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BIT 02-2015

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 90 | BIT 2–2015 Compart: Qualitätssicherung in der Dokumentenverarbeitung Je früher, desto besser Jeder schließt Versicherungen ab, um sich vor Schäden zu schützen. Aber auch eine Versicherung braucht Schutz: Schutz vor falschen Dokumenten. Die Police ist eine Urkunde und muss korrekt sein. Ohne gründliche Tests an der richtigen Stelle ist das nicht möglich. Andreas Wechsler von Compart erklärt, auf was es dabei ankommt. Eine stringente Qualitätsprüfung in der Dokumentenverarbeitung ist unumgänglich, denn die Komplexität beim Versand (mehr Kommunikationskanäle), die rechtlichen Auflagen (Compliance) und auch die Kundenanforderungen (personalisierte Massen-Mailings mit vielen variablen Daten) nehmen zu. Gleichzeitig sollen die Durchlaufzeiten aber verkürzt werden. Zur Illustration: Ein Direkt-Mailing Unternehmen, das monatlich 5000 verschiedene Briefe und Angebote erstellt und versendet, ist wohl kaum in der Lage, die unterschiedlichen Versionen manuell auf Korrektheit, Vollständigkeit und zulässige Abweichungen hin zu überprüfen. Es bliebe im besten Fall eine Stichprobenkontrolle. Fakt ist: Ohne Automatisierung werden sich die Datenmengen nicht mehr produktionssicher verarbeiten lassen. Zu groß ist das Risiko von Fehldrucken und teuren Rechtsstreitigkeiten als Folge von Regelverletzungen und Zustellungsfehlern. Will man also eine 100-prozentige Sicherheit haben, kommt man an einer IT-gestützten Dokumentenprüfung nicht vorbei. Die Vorteile liegen auf der Hand: 1. Die fehleranfällige manuelle Prüfung entfällt. 2. Es ist garantiert, dass alle Dokumente, unabhängig von Format, Struktur, Umfang, Quelle und Ausgabekanal, die definierten Qualitätsstandards erfüllen. 3. Die Produktivität steigt, denn die Sachbearbeiter können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Prüfen, bevor das Dokument entsteht Die Frage lautet daher nicht ob, sondern wie man eine computergestützte Dokumentenprüfung etabliert. Wo im „Dokumentenkreislauf“ ist sie am sinnvollsten? Natürlich dort, wo das Dokument entsteht. Wenn beispielsweise in einem CRM- oder ERP-System die Daten nicht absolut korrekt und vollständig sind, muss der Check weit vor der Dokumentenausgabe erfolgen. Je früher, desto besser. Statistiken belegen: Je später ein Fehler erkannt wird, desto größer der Aufwand für dessen Beseitigung. Mitunter beträgt dieser am Ende der Prozesskette das Zehn - fache dessen, was man gleich zu Beginn in die Korrektur hätte investieren müssen. Doch selbst dann lässt sich noch eine Prüfungsinstanz etablieren, um Kosten zu senken: Indem man beispielsweise im Output-Center prüft, ob sich Schriftstücke an ein- und denselben Empfänger nicht im Interesse einer Portooptimierung bündeln lassen; oder ob die Dokumente alle notwendigen Steuerungszeichen für die Weiterverarbeitung enthalten, um Rückläufer zu vermeiden. Die Bertelsmann-Tochter Arvato beispielsweise setzt ein System ein, das den Datenstrom auf korrekten Inhalt und richtige Position der hinterlegten Objekte kontrolliert, noch bevor das Dokument überhaupt erstellt (Composition), formatiert und versendet wird. Andreas Wechsler, Leiter Produkt - Management, Compart AG: „Will man eine 100-prozentige Sicherheit haben, kommt man an einer ITgestützten Dokumentenprüfung nicht vorbei.“ Qualitätsprüfung in der Dokumentenver arbeitung Regressionstests: Alle Modifikationen und Upgrades an dokumentengenerierender Software werden gegen die bestehenden Anwendungen getestet. Iterationstests: Die Erstellung eines Dokuments erfordert mehrere Programmierungsschritte und anschließende Tests. Änderungen an bestehenden Dokumentenvorlagen ziehen ebenfalls einen ausführlichen Testprozess nach sich. Konvertierungstests: Oft müssen Dokumente für Produktion und Versand in andere Formate umgewandelt werden (z. B. AFP nach PDF). Da her ist ein Vergleich der Original- mit der Ausgabedatei unumgänglich. Archivvalidierung: Es werden die in den archivierten Dokumenten hinterlegten Daten auf ihre technische Lesbarkeit hin geprüft. Prüfung gegen Regelwerke: CI, Compliance.


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