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BIT 04 -2015

Geschäftsprozesse E-Rechnung /ZUGFeRD 34 | BIT 4–2015 Elektronischer Rechnungstag: Prozessoptimierung im Mittelpunkt Zeichen der Zeit erkannt Rechnungsprozesse sind im Fokus der Prozess-Optimierung. Während zunächst das Scannen und Archivieren beim Empfänger im Vordergrund stand, geht man nun zunehmend dazu über, Rechnungen gleich elektronisch auszutauschen und auch Prüfungen teilweise zu automatisieren. Unterschiedliche Varianten bedingen eine elektronische Weitergabe, Prüfung und Freigabe und unterscheiden sich daher stark von den traditionellen Verfahren. Auch der Gesetzgeber hat die Zeichen der Zeit erkannt und die Anforderungen, z. B. für den direkten elektronischen Austausch, deutlich reduziert. Der Austausch per E-Mail ist in Europa nun generell akzeptiert. Intensiv-Seminar Am 19. und 20. Mai veranstaltete Kongress Media den 17. Elektronischen Rechnungstag im Düsseldorfer Steigenberger Parkhotel. Rund 80 Teilnehmer aus Anwenderunternehmen haben die Veranstaltung besucht, um ihr eigenes elektronisches Rechnungsumfeld zu bewerten und Anregungen für Verbesserungen zu erhalten. Durch das Intensiv-Seminar am ersten Tag der Veranstaltung führten Oliver Berndt und Christian Brestrich von der B & L Management Consulting GmbH. Die Teilnehmer wurden umfassend über die Grundlagen und Rahmenbedingungen zum Thema elektronische Rechnungen und Rechnungsprozesse informiert. Nach einer fachlichen Einführung und dem ersten Kontakt mit Fach - begriffen wie EDI, ZUGFeRD oder Verfahrensdokumentation, stellte Christian Brestrich die organisatorischen und rechtlichen Vorgaben aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und anderen relevanten Vorschriften vor. Anschließend wurden ausführlich die Optimierungsmöglichkeiten und Nutzenpotenziale im elektronischen Rechnungsaustausch sowohl aus Sicht des Rechnungsstellers als auch aus Sicht des Rechnungsempfängers betrachtet. Obwohl dies eigentlich zwei völlig separate Prozesse sind, ergibt sich durch die Beschäftigung mit beiden Seiten ein größeres Verständnis für die Situation des Geschäftspartners. Oliver Berndt widmete sich abschließend der möglichen technischen Konzeption einer Gesamtlösung für elektronische Rechnungsprozesse und stellte die von B&L fortlaufend aktualisierte Anbieter- und Produktübersicht vor. Mit der Zusammenfassung der behandelten Themen und einem kurzen Ausblick endete der erste Veranstaltungstag. Praxisorientiert Am zweiten Tagen standen die Erfolgsbeispiele aus der Praxis und konkrete Umsetzung im Mittelpunkt. Stefan Groß von der Kanzlei Peters, Schönberger und Partner gab eine detaillierte und praxisorientierte Darstellung der rechtlichen Vorgaben, die bei der Gestaltung elektronischer Rechnungsprozesse zu beachten sind. Primäre Inhalte waren die Vorgaben aus dem Umsatzsteuergesetz und den neuen GoBD des Bundesministeriums für Finanzen. Zu beiden Aspekten gab es umfangreiche Diskussionen. Wichtige Punkte waren die notwendigen bzw. sinnvollen Abstimmungen zwischen Sender und Empfänger und die Ein - haltung der Archivierungspflichten auf beiden Seiten. Bei der Archivierung wurde vor allem der Vorgabe der revisionssicheren Archivierung bei kleineren Unternehmen eine hohe Bedeutung beigemessen, weil diese KMU damit oft überfordert sind. Es folgte ein erster, sehr umfassender Praxisbericht von den Praktikern des Rechnungswesens bei der Union Investment über die Optimierung der eingehenden Rechnungen. Ein klarer Schwerpunkt legten Oliver Strohmenger und Pascal Ruben dabei auf die organisatorische und personelle Seite eines solchen Projektes. Außerdem lieferte die Union Investment konkrete Zahlen über den erreichten Nutzen bzgl. Zeit- und Kosteneinsparungen. Ein zweiter Praxisbericht von Michael Tönnis, Leiter SAP-Anwendungsbetreuung Informationssystem bei der Vestolit GmbH, zeigte eine Lösung mit mehreren Eingangskanälen Das Thema Elektronische Rechnungen boomt. Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile der Umstellung der Rechnungsprozesse auf die digitale Variante. Seit neun Jahren ist die zweitägige Konferenz Elektronischer Rechnungstag Plattform für die Mischung aus Expertenwissen und erfolgreichen Praxisbeispielen. Sie ist damit zu einer Leitveranstaltung in dem Themenfeld geworden.


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