Scannen

BIT 03-2015

Geschäftsprozesse Scannen David Waibel, Geschäftsführung, RDW Treuhand AG: „Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für Kodak Info Activate war, dass es innerhalb von Microsoft SharePoint läuft.“ 38 | BIT 3–2015 SmartAccounting – Buchhaltung per Mausklick Konzentration aufs Wesentliche Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Buchhaltung oft eine Belastung ohne Mehrwert. Mit dem Buchführungs Service SmartAccounting bietet die RDW Treuhand AG ein ausgeklügeltes System, das die Aufgaben für den Kunden auf ein Minimum reduziert. Dank der Erfassungslösung Kodak Info Activate „scannt“ der Kunde einfach seine Belege per Mausklick, diese werden nahtlos und sicher in die relevanten Geschäftsprozesse integriert. Outsourcing erfreut sich immer größerer Beliebtheit, gerade dann, wenn es sich um Bereiche handelt, die nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens gehören. Die Vorteile liegen auf der Hand: Reduzierung der Manpower, transparente Kosten bei gleichbleibend hoher Qualität der Leistungen und immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Richtlinien. Der Buchführungs Service SmartAccounting bietet all diese Vorteile mit verschiedenen Dienstleistungspaketen, die individuell auf die Ansprüche des Kunden zugeschnitten werden können. Adressiert werden Unternehmen mit sechs bis rund 100 Mitarbeitern. Die verschiedenen Pakete starten bei reiner Lohnoder Finanzbuchhaltung und können wahlweise durch Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen und Inkasso bis hin zur Steuerberatung ergänzt werden. Zur Lohnbuchhaltung gehört neben der buchhalterischen Tätigkeit auch die Pflege der Personalstamm - daten, sogar nötige Korrespondenz kann durch SmartAccounting übernommen werden. Was SmartAccounting so einzigartig macht ist die Art und Weise der Zusammenarbeit. Der Kunde scannt seine relevanten Papierdokumente wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Personalbögen etc. ganz einfach ein. Dafür werden weder Anwenderkenntnisse noch eine Software- Installation mit kostspieligen Updates und/oder Lizenzen benötigt. Ein Internet Zugang reicht völlig aus. Entscheidendes Bindeglied Die Scan-Lösung Kodak Info Activate spielt zunächst bei der Erfassung der Daten eine entscheidende Rolle. Die browserbasierte Software unterstützt nicht nur Scanner von Kodak Alaris, sondern auch jeden beliebigen TWAIN-fähigen Scanner. Das Erfassen der Dokumente kann also an einem beliebigen internetfähigen Computer im Unternehmen erfolgen, an dem ein entsprechender Scanner angeschlossen ist. Über einen herkömmlichen Internet-Browser öffnet der Mitarbeiter seinen SmartAccounting-Zugang und die sehr einfach zu bedienende Oberfläche von Kodak Info Activate erscheint, diese bietet dem Mitarbeiter jeweils die Scan-Möglichkeiten an, die er benötigt. Per Kacheln, die an das Win dows-8-Design angelehnt sind, wird der Scan-Vorgang einfach per Mausklick gestartet und die gescannten Dokumente landen automatisch an der richtigen Stelle auf den SharePoint-Servern von SmartAccounting. Da der Mitarbeiter automatisch nur die Geschäftsvorfälle zugewiesen bekommt, die für ihn notwendig sind, gelangen die erfassten Daten direkt in den richtigen Ordner. Über die Kacheln von Kodak Info- Activate wird der Scan-Vorgang per Mausklick gestartet. Die gescannten Dokumente landen automatisch an der richtigen Stelle auf den SharePoint- Servern von SmartAccounting.


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