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BIT 04 -2015

Geschäftsprozesse E-Rechnung /ZUGFeRD 36 | BIT 4–2015 Welche Regeln sollten Unternehmen beim elektronischen Rechnungsaustausch beachten? Wie müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden? Antworten auf diese und weitere Fragen geben Stefan Groß, Steuerberater und CISA bei Peters, Schönberger & Partner und Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnungen e. V. (VeR), und Stefan Heinrichshofen, Rechtsanwalt, Steuerberater und Fachanwalt für Steuerrecht bei Peters, Schönberger & Partner im Beitrag. Mit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung grundsätzlich gleichgestellt. Damit erfüllen elektronische Rechnungen uneingeschränkt die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und berechtigen damit – bei Vorliegen der entsprechenden Pflichtangaben – insbesondere zum Vorsteuerabzug. Dies gilt unabhängig davon, in welchem Format (PDF, XML, EDIFACT etc.) der elektronische Rechnungsversand erfolgt. Welche Anforderungen die Finanzverwaltung grundsätzlich an den elektronischen Rechnungsaustausch stellt, ergibt sich aktuell aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD). Die Unternehmenspraxis sollte sich dabei an folgenden Regeln orientieren: 1. Elektronische Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen stellen originär elektronische Unterlagen dar, die entsprechend digital im Ursprungsformat aufzubewahren sind. Diese Anforderung gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem, im Archivsystem oder durch eine Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Die Aufbewahrungsdauer beträgt auf der Grundlage des Umsatzsteuergesetzes zehn Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. 2. Unveränderbarkeit: Elektronische Rechnungen sind mit Blick auf die Wahrung des Rechts auf Vorsteuer - abzug stets unveränderbar aufzubewahren. Dies lässt sich hardwaremäßig, softwaremäßig wie auch organisatorisch gewährleisten. Insbesondere spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben. Soweit elektronische Rechnungen in einem reinen Dateisystem vorgehalten werden sollen, bedarf es zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Zuletzt gilt, dass auch etwaige Systemwechsel oder -abschaltungen im Hard- oder Software- Bereich die unveränderbare Aufbewahrung nicht beeinträchtigen dürfen. 3. Lesbarkeit: Insbesondere für Betriebsprüfungszwecke müssen elektronische Rechnungen lesbar sein. In diesem Zusammenhang ist sicherzustellen, dass Rechnungen in Formaten, wie z. B. XML oder EDIFACT, für das prüferische Auge lesbar dargestellt werden können und damit auch prüfbar im Rahmen einer Sichtprüfung sind. Dem steuerpflichtigen Unternehmen ist zu empfehlen, zusammen mit der elektronischen Rechnung auch ein geeignetes Anzeigeprogramm (Viewer) vorzuhalten. 4. Zeitgerechte Erfassung und Belegsicherung: Elektronische Rechnungen sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Sofern die Aufbewahrung in einem Achiv - system erfolgt, hat die Archivierung der elektronischen Rechnungen zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen, um Verluste und Manipulationen auszuschließen. Elektronische Rechnungen sind daher – unabhängig davon, in welchem Format diese in das Unternehmen eingeliefert werden – einer ordnungsgemäßen und vollständigen Belegsicherung zuzuführen. 5. Sonderfall E-Mail: E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufzubewahren. Soweit eine E-Mail ausschließlich als reines Transportmittel dient, um die angehängte elektronische Rechnung zu übermitteln, ist diese nicht aufzu - bewahren. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf den transportierten Inhalt. Allerdings kann sich das Unternehmen freiwillig zur Aufbewahrung Zwölf Regeln zum GoBD-konformen Austausch Darauf muss geachtet werden Abb.: Fotolia, Leszekglasner


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