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BIT 03-2015

BIT 3–2015 | 49 elemente verfügen, die über das bloße Einfügen von Text hinausgehen. In einem ausgiebigen Auswahlverfahren nahm man sechs vergleichbare Lösungen genauer unter die Lupe und testete sie detailliert, u. a. auch ein Produkt, das die Staatsanwaltschaften im Land Brandenburg bereits einsetzten. Dabei stellte sich heraus, dass DocBridge View die Anforderungen des Handelsregisters am besten erfüllte; nicht zuletzt deshalb, weil die von Compart entwickelte Lösung leicht an unternehmensindividuelle Bedürfnisse angepasst werden kann. Vor allem die Möglichkeit, aus Bild - dateien per OCR problemlos Textinhalte herauskopieren und verarbeiten zu können, schätzen die Sachbearbeiter an DocBridge View. Hinzu kommen die verschiedenen Annotationen. So bietet die neue Software folgende Elemente: • Fläche: farbliche Hervorhebung eines Seitenbereichs. • Abdeckung: Markierung von nicht les- bzw. einsehbaren Bereichen einer Dokumentseite. • Text: Platzieren von Textinhalten bzw. Einfügen von Anmerkungen (Bemerkungen wie „Achtung: abweichende Regelung im Gesellschafterbeschluss“). • Stempel: Versehen eines Dokuments mit einem Stempel wie bei Papierschriftstücken (Bemerkungen wie „Geprüft!“). Entwickelt wurde außerdem ein so genannter „Häkchen“-Stempel, der mit einem Klick das schnelle Ab - haken von geprüften Inhalten und somit die geistige Durchdringung der Dokumente ermöglicht. • Linie: Platzieren von nach Länge, Dicke und Art definierten Linien. Ein weiteres Plus: Die Lösung von Compart ermöglicht die Darstellung eines strukturierten Dokumentenbaumes, in dem vorgenommene Annotationen markiert sind und aus dem die OCR-Textauslesung für einzelne Seiten angestoßen werden kann. Weiterhin gibt es eine Miniaturansicht für den schnellen Überblick zu einem einzelnen Dokument. Ganz automatisch Rund 200 Dokumente erhält das Handelsregister Berlin täglich zur Prüfung. Sie landen zunächst im EGVP und werden von dort automatisch an das Dokumenten-Management-System (DMS) übergeben. Es erfolgt dann das Anlegen neuer Akten bzw. die Zuordnung zu bereits bestehenden Akten. Nun startet die fachliche Prüfung. Dabei entscheidet der Richter oder Rechtspfleger, ob alle Kriterien für eine Eintragung oder eine Änderung erfüllt sind oder ob Angaben falsch, widersprüchlich oder überholt sind. In diesem Fall ergeht eine so genannter Zwischenverfügung, d. h. aus dem DMS heraus wird ein Word-Dokument erzeugt und an das „Elektronische Gerichts und Verwaltungspostfach“ übergeben, von wo der Versand an den Notar erfolgt. Sind die eingereichten Unterlagen in Ordnung, nutzt der Bearbeiter das Aureg-Verfahren (Automatische Registrierung). Es ist für die Eintragung in das Handelsregister zuständig und arbeitet mit einer qualifizierten Signatur. Dabei wird nach einer erfolgten Ein - tragung automatisch ein PDF-Dokument erzeugt, in der elektronischen Akte abgelegt und an den Notar sowie weitere Parteien wie das Gewerbeamt oder das Finanzamt geschickt. Gleichzeitig erfolgt die Bekanntgabe der Eintragung im Internet, abrufbar unter www.handelsregister.de. Leichte Integration Angelika Hübscher: „DocBridge View bietet eine sehr gute Toolbox, um das Programm in bestehende Anwendungen nahtlos zu integrieren.“ Mit der Compart-Software lasse sich ein Dokument viel besser strukturieren und inhaltlich erarbeiten, so die Koordinatorin weiter. Das sei vor allem bei umfangreichen Dateien wie Satzungs - änderungen oder Verschmelzungs - unterlagen, die bis zu 40 Seiten um - fassen können, sehr wichtig. „Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Möglichkeiten Abb.: Ssogras, fotolia. Rund 200 Dokumente erhält das Handelsregister Berlin täglich zur Prüfung. Sie landen zunächst im EGVP und werden von dort automatisch an das DMS übergeben. DocBridge View bietet.“ Heute läuft beim Berliner Handelsregister fast alles digital. Lediglich die Kostenrechnungen werden noch klassisch verarbeitet. Insgesamt profitiere das Berliner Handelsregister von wesentlich mehr Effizienz und Arbeitserleichterung, wie Angelika Hübscher betont. Dabei spiele DocBridge View eine entscheidende Rolle dank der Funktionen, die weit über den Umfang herkömmlicher Multi-Format-Viewer hinausgehen. Probleme mit der Darstellung? Fehlanzeige! „Durch den neuen Viewer müssen die Mitarbeiter nicht mehr hin- und herwechseln zwischen verschiedenen Programmen und sich ständig umgewöhnen“, erläutert Angelika Hübscher. Derzeit laufen noch marginale individuelle Erweiterungen bei ausgewählten Funktionen, u. a. bei den Miniaturansichten, der Suche und der Aufbereitung für den Druck. Angesichts der positiven Erfahrungen mit DocBridge View sei man froh, sich für diese Software entschieden zu haben, so das Fazit von Angelika Hübscher zu einem für das Berliner Handelsregister äußerst wichtigen Projekt. (www.compart.com)


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