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BIT 04 -2015

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 52 | BIT 4–2015 Kühn & Weyh: Mit SmartPDF papierfrei kommunizieren Es geht auch ohne Die Prozesse komplett digital abbilden, Kommunikations - prozesse ohne Medienbruch oder zeitliche Verzögerung – das ist nicht nur bloßes Wunschdenken, es ist Realität. Kühn & Weyh hat mit SmartPDF eine Anwendung im Port - folio, mit der sich durchgängig digitale Prozesse etablieren lassen. Diese sparen Zeit und Ressourcen und sind wesentlich komfortabler zu bedienen als papiergebundene. „Was schätzen Sie, wie viel Prozent Ihres Schriftgutaufkommens Sie heute schon ohne rechtliche Bedenken elektronisch abwickeln könnten?“ Diese Frage stellte ein Experte von Kühn & Weyh einem großen deutschen Versicherungsunternehmen im Rahmen der Einführung eines Multichannel Output-Management-Systems. Die Antwort lautete: „Da müssen wir nicht schätzen, das haben wir bereits untersuchen lassen: Etwa 80 Prozent unserer gedruckten und per Postdienstleister zugestellten Kundenkommunikation könnten wir auch digital abwickeln.“ Da staunt selbst der Experte. Einerseits ein enormes digitales Potenzial, das zum Abruf bereit steht und andererseits die papierene Realität der Kundenkommunikation, wie sie sich in der persönlichen Erfahrung und in den Statistiken widerspiegelt: Der Papierverbrauch in Deutschland ist ausgesprochen hoch und kaum rückläufig und das Land gehört in Europa zu den Nachzüglern bei der Nutzung digitaler Medien. Vielleicht kann das folgende Anwendungsbeispiel, das in der Tschechischen Republik umgesetzt wurde und international eingesetzt wird, Impulse geben, wie sich mehrstufige Kommunikationsprozesse mit großem Gewinn digital abbilden lassen. Lokale Betreuung – Digitale Kommunikation Die Firma Pregis ist ein großer tschechischer IT-Dienstleister, der in neun Ländern tätig ist und sich auf die Organisation von Geschäftsprozessen und Informationssystemen spezialisiert hat. Pregis ist Integrationspartner von Kühn & Weyh für die Serie M/, das Corporate Output-Management-System (OMS) mit integrierter Dokumentenerstellung. Die hier beschriebene Anwendung „SmartPDF“ wurde mit der Serie M/ als zentraler Dokumentenplattform für ein international tätiges Unternehmen aus der Schmuckbranche realisiert. Sie bildet in etwa folgenden Kommunikationsprozess ab: Die Außendienstmitarbeiter besuchen die Kunden (Schmuckhändler) in regel - mäßigen Abständen. Zentrales Kommunikationsinstrument dafür ist die „Customer Meeting List“, die die aktuellen Kundendaten aus dem Customer- Relationship-Management (CRM) der Zentrale bereitstellt. Beim Kundenbesuch werden neue Daten wie Prognosen, Bestellungen etc. in der Customer Meeting List erfasst und anschließend in das CRM zurückgeschrieben, das die nötigen Folgeaktionen startet. Dafür wurden bislang gedruckte Papier-Listen eingesetzt, die zwei Medienbrüche enthielten – zwischen Zentrale und Außendienst bzw. zwischen Kunde und Zentrale. Das bedeutete hohe Anfälligkeit für (manuelle) Übertragungsfehler sowie viel Auf- Kommunikationsprozess „SmartPDF" – Schritt 1 1 Der Außendienstmitarbeiter fordert das Datenblatt für den Kundenbesuch an. 2 SAP CRM stellt die Daten via Webservice bereit, das OMS erzeugt daraus eine ausfüllbare und maschinell wieder einlesbare PDF-Datei und schickt sie an den Außendienstmitarbeiter. Mit SmartPDF verlaufen die Kommunikationsprozesse ohne Medienbruch und zeitliche Verzögerung.


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