Page 70

BIT 02-2015

Geschäftsprozesse 70 | BIT 2–2015 TR-Resiscan Zöller & Partner: Nutzen und Einsatz von TR-Resiscan Hoher Aufwand Am Markt existiert eine vollkommen falsche Erwartungshaltung zu TR-Resiscan, ist sich Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH und ECM-Berater, sicher. Denn, eine erhöhte Rechtssicherheit, wie sie der Resiscan zugeschrieben wird, kann die Technische Richtlinie im Vergleich zu bisherigen Verfahren nicht leisten. Ersetzendes Scannen ist seit 25 Jahren tägliche Praxis bei DMS-Anwendern quer über alle Branchen. Vor der Ära elektronischer Lösungen hatte man Mikrofilm und „ersetzendes Verfilmen“ als übliche Praxis. Anwender haben schon immer abgewogen, ob das Fehlen eines Dokumentes im Original ein Problem darstellen könnte, das so groß ist, dass das Aufbewahren der wenigen Originaldokumente mit Urkundencharakter (in der Regel nur geringer Prozent- oder Promillesatz, wenn überhaupt) preiswerter erscheint als ein verlorener Prozess. Mithilfe ordnungsgemäßer Erfassungs und Ablageverfahren, die man idealerweise auch beschrieben hat (in einer DMS-Verfahrensdokumentation), ist man damit seit 25 Jahren im DMSMarkt gut gefahren. Im großen Einsatzfeld steuerlicher Belegaufbewahrung gibt es seit 1995 sogar eine ausdrückliche, mehrfach bestätigte Erlaubnis des BMF (so auch jüngst in der aktuellen GoBD), das Original zu vernichten. Was aber machen Anwender, die wichtige, rechtssensible Dokumente in so großer Menge erhalten, dass das Aussortieren und Lagern der Teilmen - ge der Urkundenoriginale keine Option ist, ein Rechtstreit aber zu inakzeptabel hohen Kosten oder gar einem Reputat - ionsschaden führen kann? Hilft diesen Anwendern die TR-Resiscan? Und genau hier setzt unsere Kritik an. Es existiert am Markt eine vollkommen falsche Erwartungshaltung zur Resi - scan: dass nämlich nun ein Verfahren existiere, das besser als die bisherigen ordnungsgemäßen Scan-Verfahren geeignet sei, den Richter zu überzeugen, dass das Scan-Dokument gleichwertig sei zu dem nicht mehr vorhandenen Original. Genau dies – nämlich eine erhöhte Rechtssicherheit im Vergleich zu bisherigen Verfahren – kann die TR-Resiscan nach unserer festen Überzeugung gar nicht leisten. Nicht schützbares Zeitfenster Die Erklärung ist einfach: ein von Frau Muster unterschriebenes und per Post verschicktes Papierdokument wird – je nach Scan-Prozess bei frühem oder spätem Scannen – Stunden, Tage und manchmal sogar Wochen oder Monate nach Eintreffen des Originals in der Scan-Stelle digitalisiert. Sofern für Dokumente mit Schutzbedarf „hoch“ oder „sehr hoch“ (über die Heraus - forderung bei der Einordnung komme ich noch zu sprechen) nun nach der TR-Empfehlung eine kryptografische Komponente zur Integritätssicherung – beispielsweise eine qualifizierte Signatur – zum Einsatz kommt, wird also nicht Frau Muster zum Zeitpunkt des Absendens signieren, sondern ein hoffentlich wacher, aufmerksamer Mit - arbeiter der Scan-Stelle signiert mit seiner Signaturkarte seine eigene Übereinstimmungsbehauptung. Somit existiert ein durch kryptografische Verfahren gar nicht schütz - bares Zeitfenster zwischen Absenden des Papierdokumentes durch den Ersteller und dem Zeitpunkt des Signierens durch den Scan-Mitarbeiter. Erst ab diesem Zeitpunkt könnte man feststellen, dass das vielleicht unvollständige, vielleicht unleserliche, vielleicht zu einem anderen Vorgang gehörende Dokument „technisch unverändert“ ist. Und dass es von einer bestimmten Person aus der Scan-Stelle erfasst wurde. Mehr nicht. Das ist aber nicht Sinn und Zweck einer DMS-Anwendung. Jedes bessere DMS-System schützt wirksam gegen Manipulation. Die Signatur erlaubt nur die Feststellung, ob eine Manipulation stattgefunden hat. Das ist ein wichtiger Unterschied in einem revisionssicheren Gesamtverfahren. Schlauer, wacher, aufmerksamer? Diese genannten Unsicherheiten beim Transformieren analoger zu digitalen Dokumenten sind in der Praxis kein echtes Problem, weil das Themen sind, die die DMS-Anwender seit Jahren kennen und in zahllosen ordnungs - gemäßen Verfahren berücksichtigt und umgesetzt haben. Für Dokumente mit einem solchen nicht schützbaren Zeitfenster ist die TR-Resiscan daher nicht besser geeignet als die seit 25 Jahren in der Praxis erprobten Verfahren. Mit anderen Worten: kein Richter würde annehmen dürfen, dass die Mitarbeiter in einem mit Resiscan zertifizierten Verfahren schlauer, wacher, aufmerksamer sind als solche in einem „normalen“ ordnungsgemäßen DMSScan Verfahren. Oder noch einfacher: Wenn einer pennt, tut er dies auch in einem TR-Resiscan-Verfahren, das weiß auch jeder Richter. Die TR-Resiscan ist aber aufgrund der Verpflichtung zur Verwendung kryptografischer Verfah- Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH und ECMBerater: „Die Umsetzung der Resiscan wird extrem aufwendig, wenn man sie ernst nimmt.“


BIT 02-2015
To see the actual publication please follow the link above