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BIT 04 -2015

Geschäftsprozesse E-Rechnung /ZUGFeRD 32 | BIT 4–2015 E-Invoicing: Von ANSI ASC X12 bis ZUGFeRD Umstieg auf die E-Rechnung Auch wenn der elektronische Rechnungsaustausch viele Vorteile bietet, zögern Unternehmen immer noch, die E-Rechnung einzuführen. Der ZUGFeRD-Standard hat das Ziel, vor allem kleinen und mittleren Unternehmen den Umstieg zu erleichtern. Im BIT-Interview spricht Achim Kauffmann, Vice President, Center of Excellence, Global Sales bei Basware, über die Entwicklung der elektronischen Rechnungsformate und heutige Herausforderungen. Ebene zu bringen. Unzählige Versuche wurden in den vergangenen Jahrzehnten unternommen, den einen Standard zu kreieren, der für alle Branchen gleichermaßen brauchbar und doch einfach einzusetzen ist. Festzuhalten bleibt, dass wir nun vor einer Vielzahl von Formaten und Dateistandards stehen. Das sorgt für Verunsicherung. Mit dem ZUGFeRD-Format sollen erstmals alle Einsatzbereiche der elektronischen Rechnung abgedeckt werden. BITWelche Formate sind die be - deutendsten und wo kommen sie zum Einsatz? Kauffmann Schon in den 70er-Jahren entstand Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, kurz EDIFACT. Jede EDIFACTRechnung besteht aus einem „Umschlag“ mit Codenummern für Sender und Empfänger, Inhalt und Prüfelementen sowie der eigentlichen Rechnung mit „klassischen“ Daten wie Adressen, Produkt oder Rechnungsbetrag. So genannte Electronic-Data-Interchange- Konverter (EDI) fungieren als Übersetzer zwischen den einzelnen IT-Systemen von Unternehmen. Das Format konnte sich neben seinem amerikanischen Pendant ANSI ASC X12 schnell als internationaler Übermittlungsstandard etablieren und ist auch heute noch aktuell. Mit der Zeit haben sich außerdem unzählige „Subsets“ entwickelt, die EDIFACT auf bestimmte, nur für einzelne Branchen relevante Funktionen beschränken und somit den Anforderungen der jeweiligen Branche genügen. BIT Können Sie Beispiele für branchenspezifische Formate nennen? Kauffmann Zu den bekanntesten Vertretern zählen EANCOM für die Konsumgüterindustrie, EDIFICE für die Hightech-Sparte sowie ODETTE für die Automobilbranche. Zahlreiche moderne Standards, die in Europa zum Einsatz kommen, bauen außerdem auf EDIFACT auf. Ein Beispiel dafür, wie einflussreich EDIFACT auch heute noch ist, zeigt sich am Standard VDA vom Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA). Dieser entstand vor gut 30 Jahren und baute noch nicht auf dem UN-Standard auf, sondern war eine Eigenentwicklung der Automobilbranche – und somit hochspezialisiert, aber nicht für eine Nutzung in anderen Wirtschaftszweigen ausgelegt. Im Laufe der Jahre stieß dieser Standard bei elektronischen Rechnungen aber inhaltlich und rechtlich zunehmend an seine Grenzen, weshalb der Verband eine neue Spezifikation in Auftrag gab. Die nun auf EDIFACT basierende elektronische Rechnung VDA 4938 wird national sowie international eingesetzt. Anbieter wie Basware unterstützen Unternehmen bei der Konvertierung in den neuen Standard. BITWie kam ZUGFeRD zustande und wodurch ist dieser Standard gekennzeichnet? Kauffmann Die eigentliche Entwicklung übernahm das Forum elektronische Rechnung (FeRD) und nannte das Ergebnis „Zentraler User-Guide“ (ZUG), daher das Kürzel ZUGFeRD. Basware ist Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR), der VeR wiederum ist Gründungsmitglied des Forums elektronische BIT Herr Kauffmann, über das ZUGFeRD Format wurde viel berichtet und diskutiert. Es wird als schlankes Allzweckformat für den Mittelstand bezeichnet und jeder Anbieter betont, dass er es „kann“. Warum ist die Branche so euphorisch? Achim Kauffmann E-Invoicing ist weit von der Marktsättigung entfernt, denn viele Unternehmen sind noch skeptisch, vor allem kleine und mittelständische. Manche Lösungen sind für sie überdimensioniert. Auch wenn es eigentlich schon passende Software gibt, so fehlt doch ein übergreifender Standard. Da kommt ein neues Format gerade recht, vor allem, wenn es von Regierungsseite unterstützt wird und schon weit vor seiner Fertigstellung in hoher Frequenz in den Medien auftaucht. BITWenn schon viele Formate existieren, warum gibt es dann ZUGFeRD überhaupt? Kauffmann Schon seit den frühen Tagen der elektronischen Datenübertragung arbeiten Programmierer daran, Verwaltungsvorgänge, wie etwa die Rechnungslegung, auf die elektronische Achim Kauffmann, Vice President, Center of Excellence, Global Sales bei Basware: „Mit dem ZUGFeRD-Format sollen erstmals alle Einsatzbereiche der elektronischen Rechnung abgedeckt werden.“ „Letztlich kommt es nicht nur auf das Format, sondern auch auf den logischen Inhalt einer elektronischen Rechnung an.“


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