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BIT 02-2015

Friedrich Lothar Walther, FMIMitglied: „Innerhalb der TR ist der definierte ,generische Scan-Prozess’ ein Fortschritt, die Forderungen zur Schutzbedarfs - analyse ebenfalls – aber in der Praxis nur bedingt wirtschaftlich umzusetzen.“ BIT 2–2015 | 69 Hans-Joachim Hübner, PDF Association Pragmatisch herangehen Aufwand und Nutzen: Ob elektronischer Rechtsverkehr oder E-Akte – die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente wird langfristig erforderlich sein. Um den Scan-Prozess beweis - werterhaltend zu gestalten, bietet die TR-Resiscan eine ganze Reihe von Regeln und Verfahren. Sie kann daher wichtige Impulse für das dokumentenersetzende Scannen geben. Verschiedene Task-Forces in der öffentlichen Verwaltung sind bereits entstanden, z. B. in der hessischen und bayerischen Justiz. Die zentrale Bußgeldstelle in Brandenburg plant, ihre Dokumente ersetzend zu scannen. In einer umfassenden Untersuchung wird jetzt die bereits bestehende Scan-Strecke auf ihre Kompatibilität hinsichtlich TR-Resiscan überprüft. Der Aufwand definiert sich aus der Analyse des Schutzbedarfs und des Gefährdungsrisikos der zu verarbeitenden Dokumente. Wir plädieren dabei für eine pragmatische Herangehensweise. Man sollte nicht über das Ziel hinausschießen und die Aufwände in einem vertretbaren Rahmen halten. Die öffentliche Diskussion wird sicherlich auch Einfluss auf neue Versionen der Technischen Richtlinie haben. Hilfestellung bieten externe Spezialisten, deren Blick von außen häufig neutraler und unvoreingenommen ist. Zudem können spezielle Software- Tools zur Unterstützung des Anwenders beitragen. Verschiedene Mitglieder der PDF Association können in beiden Punkten weiterhelfen – und bieten natürlich auch das richtige Format für eine langfristige, beweiswerterhaltende Archivierung: PDF/A, das an verschiedenen Stellen empfohlen wird. Einsatz: Die öffentliche Verwaltung und das Justizwesen sind an erster Stelle zu Friedrich Lothar Walther, FMI-Mitglied Individuelle Entscheidung Aufwand und Nutzen: Eindeutige Regularien für rechtssicheres Scannen, in konsolidierter Form, fehlen nach wie vor. Die TR macht bereits bestehende Aufgabenstellungen innerhalb der zu erzeugenden Transfervermerke (gemeint ist: individuelle Anmerkungen) und insbesondere, wenn es um die höchste Schutzklasse geht. Forderungen, die gerade die öffentliche Hand in Zusammenhang mit der politisch gewollten Einführung der E-Akte stellt, werden unserer Meinung nicht erfüllt. Neben den allgemeinen Problemen bei der Einführung der E-Akte erzeugt die TR die Illusion, eine Lösung für alle Probleme zu haben. Erwartungen an Effizienzsteigerungen können kurz und mittelfristig nicht erfüllt werden. Inwieweit die angeführte „erhöhte Beweiskraft“ tatsächlich zutrifft, müssen entsprechende Prozesse der ordentlichen Gerichtsbarkeit erst belegen. und in der Anwendung befindliche Regelwerke nicht überflüssig. Der Praktiker muss auch weiterhin sein Wissen stetig aktualisieren, siehe GoBD. Innerhalb der TR ist der definierte „generische Scan-Prozess“ ein Fortschritt, die Forderungen zur Schutzbedarfsanalyse ebenfalls – aber in der Praxis nur bedingt wirtschaftlich umzusetzen. Als Outsourcing-Nehmer verfügen die FMI-Mitglieder über das notwendige Wissen, können es aber teilweise aus ökonomischen Gründen nicht ausreichend im Markt platzieren. Der Kunde ist nicht bereit, den Aufwand zu bezahlen, dies bezieht sich z. B. auf nennen. Sowohl beim E-Governmentals auch im E-Justice-Gesetz wird in der Begründung des Regierungsentwurfs die TR-Resiscan ausdrücklich als Beispiel für den Stand der Technik referenziert. Geradezu ersehnt wurde die technische Richtlinie durch Vertreter des Gesundheitssektors. Hier geht es vor allem um die Befund- und Behandlungsdokumentation, die sehr lange aufzubewahren ist. Im Bereich des Sozialgesetzbuches SGB III gilt bereits schon länger die gesetzliche Regelung, dass alle gescannten Dokumente, die vernichtet werden sollen, einer elektronischen Signatur bedürfen. Interessant ist die TR-Resiscan auch für Unternehmen mit einem hohen Dokumentationsbedarf, langen Aufbewahrungszeiten und einem hohen Haftungsrisiko. Das sind z. B. der Flug- und Fahrzeugbau, der Sondermaschinenbau und Kraftwerks - betreiber. In diesen Bereichen ist der Einsatz von PDF(/A) zur langfristigen Archivierung bereits weit verbreitet. (www.pdfa.org) Einsatz: Die TR sollte aus Gründen der erhöhten Beweiskraft überall dort Anwendung finden, wo es durch bestehende Richtlinien bereits entsprechende Forderungen gibt. Beispielsweise verweist die GoBD auf ZUGFeRD und innerhalb ZUGFeRD wird das Datei- Format PDF/A-3 angesprochen. Scans können in dieses Format konvertiert werden. Entsprechend von der TR geforderte Kontrollverfahren waren für Scan-Prozesse schon in der Vergangenheit notwendig. Eine weitere Verschärfung diese Kontrollverfahren ist kontraproduktiv. Wo genau man die TR einsetzen muss ist nicht eindeutig zu sagen. Es bleibt sicherlich eine individuelle Entscheidung. Eine pauschale Forderung in Ausschreibungen, TR konform zu scannen, ist eher ein Beweis weiterer Unsicherheit. (www.fmi-ev.de) Hans-Joachim Hübner, Mitglied des Vorstands der PDF Association: „Geradezu ersehnt wurde die technische Richtlinie durch Vertreter des Gesundheitssektors. Hier geht es vor allem um die Befund- und Behandlungsdokumentation, die sehr lange aufzubewahren ist.“


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