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BIT 04 -2015

D I G ITALE V ERW A LT U N G D I E P R O Z E S S O R I E N T I E RT E Z U K U N F T Sichere Kommunikation für Behörden und Justiz Lösungen für sichere Identitäten und Daten Rechtskonforme Umsetzung nach Digitaler Agenda, E-Government-/ E-Justice- Gesetz und eIDAS-VO Governikus GmbH & Co. KG Am Fallturm 9 | 28359 Bremen Phone +49 421 204 95-0 E-Mail kontakt@governikus.de Informationen unter www.governikus.de der gesamten E-Mail entscheiden, um z. B. zu dokumentieren, von welchem Absender sie stammt und wann sie versendet und empfangen wurde. 6. Indexierung und Nachvollziehbarkeit: Elektronisch empfangene Rechnungen sind mit einem nach - vollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Dabei ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann. Die vergebenen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmale sind bei der Aufzeichnung oder Verbuchung zu übernehmen, um eine spätere Prüfbarkeit zu ermöglichen. 7. Digitalisierung von Papierrechnungen: Einen Sonderfall der Erfassung stellt die elektronische Erfassung oder Digitalisierung von Papierrechnungen (Scan-Vorgang) dar. Werden Rechnungen in Papierform empfangen und anschließend elektronisch erfasst, so ist das Scan-Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Der Verzicht auf Papierbelege darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen. 8. Vernichtung von Originalen: Nach dem Einscannen dürfen Papierrechnungen – soweit sie nicht nach bestimmten Spezial-Vorschriften im Original aufzubewahren sind – unter etwaigen Voraussetzungen vernichtet werden. Insbesondere muss das verwendete Erfassungs- und Archivierungsverfahren Besuchen Sie uns auf dem 3. Zukunftskongress Staat & Verwaltung am 23. und 24. Juni 2015 bcc Berlin | Ebene B - Nr. 0227 den GoBD entsprechen. Eine besondere Bedeutung kommt dabei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation (siehe Punkt 12) zu. Diese sollte insbesondere Ausführungen zum Prozess sowie zu den personellen und den technischen Anforderungen enthalten. 9. Reproduzierbarkeit: Soweit es sich um Ausgangsrechnungen handelt, ist für Zwecke der elektronischen Aufbewahrung eine inhaltliche Übereinstimmung gefordert. Aufgrund der damit einhergehenden Notwendigkeit historischer Stammdaten empfiehlt es sich in der Praxis, die entsprechenden Ausgangsbelege zum Zeitpunkt der Erstellung in einem Bildformat (z. B. PDF- oder TIFF) der Aufbewahrung zuzuführen und insoweit auch eine Migrationsunabhängigkeit zu schaffen. 10. Konvertierung und Zwischenformate: Bei einer Umwandlung (Konvertierung) von elektronischen Rechnungen in ein Inhouse-Format sind stets beide Versionen zu archivieren, diese unter demselben Index zu verwalten und die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Eine Ausnahme hiervon stellen ausschließlich temporäre Zwischenspeicherungen von Verarbeitungsergebnissen dar, deren Inhalt im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten findet. Dabei ist zu beachten, dass die Umwandlung nicht zu einer Einschränkung der sogenannten maschinellen Auswertbarkeit führen darf, noch dürfen inhaltliche Veränderungen vorgenommen werden. 11. Datenzugriff und Bereitstellung: Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung auch das Recht, Einsicht in elektronische Rechnungen zu nehmen und das vorhandene EDV-System zur Prüfung dieser Rechnungen zu nutzen. Dabei steht der Finanzverwaltung die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Rechnungen zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten. Auch im Fall digitalisierter Rechnungen ist dem Betriebsprüfer die Einsicht in die elektronischen Rechnungen über die betriebsinterne Hard- und Software unmittelbar am Bildschirm zu gestatten. 12. Verfahrensdokumentation: Für den elektronischen Rechnungs - austausch bzw. die Digitalisierung von Papierrechnungen ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend. Dies betrifft auch die im Umsatzsteuergesetz konstituierte Anforderung an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad. Insbesondere muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein sowie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der jeweiligen Versionierung vorgehalten werden. (www.verband-e-rechnung.org)


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