Enterprise-Content-Management

BIT 05-2015

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management 20 | BIT 5–2015 ELO: Kollaboration ist Trumpf beim digitalen Arbeiten ECM goes social Kollaborationswerkzeuge spielen mittlerweile auch im geschäftlichen Umfeld eine wichtige Rolle und sorgen für einen optimalen Informationsfluss sowie höhere Produktivität. Eng mit einem System für Enterprise-Content-Management (ECM) verzahnt, bieten sie Mehrwert in Form von Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Soziale Medien haben sich in der öffentlichen Kommunikation längst etabliert. Auch in den Unternehmen nehmen Kollaborationswerkzeuge und zentrale Kommunikationsplattformen einen immer höheren Stellenwert ein. Denn entsprechende Tools können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens nachhaltig verbessern. Vor allem junge Mitarbeiter erwarten heutzutage Werkzeuge wie Facebook, Twitter & Co. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie auf öffentliche Software ausweichen, die weder technisch noch strategisch in die Unternehmens-IT eingebunden ist. Dieses auch unter dem Begriff Schatten-IT bekannte Szenario birgt jedoch Risiken für Datensicherheit und/oder Compliance. Abhilfe schaffen hier Kollaborationswerkzeuge. Als einer der ersten mittelständischen ECM-Hersteller hat ELO Digital Office daher seine ECMSuite um Collaboration-Funktionalität erweitert. Anwender erhalten damit ein Tool für einen content- und dokumentenbezogenen Informationsaustausch in einer Art Chat. Es vereint kollaborative Konzepte mit bewährten ECM-Prinzipien. Im Fokus steht dabei die Verknüpfung jeglicher Kommuni - kation mit betriebswirtschaftlichen Abläufen. Der Vorteil: Die Interaktion erfolgt verzögerungsfrei, analog zur Erstellung oder Kommentierung von Beiträgen in sozialen Netzwerken. Selbstverständlich lässt sich das Tool über unterschiedliche Endgeräte wie Smartphones und Tablet-Computer nutzen. Vernetzt arbeiten Anwender sind in der Lage, Beiträge über laufende Aktivitäten oder Konzeptvorschläge Anwender sind in der Lage, Beiträge über laufende Aktivitäten oder Konzeptvorschläge zu verfassen oder zu kommentieren bzw. Diskussionen anzustoßen. Kollaboration fördert und verbessert die Teamarbeit. zu verfassen oder zu kommentieren bzw. Diskussionen anzustoßen. Mitarbeiter können beispielsweise Produktideen zur Diskussion stellen und begutachten bzw. bewerten lassen. Kommentare lassen sich direkt in das Dokument oder die Produktbeschreibung einpflegen und per Feed verteilen. Jeder Berechtigte kann so die für ihn interessanten Informationen und Diskussionsbeiträge einfach einsehen, filtern bzw. nach bestimmten Themenpunkten durchsuchen. Dank der nahtlosen Integration des Collaboration-Tools in das ECMSystem werden – im Sinne von Compliance und Nachvollziehbarkeit – alle Einträge lückenlos protokolliert. Collaboration und ECM werden so zu einem unschlagbaren Team. Und sogar skeptischere Mitarbeiter überwinden die Hemmschwelle rascher, über das Tool für alle Berechtigten einsehbar zu kommunizieren, wenn Mehrwert und Nutzen klar erkennbar sind. Hier überzeugt vor allem die qualitativ bessere Teamarbeit, speziell wenn an verschiedenen Standorten gemeinsam an einem Projekt gearbeitet wird. Denn die Nutzer profitieren vom schnelleren Zugriff auf hinterlegtes Wissen. Entscheidend ist jedoch in jedem Fall die Anwenderfreundlichkeit des Tools. (www.elo.com)


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