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BIT 03-2015

BIT 3–2015 | 37 Frontend für das „Echtzeit-Unternehmen“ App fürs Scannen Versicherungen und Banken betreiben große Scan-Abteilungen für die Verarbeitung des Posteingangs. Alos Solution bietet diesen Organisationen jetzt die Möglichkeit, den Posteingang bereits vom Endkunden erfassen zu lassen. Mit den mobilen Geräten ist die Informations und Datenverarbeitung in den Wohnzimmern und auf den Sofas der Endkunden angekommen. Viele Versicherungskunden arbeiten nicht mehr am PC. Wenn sie Arztbelege oder Apothekenrezepte sammeln, scannen und abschicken, fotografieren sie die Dokumente und Belege mit der Kamera im Smartphone und senden sie per Mail zur Abrechnung. Was zunächst nach zeitgemäßen und schnellen Prozessen klingt, wird beim genaueren Hinsehen zu einem echten Problem der Versicherungsanbieter. Denn deren hochautomatisierte Infrastruktur ist auf diese Dokumente im Posteingang nicht vorbereitet. An dieser Stelle setzt Alos Solution mit seiner neuen Lösung an. Das Kölner Unternehmen bietet den Prozessverantwortlichen eine Vereinfachung und Beschleunigung des Posteingangs. Denn wenn die Dokumente schon als Scans ins Unternehmen kommen, verarbeiten und verteilen die Server sie schneller. Die Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, auf Anfragen direkt zu reagieren und damit die Kundenbindung zu verbessern. Das ist vor allem bei der Ansprache der „jungen Generation“ wichtig. Sie nutzen die neuen Technologien auf den Smartphones oder den Tablets, sie fotografieren oder scannen die Dokumente und schicken sie per Mail. Damit ist ein ganz anderer Anspruch verbunden als bei den Kunden, die ihre Dokumente per Briefpost schicken und sich auf diesem Weg auch das Antwortschreiben wünschen. Denn Versicherungen – oder auch Banken und Industrieunternehmen – haben die Intention in ständigem Kontakt mit ihren Kunden zu bleiben. Hierzu nutzen sie E-Mails oder auch Portale, auf denen Kunden Informationen als Dokumente, als Scans oder als Bilder hinterlassen. Weil die Dokumente digital ins Unternehmen kommen, sparen sich die Prozessverantwortlichen das Scannen und die Dokumente sind – idealerweise – schneller im Prozess. Dateiformate im Griff Doch für die Poststellen ist diese Form des Posteingangs sehr arbeitsintensiv, obwohl die Verantwortlichen ursprünglich genau das Gegenteil erreichen und die Arbeit beschleunigen wollten. Doch die Kunden senden ihre Daten in unterschiedlichsten Formen und Formaten – als JPG, als TIFF, als PDF, als BMP, in Farbe oder Schwarzweiß. Die Verantwortlichen sehen in ihrem Posteingang nicht nur einen großen Mix von Formaten – sie müssen auf den Empfang, die Archivierung und die Verarbeitung von allen nur denkbaren Formaten vorbereitet sein. Das Problem dabei ist, dass die Unternehmen gezwungen sind, alle Formate entgegenzunehmen – und die Kunden möglichst nicht mitbekommen sollen, dass die interne Organisation mit den gescannten oder fotografierten Dokumenten überfordert ist. Denn tatsächlich ist der Aufwand für den elektronischen Posteingang immens. Mit - arbeiter öffnen die Mails, sie lesen und analysieren, sie sortieren und indexieren manuell. Auch wenn es paradox klingt: Beim Verarbeiten von Dokumenten, die die Kunden selber digitalisiert haben, ist an eine durchgängige Automatisierung kaum zu denken. Alos Solution bietet eine Lösung, mit der alle Scans in einer identischen Formatierung im Posteingang ankommen: Ein Unternehmen bietet auf seinem Portal eine Scan-Funktion, die Scanner und Kameras der Endkunden zentral steuert und alle Dokumente in einer identischen Auflösung digitalisiert. Die Endkunden klicken auf diesen Button und die Scans der Dokumente laufen aus dem Scanner über das Portal direkt in die Datenverarbeitung des Unternehmens. Die Versicherung, die Bank, das Industrieunternehmen gibt die Einstellungen für den Scanner vor. Die Datei, die als gescanntes Dokument in die Systeme kommt, ist so immer im richtigen Format. Die Einstellungen der zentralen Web-Lösung sind für alle Kunden und alle Scanner gleich. Und die Verantwort - lichen können sie zentral für alle Kunden gleichzeitig ändern. Und diese Lösung gibt es auch für mobile Geräte. Der Scan-Button ist dann eine App, die auf der Oberfläche des Smartphones oder des Tablets liegt. Als Scanner nutzt Alos Solution die Kamera des Gerätes. Deshalb gibt es verschiedene Feinheiten – wie z. B. das „Richtige-Lage“-Scannen. Die App löst automatisch die Kamera aus, wenn alle Dokumentenseiten im rechten Winkel sind. Das Bild ist garantiert gerade, das Dokument kann automatisiert gelesen und verarbeitet werden. Über das mobile Gerät können Versicherungen Metadaten abfragen oder Informationen zustellen wie über das Portal. Der Clou: Ein Endkunde startet einen hausinternen Prozess innerhalb seiner Versicherung, seiner Bank oder seines Internetshops quasi vom Sofa aus. Laufen alle Prozessschritte reibungslos, werden Dokumente und Informationen verarbeitet, ohne dass noch ein Mitarbeiter daran beteiligt ist.


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