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BIT 04 -2015

Elektronische Rechnung und PDF/A-3 Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD optimieren Seitdem 2012 das Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) die ZUGFeRD Initiative gestartet hat, sind mittlerweile viele Pilotprojekte in konkrete Anwendungsfälle gemündet. Die explizite Nennung des ZUGFeRD-Datenmodells in den neuen Grund - sätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten - zugriff (GoBD) dürfte dessen Einsatz weiter forcieren. Zeit und Geld sparen ZUGFeRD bringt Unternehmen sowohl beim Rechnungseingang als auch beim Rechnungsausgang Vorteile. Beim Rechnungseingang werden die XML-Daten aus der PDF/A-3 Datei entnommen und an das ERP-System zur Verbuchung weitergeben, die PDF-Dateien ans Archivsystem geleitet. Lieferanten können so die Rechnung schneller begleichen und profitieren von angebotenen Skonti. Darüber hinaus sparen sie Zeit und Geld, denn die manuelle Erfassung der Rechnungsposten entfällt. Ein weiterer wichtiger Vorteil von PDF/A-3 und ZUGFeRD ist, dass es sich um Standards handelt, für die auch so genannte Validierungswerkzeuge zur Verfügung stehen, die eine hohe Dokumenten- und Datenqualität sicherstellen. Auch Lieferanten haben Vorteile, wenn sie ZUGFeRDkompatible Rechnungen erstellen. Die Grundvoraussetzungen, nämlich das Erzeugen einer einfachen PDF-Rechnung bzw. eine Schnittstelle, mit der Rechnungsdaten in ein externes Format exportiert werden können, erfüllt eigentlich jedes System. Für sie entfällt der postalische Versand und damit reduzieren sich die Portokosten. So bietet beispielsweise SAP Consulting mit dem Partner Luratech Europe GmbH eine Lösung für SAP-Anwender an. Zum Teil unterstützen die ERP-Systeme auch bereits PDF/A oder mit dem neuesten Release sogar PDF/A-3, was die Aufgabe natürlich vereinfacht. Verarbeitung auslagern Doch nicht nur der Software- Anbietermarkt hat sich auf ZUGFeRD eingestellt, auch die Dokumentendienstleister haben reagiert, so dass Unternehmen, die die Rechnungserstellung bzw. -verarbeitung ausgelagert haben, inzwischen auf ein breites Angebot zurückgreifen können. Fazit: Mittlerweile gibt es zahlreiche Optionen, ein - gehende Rechnungen nach ZUGFeRD zu verarbeiten bzw. ausgehende zu erzeugen. Damit ist die Basis gelegt, dass Lieferanten und Kunden gleichermaßen von den Vorteilen profitieren und es werden täglich mehr. Aktivitäten in den USA verstärkt Entwicklungsauftrag für PDF/A-Validator Die PDF Association hat im Herbst 2014 Duff Johnson zum Executive Director ernannt und seitdem ihre Aktivitäten in den USA und Nordamerika verstärkt. Dabei unterstützen ihn fünf in Nordamerika ansässige Vorstandsmitglieder. Nach den PDF Days im Dezember in Washington DC und New York findet in diesem Jahr beispielsweise mit der PDF Technical Conference am 19. und 20. Oktober in San Jose bei Adobe erneut ein großes Event in den USA statt. Darüber hinaus informiert Duff Johnson auf zahlreichen weiteren wichtigen Veranstaltungen wie z. B. der Xploration 2015, dem Document Strategy Forum und im September auf der Capture 2015 über die ISO-zertifizierten PDF-Standards. Zusätzlich koordiniert Duff Johnson die Mitarbeit an veraPDF. Dabei handelt es sich um einen Zusammenschluss von der Open Preservation Foundation und der PDF Asso - ciation, die den Zuschlag erhalten hat, einen Open-Source- PDF/A-Validator zu entwickeln. Mit diesem sollen dann Organisationen sicherstellen, dass Dateien, die langzeit - archiviert werden sollen, dem PDF/A-Standard entsprechen. Duff Johnson, Executive Director der PDF Association: „Dass die PDF-Standards in Nordamerika – nicht nur zuletzt aufgrund unseres Engagements – freut uns natürlich. Darüber hinaus sind wir sehr stolz, dass wir gemeinsam mit der Open Preservation Foundation den Auftrag erhalten haben, einen Open- Source-PDF/A-Validator zu entwickeln, der sicherstellen soll, dass archivwürdige Dokumente auch in Jahrzehnten lesbar sind.“ Neue Mitglieder zunehmend an Bedeutung gewinnen Die PDF Association freut sich besonders, Hewlett Packard, USA, und DocuSign Inc. als neue Mitglieder zu begrüßen. Andrew Holmes, Senior Product Manager bei DocuSign, ist darüber hinaus Vorstands - mitglied. Weitere neue Mitglieder sind Acumen Training, PDF Law Inc., ebenfalls aus den USA, sowie Ferring Pharma - ceuticals A/S aus Dänemark und die PSPDFKit GmbH aus Österreich. PDF Association Kontakt: PDF Association, Thomas Zellmann, Telefon: +49 30/394050-0, E-Mail: info@pdfa.org, www.pdfa.org Die PDF Association informiert Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung der PDF Association. BIT 4–2015 | 29


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