies nicht nur Prozessineffizienzen. Vielmehr wirkt sich dieses Manko als klarer Kostentreiber aus. Das Gebot der Stunde lautet daher nachzubessern, um im digitalen Zeitalter nicht den Anschluss zu verlieren. Der Kunde entscheidet heute digital Die Digitalisierung hat nicht nur das Potenzial, bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren. Als willkommener Nebeneffekt verändert und er - weitert sie die Abläufe auch, in deren Mittelpunkt die Geschäftsinformationen rücken. Unternehmen sind heutzutage gut beraten, ihren Kunden mit digitalen Services einen Mehrwert zu bieten, denn der Kunde entscheidet „digital”. Im Zuge dessen sollten Geschäftsinformationen im Sinne kundenorientierter Dienste und Prozesse genutzt und eingebunden werden können. Sei es im Rahmen 1 Quelle: Videointerview vom 17.04.2015 http://blog.ecm-world.com/2015/04/17/ dr-olaf-holst-mobiles-arbeiten-treibt-die-ecm-entwicklung Den Besucher erwartet in Düsseldorf neben einer Fachausstellung ein abwechslungsreiches Programm aus Keynotes, Diskussionsrunden, Fach - paneln und Best- Practice-Berichten.


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