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BIT 03-2015

Output-Zentrale und Document-Factory 50 | BIT 3–2015 Von Ardenne setzt auf Output-Management mit Canon Komplexe Dokumente Die Dresdner Von Ardenne GmbH stand angesichts eines wachsenden Volumens an digitalen und gedruckten Dokumenten vor der Aufgabe, diese aus dem neu eingeführten SAP-System in unterschiedlichen Formaten und auf verschiedenen Versandwegen ausgeben zu können. Dabei sollten Druck, Fax, E-Mail und die Ablage im Archiv gleichermaßen möglich sein. Klassische Transaktionsdokumente wie Rechnungen und Lieferscheine sollten auf dezentralen Druck - systemen ausgegeben werden können, ebenso wie statische Dokumente in Form von Konstruktionszeichnungen und produktionsbegleitende Dokumente. Die Von Ardenne GmbH wächst kontinuierlich und hat im Rahmen einer grundlegenden Zentralisierung der IT und ihrer Prozesse neue Wege für das Output-Management gesucht. Die Abschaffung der Einzelplatzdrucker und die Einführung einer multifunktionellen Drucksystemumgebung auf Basis von Canon uniFlow erfolgten im Jahr 2010. Die Canon Business Center Dresden GmbH hatte seinerzeit die Druckprozesse analysiert und ein neues Druckkonzept für das Unter - nehmen erarbeitet. Durch das zentrale Management der Druckaufträge kamen flächendeckend Funktionalitäten wie Secure-Printing und Followme Print zum Einsatz. Über die Anbindung der Systeme an Canon eMainte - nance werden der bedarfsgerechte Services sowie das Toner-Management durch Techniker der Canon Business Center Dresden GmbH erbracht. Die von 300 auf 80 Drucksysteme reduzierte Umgebung wurde die Basis für den nächsten wichtigen Schritt. „Generell wollten wir unsere IT-Lösungen zentralisieren und Abläufe automatisieren. Deshalb wurde im Jahr 2014 SAP eingeführt, um unsere heterogene Systemlandschaft zu harmonisieren. In diesem Zuge erfolgte auch die Zentralisierung des gesamten Output-Managements“, sagt Sylvio Reh, Head of Integrated Business Services Von Ardenne. Mit der Umstellung auf SAP als zentrales System stand das Unternehmen vor der Herausforderung, die zahlreichen Kommunikationswege aus dem ERPSystem über eine zentrale Lösung zu steuern. Hinzu kam, dass vor der SAPEinführung diverse getrennte Systeme im Einsatz waren, aus denen heraus gedruckt und gefaxt wurde. Anleitungen und Listen für die Beschichtungsanlagen, die bis zu 15 Ringordner umfassen, wurden bis dahin aus unterschiedlichen Quellen gedruckt, dann von Hand sortiert und den Maschinen beigelegt – ein höchst umständlicher Prozess. Lösung „Aufgrund des engen Zeitrahmens für die Einführung von SAP mussten wir parallel die bisher genutzten Wege für das Output-Management neu definieren und diese Prozesse in einer neuen Software hinterlegen“, so Sylvio Reh. Weil sich die zuvor eingeführte Lösung dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem Canon Busi- Sylvio Reh, Head of Integrated Business Services, Von Ardenne GmbH: „Mit dieser Lösung haben wir unser Output-Management auf Basis von SAP grundlegend neu strukturiert und zentralisiert. Unsere Fachabteilungen sind damit in der Lage, die umfangreichen Dokumentationen und Begleitpapiere für unsere Beschichtungsanlagen wesentlich schneller zusammenzustellen.“ Die Dresdner Von Ardenne GmbH hat im Zuge der SAP-Einführung auch das gesamte Output-Management zentralisiert. Output-Management


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