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BIT 02-2015

Eine stringente Qualitätsprüfung in der Dokumentenverarbeitung ist unumgänglich – zu groß ist das Risiko von Fehldrucken und teuren Rechtsstreitigkeiten als Folge von Regelverletzungen und Zu- Abb.: Moreno Soppelsa, Fotolia stellungsfehlern. BIT 2–2015 | 91 Dazu ein Beispiel: So steht die Rechnungsnummer an einer genau definierten Stelle und hat einen bestimmten Umfang. Stellt das Tool nun fest, dass sie im finalen Dokument anders positioniert ist oder statt zehn nur acht Zeichen aufweist, wird die Produktion sofort gestoppt. Alternativ dazu sortiert man den „auffälligen“ Datenstrom erst einmal aus und macht mit den anderen Jobs weiter. Ein Report listet am Ende alle Änderungen bzw. Abbrüche auf, und die betreffenden Vorgänge werden der verantwortlichen Instanz (Sachbearbeiter oder Kunde) zur Entscheidung vorgelegt: Freigabe oder Annullierung. Dokumentencheck ohne Zentralisierung sinnlos Fest steht: Qualitätssicherung kann an jeder beliebigen Stelle der Dokumentenproduktion erfolgen. Letztlich bestimmen die festgelegten Abläufe, wann welche Dokumente durch wen geprüft werden müssen. Ein häufig anzutreffendes Phänomen in der Kundenkommunikation ist die dezentrale Erstellung außerhalb der Standardprozesse. Da wird im Callcenter oder der örtlichen Filiale immer noch viel lokal geschrieben und versendet, ohne dass die Zentrale davon etwas weiß. Wichtige Informationen eines Geschäftsvorgangs gehen dadurch verloren. Qualitätssicherung in der Dokumentenverarbeitung hat also auch etwas mit Zentralisierung zu tun: Man sammelt und übergibt sämtliche Post, die im Rahmen der Kundenkommunikation anfällt, an ein zentrales System – unabhängig davon, in welchem Bereich, in welchem Format und auf welchem physischen und digitalen Kanal die jeweiligen Schriftstücke erstellt und ausgegeben wurden. Während der Sachbearbeiter an seinem Arbeitsplatz das Dokument druckt oder als PDF- Anhang per E-Mail versendet, wird es z. B. gleichzeitig indiziert und archiviert. Alles läuft im Hintergrund des Systems. Im Idealfall ist gleich ein Regel-Check integriert. Der umfasst die Einhaltung der Corporate Identity (Wording, Layout, Fonts etc.) und der gesetzlichen Auflagen (Archivierung, Reporting, Datenschutz), aber auch Freigabemechanismen (Vier-Augen- Prinzip etc.). Gerade Banken, Versicherer und Telekommunikationsdienst - leister sind mit komplexen Auflagen der Aufsichtsbehörden konfrontiert. Wie wollen sie denen ohne eine zu - verlässige und zentrale IT-gestützte Kontrollinstanz nachkommen? Erst die Analyse, dann die Prüfung Fest steht: Qualitätssicherung umfasst mehrere Aspekte; zum einen die inhaltliche Prüfung (Sind die Daten korrekt und vollständig? Werden alle Bestimmungen an CI und Compliance eingehalten?), zum anderen die produktionstechnische (Lassen sich die Dateien überhaupt ausgeben und weiterverarbeiten? Sind alle Steuerungs - Codes für Kuvertierung, Frankierung etc. enthalten?) und natürlich auch die Validierung der IT selbst (Welche Auswirkungen haben Modifikationen und Updates an einem bestimmten System auf die anderen Anwendungen bzw. auf das Dokument? Ist sichergestellt, dass bei Konvertierungen Original- und Ausgabedatei inhaltlich übereinstimmen?). Daher ist die Etablierung einer durchgängigen Qualitätsprüfung auch immer mit einer Prozessanalyse verbunden. Wo könnten Regelverletzungen oder Engpässe in der Produktion auftreten? Wie sieht es mit der Datenkonsistenz aus? Welche dokumentengenerierenden Systeme unterliegen häufigen Updates? Haben diese Modifikationen überhaupt Auswirkungen auf die Dokumentenerstellung? Die Ergebnisse bestimmen letztlich, an welchen Stellen der Dokumentenverarbeitung welche Art von Prüfung notwendig ist. Sachbearbeiter und Fachanwender müssen in die Bestandsaufnahme einbezogen werden, damit der komplette Dokumentenkreislauf auf mögliche Schwachstellen hin untersucht wird. (www.compart.com) Dokumentenprüfung bei Compart Seit jeher spielt die Qualitätssicherung eine zentrale Rolle bei Compart: Das international agierende Unternehmen bietet Lösungen und Tools, die alle Bereiche und Verfahren der Dokumentenprüfung abdecken. Das schließt die Validierung gegen Regelwerke (CI, Compliance), den direkten Dokumentenvergleich auf Objekt- und Textebene sowie verschiedene Testverfahren (Regressions-, Iterations- und Konvertierungstests) ein. Aufgrund des modularen Charakters der Tools lassen sie sich beliebig kombinieren und an jeder Stelle der Dokumentenproduktion einsetzen. Ein Vorzug der Lösungen ist, dass sich mit ihnen Prüfkriterien unterschiedlicher Länder als Regelwerke hinterlegen lassen und bestimmte Bereiche eines Dokuments (variable Felder wie Adresse, Kundennummer etc.) von der Prüfung ausgenommen werden können (Masking). Zudem erlauben die Lösungen eine größtmögliche Toleranz bei der Prüfung, ohne die absolute Korrektheit in Inhalt, Corporate Identity (Fonts, Layout etc.) und Compliance (gesetzliche Auflagen) zu vernach - lässigen (Fuzzy-Methodik). Die Toleranzparameter können nach Belieben gewählt werden.


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