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BIT 02-2015

Geschäftsprozesse 86 | BIT 2–2015 ABB Schweiz setzt bei der Rechnungseingangsverarbeitung auf Kofax Hochkritischer Prozess Innerhalb nur eines Jahres hat ABB Schweiz das neue „Scanning Center of Excellence“ projektiert, die Software - Systeme von Kofax ausgewählt, implementiert und produktiv geschaltet. Weil die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung „too critical to fail“ sind, musste die neue Installation so rasch wie möglich und zuverlässig einsatzbereit sein. Dies ist gelungen, die Verantwortlichen rechnen mit einem ROI von rund einem Jahr. Das Shared-Accounting-Service-Center ist Teil der ABB Schweiz AG mit Sitz in Baden und ist für die Rechnungsver arbeitung der ABB Schweiz sowie der internationalen Konzernzentrale mit Sitz in Zürich zuständig. Das Rechnungsvolumen beträgt rund 400000 Dokumente im Jahr. Bislang hatte ein Dienstleister die Post geöffnet, sortiert, gescannt, ausgelesen, validiert und die Datensätze schließlich an ABB geliefert. Nach eingehender Beurteilung der Sachlage fiel der Entscheid, eine neue Lösung zu implementieren. Entscheidend war für ABB Schweiz, dass der Wechsel zur Inhouse-Rechnungsverarbeitung die Qualität der Prozesse sowie die Produktivität deutlich verbessern würde. „Wir waren mit der Outsourcing- Situation nicht zufrieden. Wir hatten hohe Kosten, obwohl die Qualität der Daten, die unser Dienstleister geliefert hat, nicht zufriedenstellend war“, sagt Maik Zimmermann, Head SAS Accounts Payables, Shared Accounting Services, ABB Schweiz AG. „Deshalb haben wir den gesamten Prozess zurück ins Unternehmen geholt. Unser ,Scanning Center of Excellence‘ verarbeitet das komplette Rechnungsvolumen der ABB Schweiz AG und das des ABB Headquarters in Zürich.“ Die größte Herausforderung war es, innerhalb nur eines Jahres das neue „Scanning Center of Excellence“ zu projektieren, die Software-Systeme auszuwählen, zu implementieren und produktiv zu schalten. Denn die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung sind „too critical to fail“. Doch nach dem Auslaufen des Outsourcing-Vertrages musste die neue Installation möglichst rasch einsatzbereit sein. Hohe Erkennungsrate Der erste Kontakt zwischen Kofax und ABB Schweiz kam im November 2013 zustande und bereits Ende Mai 2014 hatten die Partner die Verträge unterzeichnet. Ab dem 1. Juni 2014 begannen sie mit der Integration der Software in die IT-Landschaft der ABB Schweiz. Schließlich schaltete ABB pünktlich zum 27. Oktober 2014 die gesamte Installation produktiv. Heute digitalisieren Mitarbeiter im Scancenter die Eingangspost. Der Fujitsu-Produktions-Scanner übergibt die elektronischen Dokumente an das Kofax-System. Die Software liest die Rechnungsinformationen aus, Kofax Validation überprüft die Datensätze. Hierzu lädt ABB jeden Morgen die tagesaktuellen Stammdaten ins System. Dies sind etwa die Tabellen der Bestellungen, sämtliche Kostenstellen und das interne Organisations-Chart. „Wir holen morgens die Rechnungen aus dem Postfach, scannen sie ein und haben schon kurze Zeit später die ersten Rechnungen im System und auf den Arbeitsplätzen“, berichtet Maik Zimmermann. „Tatsächlich sind wir in der Lage, den gesamten Rechungseingang jeweils tagesaktuell an die Mit - Die sieben Wege zu einer intelligenteren „First Mile“ – Kofax zeigt, auf was es ankommt, damit Kosten, Qualität und Produktivität im Einklang stehen. Scannen


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